Especialista compartilha 4 dicas para gestores que querem começar a mapear processos

Apontada pela consultoria Gartner como uma das principais tendências estratégicas de tecnologia para 2022, a hiperautomação visa automatizar as tarefas repetitivas, viabilizar a transformação digital e, ainda, tornar a rotina corporativa mais ágil. Essas vantagens também são refletidas nas taxas de crescimento das empresas: outro estudo, realizado pela McKinsey Brasil, indicou que empresas líderes em maturidade digital crescem até três vezes mais do que as organizações que utilizam atividades analógicas no dia a dia.

Para avançar nesse processo de digitalização, as empresas precisam priorizar o mapeamento dos processos da organização. Quem faz esse apontamento é o CEO da UpFlux, empresa pioneira em mineração de processos no Brasil, Alex Meincheim. Segundo ele, esse primeiro passo de levantamento e análise das atividades realizadas do dia a dia é até mais importante do que a criação das chamadas “ilhas de automação”.

“É comum vermos gestores que têm interesse em dar o primeiro passo na automação de processos e que, para isso, escolhem automatizar uma tarefa específica, sem se preocupar com o todo. Esse é um dos principais problemas nesse momento, pois impede que esses profissionais consigam fazer uma coordenação global dos negócios e dos seus resultados", explica o CEO.

Segundo Meincheim, o mapeamento de processos como primeira ação das empresas oferece maior clareza do andamento dos negócios e possibilita a visualização das etapas do começo ao fim. "Dessa forma, a gestão vai conseguir perceber gargalos na sua atuação, identificar responsáveis por cada etapa do processo, definir padrões gerenciais e fazer checklists do que já foi feito em cada momento", pontua.

O empreendedor reforça que a aplicação errada desse mapeamento pode desencadear em uma série de dificuldades dentro da organização. Diante desse contexto, o especialista elencou quatro dicas para quem quer começar a mapear processos de forma eficiente.

Entenda qual processo precisa ser mapeado

Um dos maiores erros dos analistas é querer mapear todos os processos de uma só vez. Por isso, de acordo com Meincheim, a primeira atitude a ser tomada é compreender qual processo demanda maior atenção da equipe. "É importante entender se ele é um processo primário, de apoio ou de gerenciamento. Ao fazer essa identificação, leve em conta alguns aspectos: por que ele deve ser avaliado, quais são os riscos envolvidos nele e quais regras devem ser seguidas", diz. Nesse caso, o empreendedor explica que a avaliação deve ser a mais detalhada possível.

Além disso, é preciso definir o que é realmente estratégico para a empresa ao iniciar o processo de mapeamento. “É importante entender junto ao seu time qual é a prioridade de resolução de problemas e qual medida trará maior retorno para a empresa. Essas duas avaliações são extremamente importantes para o sucesso do projeto”, complementa.

Desenhe cada etapa

O terceiro passo é fazer uma representação gráfica da sequência de atividades realizada pela empresa. "Pode parecer óbvio, mas não é: é preciso entender quando o processo começa e quando ele termina. Essa ordem deve mostrar todas as informações de entrada, desenvolvimento e saída do processo, incluindo os responsáveis, recursos utilizados e dificuldades pelo caminho", diz Meincheim.

Automatize seu processo

Outro erro muito comum é mapear processos a partir de longas entrevistas e reuniões com todas as pessoas envolvidas, abrindo margem para os diferentes pontos de vista e opiniões individuais. Isso implica na subjetividade do mapeamento e na falta de transparência sobre como o processo realmente ocorre e suas possíveis variantes.

Para que todas as etapas sejam vistas com clareza e a organização consiga extrair informações mais precisas, o especialista aponta que o ideal é automatizar o processo de mapeamento. "Com ferramentas que utilizam mineração de processos, isso é, que entendem os processos se baseando em dados já disponíveis no sistema de gestão, os gestores e analistas podem visualizar o processo e suas variabilidades com 100% de transparência e precisão, criar auditorias de conformidade automáticas e outras ações que se conectam a todo o processo já executado, garantindo o melhor andamento de todo o fluxo".

Monitore

Apesar de parecer o fim da jornada, Alex Meincheim diz que a etapa de monitoramento é apenas o início de todo um trabalho de eficiência organizacional - é a hora de acompanhar os resultados para saber se o mapeamento de processos foi eficiente. "Se ao invés de mapear os processos apenas para documentá-los a organização foi além e fez uma verdadeira transformação em seus procedimentos, saiba que toda informação coletada até aqui foi essencial para o futuro da sua empresa e sua resiliência corporativa", finaliza.