Três dicas para implementar soluções digitais nos negócios

O mercado digital vem criando mais competitividade e incentivando o aumento do consumo. Para acompanhar o desenvolvimento desse mercado, as empresas devem investir nesse cenário digital. Atualmente, segundo dados da pesquisa O Brasil e os Influenciadores Digitais, divulgada pelo Instituto Brasileiro de Opinião Pública e Estatística (IBOPE), cerca de 92% dos domicílios brasileiros possuem um celular, contabilizando 230 milhões de smartphones sendo usados como fonte de acesso para os mais diversos conteúdos em diferentes segmentos.

Para isso, fomentar o aprimoramento da experiência do cliente é tão essencial quanto manter uma presença estratégica nas redes sociais. Assim, o uso de recursos que otimizem a rotina organizacional amplia o conhecimento da marca entre os seus clientes, economiza recursos empresariais, proporciona o aumento da produtividade e melhora a qualidade de trabalho.

Pensando nisso, a DocuSign, empresa pioneira e líder em assinaturas eletrônicas, elencou três dicas para auxiliar no melhor aproveitamento de recursos por meio de soluções digitais.

1 - Avaliar o cenário e aumentar o pensamento estratégico

Certamente, investir em tecnologia não é uma decisão fácil. Primeiro, porque existem diversas opções no mercado. Segundo, porque essa decisão envolve o investimento disponível da empresa. Por isso, o primeiro passo ao decidir adotar ferramentas digitais é analisar o comportamento do setor do negócio e avaliar as metodologias que se aplicam ao que o negócio precisa.

Para o vice-presidente de vendas Latam da DocuSign, Gustavo Brant, a atualização dos setores está acontecendo de forma ágil nos últimos anos e muitas inovações são lançadas no mesmo período. “Mesmo com essa agilidade no mercado, sempre há uma tendência nos setores que facilita o filtro para o tipo de solução que a sua organização precisa. Com isso concreto, é preciso avaliar a metodologia para pensar estrategicamente qual a melhor tecnologia para solucionar o problema”, comenta o executivo.

2 - Armazenar dados em nuvem

Pode parecer clichê, porém, o armazenamento de folhas de papel em armários e pastas físicas gera riscos: amassar, rasgar, danificar e, até mesmo, perder documentos. Além disso, inúmeras vezes é difícil achar um contrato físico em meio a dezenas de outras vias.

Com o armazenamento em nuvem, os recursos vão além de somente guardar as informações. Também assegura que nenhum dado se perca, ao garantir o backup de arquivos no caso de exclusão e alteração. O tempo gasto com a procura por documentos é reduzido consideravelmente, uma vez que eles podem ser organizados em pastas digitais e as ferramentas de busca auxiliam em tempo real.

Também existe o benefício da diminuição dos custos em materiais de escritório. Se a empresa assina tudo na nuvem, abre espaço para que todo o ciclo de vida dos documentos passe a ser digital. Assim, elimina a necessidade de comprar pilhas de papel, canetas, toners, além de caixas-arquivo e locação de espaço adicional para armazenamento.

3 - Investir em soluções que facilitem os processos internos

Provavelmente algum colaborador com contato direto aos contratos já precisou refazer um documento porque a impressão falhou, os dados estavam incorretos ou o cliente preencheu algo errado. A formalização desse processo é um dos grandes problemas das empresas.

Para Gustavo Brant, com a assinatura eletrônica, esses imprevistos deixam de requerer tempo das companhias. “O uso de soluções eletrônicas elimina o uso de papel, além dos processos burocráticos custosos, como a impressão, envio, escaneamento e armazenamento dos contratos”, comenta.

A suíte de produtos DocuSign Agreement Cloud, por exemplo, permite que documentos sejam assinados online em minutos, por meio de qualquer dispositivo móvel e de, praticamente, todos os lugares. Além disso, conta com a garantia de validade jurídica, segurança e redução do ciclo de vida do documento.