Documentos digitalizados têm os mesmos efeitos legais dos físicos

A certificação digital é uma importante ferramenta para assegurar a integridade, autenticidade e segurança de documentos no universo online

O Brasil acaba de dar mais um passo em direção à modernização do uso de documentos digitais.

A partir de agora, de acordo com um decreto do governo, os documentos digitalizados passam a produzir os mesmos efeitos legais dos documentos físicos ou originais.

O decreto nº 10.278 faz parte do artigo 3º da Lei de Liberdade Econômica e foi publicado no dia 18 de março de 2020.

De acordo com Marcelo Araujo, diretor comercial da eBox Digital, além de modernizar e agilizar os processos das empresas, o decreto também contribui para evitar a disseminação do coronavírus, uma vez que a prática diminui consideravelmente o contato físico entre as pessoas e o seu deslocamento.

O diretor explica ainda que, para ter valor jurídico, os documentos digitais, além de assinados eletronicamente, devem ter o certificado digital.

“A certificação digital é uma importante ferramenta para assegurar a integridade, autenticidade e segurança de documentos no universo online”

Como funciona a certificação digital?

Na certificação digital um algoritmo é utilizado para codificar e depois decodificar as informações no ambiente virtual.

As chaves aplicadas para esse fim podem ser simétricas ou assimétricas. No primeiro caso, emissor e receptor usam a mesma chave para acessar as informações criptografadas.

Já no modelo assimétrico, são usadas duas: uma privada e outra pública. A privada é única e deve ser aplicada para decodificar os dados enviados pela chave pública.

Em que casos pode ser feita a certificação digital em documentos?

Ela pode ser usada em diferentes casos:

- Realização de operações bancárias;

- Assinatura de documentos pela Internet;

- Envio de declarações da empresa;

- Emissão de notas e de outros documentos fiscais;

- Aval da validade jurídica de arquivos eletrônicos;

- Assinatura de documentos pela Internet.

O que é necessário para digitalizar documentos com certificado digital?

A melhor opção para realizar a digitalização de documentos com certificado digital é contratar uma empresa especializada em prestar esse serviço.

Uma delas é a eBox Digital, especializada na guarda, digitalização e gestão dos documentos físicos e digitais.

A empresa escolhida será responsável pelos procedimentos de captura, organização e guarda física dos arquivos, se necessário.

Além de certificar todos os arquivos, é possível implementar um sistema de gerenciamento para otimizar processos, reduzir despesas e garantir a segurança dos arquivos contra danos e extravios.

E quais as vantagens da utilização de documentos digitais?

Além de contribuir para a saúde pública e agilizar os processos, o uso de documentação eletrônica tem ainda muitas outras vantagens:

- Maior facilidade de localização de documentos;

- Economia de tempo dos colaboradores;

- Facilidade para atualizar o conteúdo dos documentos;

- Maior proteção dos dados dos documentos;

Por que arquivos físicos são ultrapassados?

Além de ocupar muito espaço, com o tempo é preciso contratar um colaborador apenas para cuidar destes documentos.

Isso sem falar nos custos de manutenção e de aluguel de espaço para guardá-los e da preocupação com possíveis perdas, roubos e sinistros.

Por isso é importante escolher uma empresa idônea e especialista na área. Assim é possível garantir a legalidade e proteção dos documentos digitais.