Como otimizar a gestão de empresas com aplicativos?

Investir em um negócio próprio sempre envolve riscos, exigindo também muito empenho e dedicação, especialmente de seus proprietários. Nesse cenário desafiador, smartphones e tablets têm sido responsáveis pelas principais revoluções na área tecnológica nas empresas. Nos dispositivos móveis é possível fazer download de aplicativos para editar documentos, enviar arquivos, controlar as finanças, organizar projetos e até gerir a empresa – tudo isso à distância. Para ter um controle eficiente das tarefas empresariais, otimizando tempo e poupando dinheiro, os aplicativos são grandes aliados.

O uso desses dispositivos em operações comerciais, desde comércio eletrônico até transações bancárias, vem crescendo muito, em especial após o início da pandemia de COVID-19. De acordo com um estudo da empresa francesa Criteo, 67% dos brasileiros descobriram pelo menos uma nova forma de consumo que pretendem continuar usando na fase pós-coronavírus. Comprar produtos pela internet, pedir comida por delivery e fazer compras por apps estão entre os principais comportamentos adotados pelos consumidores em 2020.

Até a última edição da Black Friday registrou grande aumento nas operações digitais - de acordo com os dados da Criteo, houve um crescimento de 139% nas compras online em relação ao ano anterior (2019).

Essa flexibilidade oferecida pelos smartphones e aplicativos é ideal para quem costuma viajar a negócios, precisa estar sempre se ausentando da companhia e agora, por conta da pandemia, trabalhar em home office.

O Zoho Workplace, plataforma que reúne ferramentas de gestão empresarial, é um exemplo de solução que unifica e centraliza o espaço de trabalho das equipes, simplificando o armazenamento e criação de arquivos e facilitando a comunicação entre os colaboradores.

Gestão e armazenamento de arquivos empresariais

A gestão dos documentos empresariais é o ponto principal para eficiência e segurança dos dados sensíveis. Por exemplo, o Zoho WorkDrive, aplicativo para um armazenamento seguro e integrado entre os colaboradores com relatórios personalizáveis, inclui estatísticas de acesso e trilhas de auditoria.

Com o aumento do trabalho remoto, o armazenamento de dados empresariais na nuvem é a solução mais usada para compartilhamento de arquivos. Por isso, é importante que o serviço adotado tenha protocolos de segurança e assegure que os dados estejam protegidos.

Integração de trabalho de ponta a ponta

O trabalho pode ser remoto ou no escritório. Pode começar em um dispositivo e terminar em outro. Ou necessitar de mais de um aplicativo para a realização de uma tarefa. Com todas as novas necessidades das empresas, as ferramentas utilizadas pelas empresas precisam monitorar e ativar tudo isso para evitar desperdício de tempo.

Atualmente, a realização de reuniões, conferências e webinars está sendo online, tanto por questões de segurança, quanto para suprir as necessidades de mobilidade do mercado empresarial. A partir dos aplicativos como o Writer para edição de textos, Sheet para gestão de planilhas e Show para apresentação de projetos, é possível armazenar, compartilhar e colaborar em arquivos de trabalho, independentemente da localização e da quantidade de colaboradores envolvidos no projeto.

Comunicação interna e rendimento dos colaboradores

Com as mudanças impostas pela necessidade de rápida adaptação ao trabalho remoto, as empresas tiveram que adaptar a comunicação interna entre os colaboradores, a fim de manter todos atualizados e com atividades integradas. Com a possibilidade de trabalhar em qualquer local, os colaboradores tiveram que adotar novas ferramentas para a comunicação com os colegas de trabalho.

Alguns dos benefícios de uma boa comunicação interna são o fortalecimento da cultura organizacional, estímulo de bom relacionamento com colegas e clientes, e clareza no impacto do trabalho de cada colaborador. Por isso, é indispensável que se tenha um bom sistema de comunicação para que todos possam trocar informações e manter um contato direto com a troca rápida de mensagens.

No Zoho WorkPlace, um dos aplicativos mais usados é o Cliq, ferramenta onde os colaboradores podem enviar mensagens para os colegas de equipe, fazer chamadas de áudio ou vídeo e obter atualizações instantâneas sobre projetos. Já o Meeting permite a realização de conferências de áudio e vídeo via web de onde o profissional estiver trabalhando, com qualquer pessoa, em qualquer lugar do mundo. Com o aumento na realização de reuniões online, o Meeting possibilita o compartilhamento da tela para apresentações e webinars.

Para a gestão de emails, é fundamental que a ferramenta ofereça um controle inteligente das mensagens recebidas, seja de clientes ou entre colaboradores, como ocorre no Zoho Mail. A integração com o pacote de aplicativos garante uma melhor administração do fluxo de trabalho, como Calendário, Tarefas, Notas, Marcadores e Contatos, todos acessíveis diretamente na caixa de e-mails.

Segurança e eficiência

Com os cuidados necessários, as empresas podem se beneficiar da segurança, confiabilidade e agilidade que um pacote de aplicativos empresarias baseado na nuvem oferece. Caso a empresa ainda seja pequena, há alternativas gratuitas que podem atender a todas as necessidades dos microempreendedores, que poderão mais tarde evoluir para pacotes pagos quando seus negócios estiverem crescendo - e isso vai ocorrer ainda mais rápido com a observação das características ideais para cada caso e necessidade.