O home office entrou de vez na vida de muitos brasileiros. E, mesmo depois de passar a pandemia, ele deverá continuar a fazer parte da rotina de muitos trabalhadores e empresas. Mas, a fim de que o trabalho remoto funcione sem problemas de continuidade, é preciso suprir os colaboradores e as empresas de ferramentas e soluções. Para isso, os instrumentos devem atender a algumas necessidades específicas.

Considerando que o colaborador já esteja munido de internet, linha telefônica, computador e celular, começa então a busca pelas ferramentas necessárias para que as tarefas fluam. Pode ser interessante, no entanto, obter um instrumento on-line que integre diversos processos de trabalho e de gestão de tarefas. É uma maneira de evitar a comunicação dispersa em vários aplicativos e a necessidade de aprender a operar diversos softwares. A seguir, algumas possibilidades:

Comunicação e operação - Ferramentas do tipo G Suite, do Google, integram e-mail, agenda, soluções de armazenamento e edição de arquivos, disponíveis em qualquer lugar e de qualquer dispositivo. O Office 365 oferece, além do e-mail Exchange, os softwares Word, Excel e PowerPoint de forma on-line. O serviço também conta com agenda, calendário, armazenamento e compartilhamento de arquivos e chamadas de vídeos. No mercado, há impressoras, multifuncionais e scanners que se integram a essas ferramentas e a outras como, por exemplo, Dropbox (de armazenamento) e Evernote, permitindo que arquivos possam ser impressos diretamente delas ou digitalizar documentos que são enviados diretamente para elas.

Muitas empresas adotam o WhatsApp como forma de ter comunicação rápida com colaboradores ou grupo de colaboradores. Tem a vantagem de ser amplamente conhecido e fácil de utilizar. Com o Slack, toda a comunicação de um projeto é reunida em um só ambiente, com publicações que podem ser públicas ou privadas, sem necessidade de recorrer a e-mails ou ao WhatsApp. Faz integração com Google Drive e Office.

Videoconferência - Ainda na área de comunicação, os aplicativos para conferências com som e imagem em grupo passaram a ser muito procurados em razão da quarentena, sendo utilizados não apenas por empresas, mas também por famílias, grupo de amigos e escolas, entre outros. Há várias opções como o Zoom, Hangouts, Teams e Skype. O Webex é utilizado para treinamentos. Possibilita compartilhamento entre participantes e apresentador.

Gestão e produtividade - Ferramenta colaborativa, o Trello organiza tarefas individuais ou em grupo. Apresenta quadros com as listas de tarefas separadas por cartões coloridos com prazos e objetivos definidos. Outra solução on-line, o KanbanFlow possibilita a criação de uma lista de tarefas necessárias para a conclusão de um projeto. Cada integrante da equipe recebe atividades do nicho profissional, com prazo predeterminado para entregar. Inspirado no método japonês Kanban de gerenciamento de projetos, é semelhante ao Scrum. A Bitrix24 é uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração que gera relatórios, faz controle de tempo em atividades e possui grupo de bate-papo.

Para equipes de vendas, o Salesforce oferece soluções totalmente integradas à nuvem. Permite gerenciar o time, organizar tarefas operacionais e otimizar resultados. Já o Pipedrive é uma ferramenta de gestão comercial, mais utilizada por pequenas equipes de vendas.

Armazenamento - O Dropbox possibilita armazenar todas as pastas da empresa e gerenciar quem pode ter acesso a elas, remotamente ou não. Já o Google Drive e o OneDrive, da Microsoft, são algumas das mais conhecidas ferramentas de armazenamento de dados. O WeTransfer é um programa para transmissão de grandes arquivos. Para utilizar, é só fazer o upload que o documento chega até o destinatário em forma de arquivo zipado.

Evidentemente existem mais opções no mercado, mas essas soluções com certeza possibilitam a continuidade das tarefas e não deixam o colaborador na mão ao trabalhar remotamente.

*Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office