A importância de medir o retorno do investimento em soluções de gestão de documentos

Atualmente, a concorrência e o mercado cobram que os escritórios jurídicos sejam inovadores e, diante dessa realidade, existem muitas ferramentas que automatizam a rotina de gestão de documentos de um escritório. Isso torna desafiante a decisão de qual solução adquirir, ou manter, caso a empresa já utilize alguma.

Por isso, é necessário calcular o retorno do investimento (ROI) para entender os impactos positivos e/ou negativos que essa ferramenta traz para o negócio. Além disso, através da análise de indicadores é possível otimizar os processos com base em decisões estratégicas e, assim, se destacar entre os concorrentes e crescer no mercado.

O ROI, ou Retorno Sobre o Investimento, é uma métrica que permite calcular se determinado investimento está sendo positivo ou negativo para o negócio. Para isso, utiliza como base os valores de lucro e investimento.

Focando em análise estratégica

Para que a aplicação de inovação e tecnologia seja efetiva, é fundamental entender quais estratégias estão trazendo lucro para a empresa. Com isso é possível potencializar o aumento nos retornos e nos lucros, planejar metas com base nos dados e indicadores e garantir um processo de tomada de decisões mais claro e objetivo.

O trabalho manual demanda muito tempo dos profissionais, e apesar de ferramentas como o Word e o Excel serem boas aliadas, tornam essa gestão de controle muito operacional e morosa. É nesse contexto que entram as facilidades de uma solução de gestão de contratos e documentos.
Mas para analisar o retorno do investimento de uma solução, é preciso levar em consideração e analisar alguns pontos, entre eles:

- Redução de serviços burocráticos;
- Redução de tempo em trâmites;
- Redução de tempo em revisões;
- A taxa de renovação de contratos;
- Análises com automação.

Concorrência e inovação

Com a entrada de novos profissionais no mercado, o setor jurídico tem se tornado cada vez mais saturado no Brasil. Portanto, profissionais inovadores são vistos como um diferencial pelos clientes, e mais do que nunca é preciso buscar essa automação.

Segundo uma pesquisa realizada pela AICCM, 81% das empresas planejam implementar uma automação de contratos. Por isso, para ficar na frente da concorrência, é preciso repensar os processos e investir em tecnologia.

Além disso, como muitos escritórios prestam consultoria para vários clientes, quanto menos a empresa conseguir se organizar com os processos, menor é a probabilidade dela crescer a adquirir novos clientes.

Nesse contexto, um software de gestão de contratos automatiza os processos, acelera as negociações e reduz muito o tempo de trabalho manual. Pois permite que a gestão de documentos seja feita de forma 100% on-line, desde a criação até o encerramento.

O que facilita a agenda dos profissionais e melhora a comunicação com o cliente, tornando-a mais transparente e simplificada. Isso é outro quesito que influencia na credibilidade e reputação do escritório.

Softwares especializados evitam ainda o risco de perda de informações, pois possuem acesso criptografado e armazenamento em nuvem, garantindo a segurança dos documentos.

Então, se uma empresa está pensando em implantar automação na gestão de contratos e documentos, ou se já utiliza alguma solução e quer medir os impactos desse investimento, utilizar o cálculo de ROI do software é fundamental.

Assinado por: Aloisio Arbegaus, diretor do InContract.