Onboarding digital: Como integrar novos colaboradores remotamente

O onboarding digital é o processo de integração de um novo colaborador dentro das rotinas da empresa, porém usando ferramentas 100% digitais. Esse modelo tornou-se muito importante durante a pandemia do novo coronavírus, que levou muitas empresas a adotarem o modelo de trabalho home office para cumprir o distanciamento social.

Toda a jornada do colaborador, desde as entrevistas até o desligamento, sofreu grandes alterações e exigiu uma rápida mudança de processos, ferramentas e uma grande flexibilidade por parte de empresas mais tradicionais para se adaptarem ao novo modelo de trabalho. Dentre todas as etapas da jornada do colaborador online, a mais importante é a integração do novo funcionário: transmitir os valores de cultura, alinhar as expectativas, cumprir os períodos de aprendizagem e fazer a integração na equipe remotamente pode ser mais complicado do que presencialmente.

Admissão online

Ao contratar um novo funcionário, as empresas precisam fazer os processos legais pertinentes para que ambas as partes estejam em conformidade com a lei antes de iniciar o trabalho.

O processo de admissão envolve: o envio e armazenamento de documentação, assinatura de contrato, entrega do exame admissional, entre outros trâmites burocráticos. No modelo online, é importante que você tenha uma ferramenta adequada para gerenciar todo o processo. Na Convenia, por exemplo, há um checklist de documentação online e é possível fazer uma admissão colaborativa 100% a distância. Assim que o novo funcionário é contratado, ele recebe um e-mail para fazer seu login na plataforma da Convenia, podendo preencher todos os dados pessoais, fazer o upload dos documentos e assinar o contrato digitalmente. Dessa maneira, você admite um funcionário em minutos e sem a necessidade de contato físico.

O employee experience começa muito antes do primeiro dia de trabalho, ele deve percorrer toda a jornada do colaborador desde a candidatura até seu desligamento. Ter uma comunicação clara, constante e as ferramentas necessárias é essencial para o sucesso dessa jornada tanto para o funcionário quanto para empresa.

Fornecimento de materiais e acessos

Após finalizar a parte legal do processo de admissão online o novo colaborador está pronto para começar a trabalhar. Mas antes do seu primeiro dia, é importante que ele já tenha sua conta de e-mail cadastrada, assim como seu computador, mouse, fone de ouvido, cadeira e demais itens que forem necessários para que ele faça suas atividades.

Os itens do "kit de boas-vindas" variam de acordo com a área, mas independente de qual seja, a dica é: monte um cronograma reverso partindo do dia 1 do novo colaborador para que você consiga resolver a logística do envio do kit de boas-vindas, e conceder acesso ao e-mail e aos sistemas antes do seu início. Lembre-se que um dos pilares do trabalho remoto é a comunicação sem atritos e, para o novo colaborador conseguir se comunicar pelos canais oficiais da empresa, ele precisa ter as ferramentas necessárias em mãos.

Construção da agenda dos primeiros dias

O primeiro dia chegou e é muito importante que ele seja produtivo, por isso, construa uma agenda e compartilhe com o novo colaborador e todas as pessoas envolvidas nas atividades. Alguns dos principais pontos que a agenda inicial pode seguir são:

1. Cultura

Durante as entrevistas, provavelmente foram aplicados testes de fit cultural e fornecido material para que o candidato avaliasse se a cultura da empresa tinha afinidade com seu perfil. Portanto, a cultura é um dos pontos mais importantes na integração e deve ser reforçada durante o onboarding e ongoing, pois erros de contratação por fit cultural podem acontecer. Reserve um horário para uma apresentação detalhada do código de cultura da empresa e, se possível, convide um dos sócios para apresentá-lo.

2. Empresa

Conte sobre a história da empresa, como o produto ou serviço evoluiu e explique o funcionamento de todas as áreas e como os times são estruturados. Isso ajudará o novo colaborador a entender mais profundamente o organograma organizacional e onde ele está inserido. Dica: Envie os arquivos da assessoria de imprensa como um material de leitura complementar sobre a história da empresa.

3. Área e time

Reserve também um horário mais extenso para o gestor apresentar a estrutura da área que a pessoa está entrando e seu time. Estimule uma dinâmica de integração entre as pessoas, se possível, ligar a câmera nas videochamadas ajuda no processo. Lembre-se que, no trabalho remoto, o contato diário diminui e, caso a pessoa não se sinta confortável com o time pode causar problemas futuros. Peça para a equipe deixar a agenda disponível para o novo colaborador e estar presente nos canais oficiais de comunicação para orientá-lo sempre que necessário. Criar um canal de comunicação aberto entre a área, gestor e novo colaborador é essencial para um onboarding digital de sucesso.

4. Alinhamento de expectativa

Esse ponto é responsabilidade da gestora ou gestor do novo colaborador. Precisa ser definido o que é esperado e em quanto tempo. Essa expectativa varia muito de área para área. Por exemplo, se você contrata um novo vendedor, ele terá um período de treinamento sobre produto e processos e uma expectativa de meta de vendas em determinado período.

Disponibilização da lista de tarefas e prazos

Durante a primeira semana o novo colaborador passará por diversos treinamentos com outras áreas e com seu time. Também precisará ler conteúdos e em alguns casos fazer algum curso. Isso vai envolver muitos links de acesso, permissões, agenda de outras pessoas e prazos, então disponibilize um checklist online contendo os links e os responsáveis por auxiliar em cada tarefa quando necessário.

Avaliação e melhoria contínua do processo de onboarding digital

Ao finalizar o onboarding digital, faça uma pesquisa de e-NPS e converse com os novos colaboradores para coletar feedbacks do processo. Assim você pode melhorar até chegar em um processo de onboarding digital online ideal para a sua empresa.

Além do feedback coletado ao final do onboarding digital, é importante que você faça os famosos checkpoints. São reuniões de feedback para o acompanhamento da adaptação do novo colaborador, que podem acontecer a cada 15 dias ou uma vez por mês nos primeiros 3 meses. O acompanhamento constante pode ser um pouco trabalhoso, mas é uma rotina essencial para o sucesso do modelo de trabalho remoto. Um colaborador bem integrado e adaptado com a cultura, processos e time será mais feliz e produtivo, trazendo resultados positivos para sua empresa e diminuindo as chances de turnover .

SOBRE A CONVENIA:

Fundada em 2012 pelos sócios Marcelo Furtado, Rodrigo Silveira e Anderson Poli, a Convenia é uma HRTech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos das empresas. O objeto é de trazer alta tecnologia para o setor de RH, de forma acessível e prática, economizando tempo das empresas com rotinas operacionais e destinando-o para as pessoas. Atualmente, os produtos abrangem contratação e gestão de benefícios e departamento pessoal, onde se pode gerir todos os funcionários em um sistema em nuvem.