A digitalização no departamento jurídico

Não é novidade que a transformação tecnológica nas empresas, que resulta em processos cada vez mais automatizados e inteligentes, é uma realidade no mundo corporativo, até mesmo entre as companhias que fazem parte de setores mais tradicionais. A área jurídica é uma das que vêm se digitalizando, incorporando conceitos e tecnologias já adotados em outros setores. De acordo com a ‘Statista’, empresa especializada em dados, o mercado global de tecnologia jurídica gerou US$ 17,58 bilhões de receita em todo o mundo, em 2020. A previsão é de que o setor se aqueça ainda mais, chegando a US$ 25,17 bilhões até 2025.

Exemplo dessa evolução é que, há uma década, praticamente, nenhum processo legal poderia ser resolvido pela internet e hoje existem até mesmo audiências realizadas de forma remota. Cabe, destacar, ainda, as plataformas de assinatura de documentos online: uma delas revelou, recentemente, que seu faturamento cresceu 218% em decorrência do isolamento social causado pela pandemia de covid-19.

Quando saímos do âmbito público e vamos aos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, essa mudança tecnológica mostra-se ainda mais necessária, pois a atuação da área precisa acompanhar, na mesma velocidade e eficiência, os processos de outros departamentos. Não parece ser muito efetivo, por exemplo, que o time comercial utilize inteligência de dados para atender aos seus clientes, e o departamento jurídico permaneça atuando de forma manual e analógica.

E qual seria o método de transformação digital ideal para o departamento jurídico de uma empresa? Em primeiro lugar, esta transformação precisa ser estratégica. Os processos precisam ser aperfeiçoados com o uso de tecnologia. Além disso, os custos a serem reduzidos e as metas a serem atingidas, são alguns dos aspectos que precisam ser avaliados para que as estratégias sejam traçadas.

Uma vez estabelecida a estratégia, o planejamento precisa ser estruturado. Ele deve englobar as etapas do processo, todos os investimentos necessários, fases de implementação e prazos para cada uma delas. O período de treinamentos e a adaptação dos profissionais que atuam no departamento, além da integração do novo sistema com as demais áreas, também devem constar no plano.

Há vários processos comumente realizados nos departamentos jurídicos das empresas que podem ser incorporados na transformação digital, tais como sistemas de workflow de contratos, pareceres, procurações, dentre outros, frequentemente requisitados pelas diversas áreas que compõem o negócio.

A implementação de um software jurídico que pode ser utilizado para acessar o departamento jurídico, é eficaz e além de organizar as demandas, visa manter o histórico e o workflow, rastreabilidade, conformidade com as alçadas de aprovação de acordo com a natureza do assunto, controle de SLA, dentre outros benefícios.

Além disso, o uso de inteligência artificial também é uma opção. Aqui na Edenred, criamos uma assistente virtual (EVA – Edenred Virtual Assistant) programada com respostas às questões corriqueiras e repetitivas direcionadas ao departamento jurídico consultivo. Após identificar as principais dúvidas das áreas – sejam elas contratuais, jurídicas, regulatórias, dentre outras –, o sistema foi programado para realizar o autoatendimento, com linguagem acessível. Com isso, conquistamos 97% de assertividade nos questionamentos. Ainda, a ‘Legal EVA’ possibilita que o usuário seja transferido ao ambiente de intranet do Grupo, viabilizando a obtenção de documentos corporativos, tais como, estatutos e contratos sociais, procurações, certidões, minutas padrão de contratos e outros instrumentos contratuais, gerando, assim, celeridade no acesso às informações e documentos, sem a necessidade de demandar o departamento jurídico.

Assim, existem inúmeras possibilidades do uso da tecnologia visando a melhoria nos processos e na experiência do usuário, facilitando o retorno aos clientes, parceiros e fornecedores, além de motivação da equipe jurídica, que pode dedicar-se aos assuntos jurídicos e novas estratégias. Cabe a cada empresa buscar entender a melhor forma de usufruir dessa transformação.

*Graziella Garnero Adas é Diretora Jurídica, Riscos, Relações Institucionais e Compliance Américas da Edenred.