Assinatura digital agiliza formalização de documentos de 15 para 2 dias

Inovação é mais que enxergar uma oportunidade. É colocar em prática as ações para atingir um objetivo para deixar o dia a dia mais leve e ágil

A troca da assinatura manuscrita pela assinatura digital é uma realidade em diversas empresas que buscam maior agilidade, redução de custos, controle e segurança na formalização de documentos. As empresas, impulsionadas pela necessidade do trabalho em home office reconheceram que o trâmite e a formalização de documentos na forma digital era a melhor saída para não impactarem o andamento dos negócios.

Um exemplo que corrobora essa realidade está na Ingredion, fornecedora do mercado de soluções para ingredientes de origem natural, que identificou a necessidade de mudança dos processos de formalização em papel para o meio digital.

“Gargalo na formalização de documentos foi o gatilho para a busca de uma solução que agilizasse e propiciasse mais dinamismo aos negócios da empresa. O processo de implantação de uma plataforma digital para assinatura digital e eletrônica de documentos trouxe economia no processo e celeridade nas contratações”, explicou Silvia.

A partir daí foi feita uma análise das soluções de mercado e um piloto internamente, por um mês, envolvendo algumas áreas e seus gestores. “Decidimos pela QualiSign. Avaliamos as soluções com base nos critérios de agilidade, praticidade e segurança jurídica, mas os fatores decisivos foram o atendimento ao cliente, suporte, e, claro a segurança jurídica, pontos essenciais de um fornecedor de serviços”, completa.

Desde sua implantação, há dois anos, o novo processo passou a ser acompanhado em sua evolução com a apuração de dados tangíveis.

Agilidade de 3 semanas para 48 horas

As mudanças do papel para o digital trouxeram grande agilidade ao processo de formalização dos documentos utilizados pela Ingredion: contratos de prestação de serviços, contratos com clientes, aditivos, Termo de confidencialidade (NDA), além de documentos societários.

“Se considerarmos todas as etapas do ciclo de vida de um contrato, veremos que o prazo de todo o ciclo pode variar muito, uma vez que temos instrumentos muito complexos e os mais simples. Se focarmos apenas no prazo da formalização, ou seja, somente para a assinatura do contrato, obtivemos uma diminuição de três semanas para até 48 horas. Hoje 100% dos contratos já estão em meio digital. Esta redução de prazo proporcionou diversas vantagens tanto para a Ingredion como para a outra parte”, explanou Silvia.

Redução de Custos e ROI

Para a avaliação dos custos e cálculo do ROI, foram realizados detalhamentos dos custos do processo em papel, como reconhecimento de firma, correio ou malote, motoboy, espaço físico de arquivo, papel, envelope, impressora e as horas de trabalho dos recursos operacionais. Do lado dos custos da plataforma digital foram considerados: renovação anual do certificado digital e o custo de cada contrato incluído na plataforma. Dessa forma, comparando os gastos, a Ingredion obteve uma redução de custo de 85%, justificando o retorno sobre o investimento de forma muito rápida.

Ganho de produtividade operacional

Além de agilidade e redução de custos, outras vantagens também foram percebidas pelas pessoas que fazem a gestão dos contratos. O acompanhamento e controle dos documentos, por exemplo, saber quem está pendente para assinar, onde está o contrato, tudo pode ser visualizado em tempo real no painel do portal. Os fornecedores reduziram seus custos e ganharam agilidade, pois seus contratos são formalizados em menor tempo e podem começar a fornecer mais rapidamente. “Considerando a economia de horas que tivemos de recursos operacionais, obtivemos 37,5% de ganho de produtividade. Este tempo foi alocado para outras atividades do negócio. Importante também lembrarmos que os gestores ganharam o tempo que ficavam assinando e rubricando a pilha de papel”, afirmou Silvia.

Sustentabilidade – Um dos Pilares da Ingredion

A economia verde também foi significativa, porque são volumes de papéis que não foram utilizados. Os contratos possuem em média 25 folhas, em duas vias. Considerando a média de 100 documentos por mês, a empresa tem um consumo médio de 5 mil folhas A4 por mês e 60 mil folhas por ano. Isso representa uma economia de seis árvores por ano. A produção de papel gera gastos de energia elétrica e água. Com este volume de papel fez-se uma economia de 1.500 KWh e 15.000 litros de água, além de evitar a emissão de CO2.

Intangíveis

Os benefícios intangíveis também foram observados. O digital trouxe a visão em tempo real de toda a situação das formalizações dos documentos gerando maior controle. A mobilidade é outro aspecto intangível pois permite que a empresa possa estar em qualquer lugar do planeta conseguindo assinar um documento com segurança e validade jurídica.

Relações corporativas

A implementação da plataforma digital para assinatura digital e eletrônica de documentos melhorou as relações corporativas no cotidiano da empresa.

“O processo anterior com papéis levava a situações de maior tensão, por conta da urgência e precisávamos solicitar as assinaturas dos colaboradores bem como das outras partes. Ter o controle de onde estão os documentos e o que está pendente, documentos com 50 folhas para rubricar e assinar. Tudo isso gerava estresse e pressão para todos os envolvidos, além de causar alguns desconfortos no relacionamento com as áreas no dia a dia. Com a plataforma digital estas questões foram suavizadas, porque agora a cobrança é impessoal e diretamente realizada via plataforma”, analisou Silvia.

Inovação com ousadia

Silvia Boccia enfatiza que para inovar é necessário ousar a fim de concretizar os objetivos almejados.

“Inovação é mais que enxergar uma oportunidade. É colocar em prática as ações para atingir um objetivo para deixar o dia a dia mais leve e ágil para todos os envolvidos no processo. Importante demonstrar para os colaboradores mais resistentes que a tecnologia agrega e é uma grande aliada do Jurídico e demais áreas da companhia”, conclui Silvia.