Como o modelo home office impôs desafios à nova rotina

Novo normal. O leitor certamente já ouviu muito essa expressão e sabe que ela se enquadra em diversas áreas da vida. Hábitos de higiene, diversão, estudos, contato social, convivência e, como não poderia deixar de ser, trabalho. A verdade é que, enquanto não houver vacina para o coronavírus, ou pelo menos a curva de óbitos não cair, velhos hábitos não serão retomados, dessa forma, situações de exceção passaram a ser corriqueiras - o "novo normal" -, e um dos maiores exemplos disso é o home office. Prática comum para vários profissionais, a modalidade se tornou a única solução possível, em diversos campos de atuação, para manter o ritmo de trabalho e respeitar o isolamento social, mas é importante observar que existem condições ou segredos, para funcionar bem.

Uma das primeiras recomendações é ter uma equipe multifuncional produzindo em fluxo; se fosse em um escritório, esse time estaria trabalhando com colaboradores próximos um dos outros, mas em home office é preciso deixá-los ao vivo, com uma pessoa vendo a outra de forma a se sentirem como um time, e não uma pessoa fazendo algo separadamente da outra.

Outra peça imprescindível é a figura do líder do fluxo de valor que, em teletrabalho, precisa entender não apenas das demandas, mas conhecer como cada colaborador está se portando, que tipo de problemas pode estar tendo, e se estão todos conseguindo se adequar apropriadamente.

Evidentemente, é fundamental que todas as entregas de demandas estejam alinhadas, o que se pode conseguir com reuniões diárias, que não devem ultrapassar os 15 minutos de duração. É importante lembrar sempre que objetividade e diminuição do tempo são fatores fundamentais para o sucesso de qualquer trabalho. Nessas reuniões, a figura eventual do líder é de utilidade para supervisionar a produção dos funcionários. Deve haver uma cadeia de ajuda entre eles, e os superiores necessitam ser acionados quando ocorrer algum problema, não com o objetivo de punir ou dar broncas, mas para auxiliá-los quando e se necessário. Para esses encontros, aplicativos como o Zoom são eficazes.

Nunca é demais, aliás, que periodicamente se verifique o que foi realizado, e, para isso, algo que pode ajudar é que todos tenham os indicadores compartilhados em uma tela única.

Assim, com essas dicas, não se pode dizer que as mudanças de hábito serão imperceptíveis, mas, com certeza, o fluxo de trabalho e a produtividade não serão tão afetados tanto quanto se esperava que fossem no início da pandemia.

*Rodrigo Aquino é Head de Lean Transformation, da Lean IT, é especializada em consultoria e treinamentos a partir da adaptação dos conceitos originados da filosofia Lean e do Sistema Toyota de Produção para a área de TI