Como organizar o tempo para melhorar a produtividade no meio corporativo?

A produtividade [...] é a capacidade de aproveitar ao máximo os picos diários de alta produção com excelência

Um estudo do Sebrae-SP (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo) demonstrou que, em média, o empreendedor paulista trabalha cerca de 9,3 horas por dia. Não obstante, 45% dos entrevistados à frente de um negócio se queixam da falta de tempo para o negócio.

Segundo a pesquisa, 78% dos empresários costumam trabalhar aos sábados e 33% aos domingos. O levantamento telefônico ouviu 800 empreendedores do estado de São Paulo, entre os dias 23 de agosto e 9 de setembro de 2021.

De acordo com Claudio Zanutim, que é comunicador, palestrante, trainer internacional, professor e fundador da IC-Educ Educação Corporativa, a gestão do tempo é um desafio compartilhado por grande parte dos empresários brasileiros e, consequentemente, por suas equipes de trabalho. Apesar disso, há uma série de estratégias e ferramentas que esses líderes podem usar para aumentar a produtividade nos negócios.

Ele destaca que em seu livro “1440 minutos", publicado pela DVS em 2019, ele escreveu sobre determinados pontos de reflexão para a melhora da produtividade. Na publicação, Zanutim defende que a produtividade integre uma vida não “departamentalizada”, mas uma existência integral, onde esta deve ser vivida em um todo, e não em “partes ou caixinhas”.

Pensando nisso, o autor listou uma série de orientações sobre o tema, que a reportagem organizou nos tópicos a seguir:

1 - Cuidar da agenda

“Um desses pontos é saber cuidar da própria agenda. Esta é uma boa primeira estratégia para ser produtivo e fazer com que os negócios sejam mais produtivos”, afirma Zanutim. Ele destaca que produtividade não deve ser sinônimo de cansaço, exaustão e levar o time à alta performance o tempo todo, mas como uma capacidade de aproveitar ao máximo os picos diários de alta produção com excelência

2 - Classificar as tarefas

Para o comunicador, é necessário listar cada tarefa como “imprescindível”, “preferencial”, “urgente” ou “irrelevante” para aplicar o tempo em atividades e situações que, de fato, fazem sentido com o um propósito. “Se não houver medição, não haverá gestão. Planeje o uso do tempo, assim como os gastos, usando um ‘orçamento de tempo’. Diferencie e priorize o que é urgente e imprescindível, seja o mais produtivo e abandone a procrastinação”, orienta.

3 - Listar as ações diárias

Zanutim também recomenda fazer uma lista das ações diárias e semanais para uma melhor compreensão do todo e percepção de onde investir esforços para melhorar a produtividade. “Os 1440 minutos diários e os 10080 semanais estão aí para todos de forma equitativa. Assim, creio que não se trata de aumentar a produtividade, mas aproveitar melhor e com alta performance os tempos disponíveis”.

4 - Ser determinado

Segundo o palestrante, é necessário desenvolver habilidades e comportamentos com determinação para ter foco no processo. “Curta o processo, tenha as metas como alvo e uma visão ampla. Determine o que precisa ser realizado e de que forma será feito, para todos os dias e a agendas”, orienta. Para ele, é preciso fazer com empenho aquilo que foi determinado, trabalhando o esforço contínuo para alcançar e realizar planos, objetivos, sonhos e metas, sem deixar de lado todo o processo e caminho. “Seja um ‘realista otimista’ com foco no presente e visão de futuro”, resume.

5 - Ter disciplina

Nas palavras de Zanutim, disciplina é a forma como uma pessoa escolhe se dedicar e ser fiel às regras que ela mesma estabeleceu para si e para os negócios. “Tudo o que falamos está ligado a comportamentos. E isso tudo, uma vez compartilhado com os seus times de trabalho, vai levar ao melhor aproveitamento do tempo e aumento de produtividade”.

6 - Adaptar-se ao trabalho remoto

O trainer internacional destaca que tanto o trabalho remoto como o presencial têm vantagens e desvantagens. Entretanto, para a melhoria da performance no trabalho à distância, as empresas devem adaptar sua cultura às equipes remotas, tomando medidas como a eliminação de, ao menos, uma reunião regular, já que o excesso de reuniões derruba a produtividade diária.

Segundo Zanutim, um ponto que exige a atenção dos profissionais, por sua vez, diz respeito à importância de um espaço físico bem definido e exclusivo para trabalhar em casa. “A definição de um espaço exclusivo para fazer o trabalho remoto ajuda a eliminar distrações, entre outros entraves para a produtividade. Por isso, o elemento deve ser previsto pelas organizações”, acrescenta.

Para concluir, o professor e fundador da IC-Educ Educação Corporativa ressalta que a chamada “cultura corporativa” não depende da localização, mas é a “média móvel” do que a empresa faz e da sua identidade ao longo do tempo. Assim, é importante trabalhar a cultura da empresa com a cultura da casa do indivíduo respeitando cada ambiente.

“A resposta à pandemia forçou as organizações a serem mais resilientes. Atualmente, há mais opções para se manter atuante e produtivo, basta colocar em prática”, conclui.