Empresa separa dicas para gerenciar equipes externas

O grande problema na gestão da equipe de campo é a falta de informações em tempo real

Gerenciar uma equipe de campo (técnicos, instaladores, vendedores e promotores) é um desafio em todas as empresas que possuem esse tipo de atividade. O grande problema é que o colaborador fica externo boa parte do dia (em algumas empresas ele chega a ficar várias semanas em viagem) e a gestão não consegue acompanhar de perto tudo que acontece, cenário bem diferente na gestão de colaboradores internos.

O objetivo deste texto é ajudar empresas a medir a produtividade e ajudar os colaboradores a aumentarem os resultados, seja efetuando mais atendimentos ou vendendo mais.

1. Acompanhar a agenda de atividades de perto

O grande problema na gestão da equipe de campo é a falta de informações em tempo real, isso faz com que o gestor não tenha como trabalhar de forma corretiva quando acontece algum problema. A melhor maneira é acompanhar a agenda de atividades de cada colaborador separadamente, entender como foi a execução de cada visita e o que impactou positivamente e negativamente cada tarefa.

Reuniões diárias e semanais de planejamento são essenciais para que o time entenda de forma clara e objetiva o que se espera dele a cada período de trabalho e que ele veja no gestor alguém em quem ele possa confiar, para ajudá-lo e evoluir no trabalho. Se a equipe fica muito tempo em viagem, o ideal seria utilizar ferramentas como o Skype ou o Hangouts, são gratuitas e podem ajudar a manter a qualidade no feedback.

2. Ter um relatório de visita “padrão”

Como acompanhar a agenda de cada colaborador? É necessário ter um relatório padrão. Empresas que possuem técnicos e instaladores externos normalmente já utilizam uma ordem de serviço (relatório de visita técnica). O ideal é montar um relatório padrão para que o gestor consiga extrair o máximo de informações da visita, dessa forma ele consegue ir acompanhando cada execução.

Pensar em um relatório sucinto, simples e que não faça o colaborador passar a maior parte do tempo no trabalho “burocrático”, mas ele precisa conter as informações básicas para que o gestor possa extrair informações relevantes. Tempo de duração do atendimento, produtos vendidos, instalados ou reparados, materiais gastos, assuntos abordados com os clientes são exemplos do que podem ser solicitados no relatório para que ele tenha indicadores de tomadas de decisão.

3. Dar feedbacks estruturados

Uma das coisas mais “renegadas” pelos gestores de equipes de campo é fazer o famoso feedback com a equipe. Normalmente como a agenda desses profissionais é bem cheia de atividades normalmente a empresa “protela” essas reuniões que são essenciais no desenvolvimento do colaborador e da equipe como um todo.

Definir um roteiro para o feedback, com análises comportamentais, técnicas e culturais. Isso vai ajudar o time a entender quais são os pontos de ajustes e onde é necessário trabalhar para chegar a excelência.

4. Utilizar a tecnologia a favor

A tecnologia está avançando mais rápido do que nunca, soluções que nos ajudam a render mais no trabalho aparecem todos os dias.

Por exemplo, no Brasil existe a Auvo para gestão da equipe de campo que te fornece informações valiosas como: localização da equipe, quantidade de visitas feitas pela equipe, check-in e check-out automático em visitas aos clientes, relatórios de visitas via aplicativo com fotos, questionários, formulários, assinatura digital, reembolso de despesa e reembolso de km.

Para reuniões existem ferramentas gratuitas como o Skype, e Zoom. Elas ajudam a manter a comunicação fluida com seu time.

Para trânsito, ferramentas como o Waze e o GoogleMaps são fundamentais (o Auvo possui integração com as duas plataformas).

Ciclos de aprendizagem

O mais importante é aprender com o processo. A gestão da equipe é um trabalho diário que vai necessitar que o gestor esteja 100% comprometido.

Para testar o Auvo gratuitamente é só acessar: www.auvo.com