Transformação digital traz clareza nos custos e separa despesas de investimentos

Uma das questões fundamentais para qualquer gestor é saber quanto sua empresa gasta por mês e, principalmente, quais são as áreas com mais despesas. Ter essas informações em mãos é essencial para planejar os próximos passos e conseguir melhorar a rentabilidade do negócio. Apesar dessa importância, a missão não é das mais fáceis: poucos empresários conseguem identificar os gastos considerados desnecessários no dia a dia. Um aliado importante nessa tarefa é justamente a transformação digital. Por meio dela, as organizações não apenas se adequam a novos processos, mas conseguem ter mais transparência em suas despesas.

A Pesquisa Global de Redução de Custos, realizada pela consultoria Deloitte, indica a dificuldade das empresas de adotarem práticas que controlem seus custos operacionais. No Brasil, quase três quartos das organizações (73%) admitiram que não conseguiram cumprir suas metas no último ano - esse índice é ainda maior na média global (81%). A principal barreira enfrentada pelas companhias brasileiras e mundiais é a falta de gerenciamento de desafios para implementar as iniciativas (71% no Brasil e 65% global). Isto é, a falta de uma visão eficiente e automatizada na gestão.

Ainda que a transformação digital seja a expressão da moda no ambiente corporativo, sua utilização está mais relacionada à automação de processos do que à estratégia de redução de despesas. Contudo, o que muitos profissionais ignoram, é que justamente essa digitalização e a entrada de novas tecnologias no dia a dia trazem mais transparência em todas as tarefas e ações das equipes. Ou seja, o cruzamento de todas as informações coletadas pelas soluções permite análises mais completas por parte dos gestores, identificando onde há gastos mais elevados e facilitando a tomada de decisão.

Uma boa gestão das despesas deve separar o que são gastos supérfluos e que podem ser otimizados de investimentos que, quando bem executados, permitem a consolidação da empresa em seu segmento. Custos com impressão e gerenciamento de documentos, por exemplo, podem ser reduzidos com o apoio de empresas parceiras, potencializando a produtividade dos colaboradores.

Evidentemente, isso não acontece como um passe de mágica e tampouco é algo natural que acompanha a implementação das soluções tecnológicas. A própria empresa precisa estar pronta para conseguir garantir que a digitalização traga uma visão mais clara sobre a gestão das despesas. A principal medida deve envolver uma mudança na própria cultura organizacional, com os profissionais extraindo informações inteligentes dos processos. Além disso, é algo que deve envolver todas as equipes e não apenas um determinado departamento.

A transformação digital é um caminho sem volta para todas as empresas, mas o conceito vai muito além da digitalização e adoção de novas tecnologias. Sem a estratégia de reduzir custos e aumentar a rentabilidade do negócio, não apresenta nenhum valor ao negócio e tampouco facilita o crescimento a médio e longo prazo. Para que esse objetivo se concretize, é preciso garantir que a missão seja cumprida à risca, isto é, que os profissionais sejam capazes de enxergar todas as despesas e identifiquem quais gastos podem ser cortados sem afetar o dia a dia de todos.

* Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.