Boletos: como garantir excelência na emissão de boletos bancários?

A gestão do processo de entrega dos boletos pode ser melhorada com a implementação de uma maneira automatizada de envio dos documentos para os clientes

Boletos: "Não recebemos o boleto bancário, por este motivo não programamos o pagamento. Você pode, por favor, nos reenviar o boleto para providenciarmos o pagamento?". Esse tipo de indagação é bastante recorrente para o departamento de contas a receber. Esta situação é comum quando o processo de cobrança consiste em gerar o documento com as informações para pagamento, imprimir e despachá-lo via postagem física para o cliente. O envio do documento em papel corre riscos de extravios e falhas na entrega, resultando no não pagamento por parte do cliente.

Normalmente, a falha é percebida apenas quando sente falta do crédito em conta na data programada. O impacto do atraso no recebimento é potencializado se o departamento conta com aquela quantia para saldar compromissos com vencimento na mesma data: o fluxo de caixa fica bem comprometido.

Entre os meses de dezembro de 2018 e fevereiro deste ano, 65% dos boletos vencidos foram pagos em instituição financeira diferente da que emitiu os documentos, uma das novidades trazidas pela Nova Plataforma de Cobrança

Com a Nova Plataforma de Boletos de Cobrança Registrada, que está operando desde dezembro de 2018, as empresas podem optar pelo modelo de pagamento e/ou recebimento em boleto de forma ainda mais segura, pois, segundo a Febraban, os mecanismos desse meio de pagamento trazem mais controle e segurança, além de garantir mais confiabilidade e comodidade aos usuários.

Uma iniciativa do setor bancário, após as instituições financeiras entenderem que o sistema de liquidação para os boletos bancários precisava ser modernizado. De fato, esse sistema não havia passado por uma modernização desde quando os boletos de pagamento foram criados, em 7 de outubro de 1993, por meio da Carta Circular nº 2.414, que determinou procedimentos para a implantação da compensação eletrônica de cobrança.

Em operação desde julho de 2017, quando passaram a ser processados os boletos de valor igual ou acima de R$ 50 mil, a Nova Plataforma chegou a fase final de implementação em novembro de 2018 e já opera a todo o vapor em 2019.

No caso de uma empresa de serviços de TV a cabo, por exemplo, que conta com o recebimento de faturas das assinaturas por mês, é por meio desta receita que o pagamento dos funcionários no quinto dia útil fica garantido. Mas, e se o correio entrar em greve ou se uma boa quantidade dos boletos se extravia e não chega na residência dos assinantes? A consequência para a empresa prestadora do serviço, que tem um fluxo de caixa ajustado, pode ter grandes proporções.

A gestão do processo de entrega dos boletos pode ser melhorada - e muito - com a implementação de uma maneira automatizada de envio dos documentos para os clientes. Com o uso da tecnologia, o contas a receber gera e envia o boleto eletrônico por e-mail ao sacado, monitorando todo o processo: desde a visualização do e-mail até a abertura do arquivo. O resultado é que toda a equipe sabe de antemão se o documento foi recebido pelo cliente no prazo, sem surpresas no dia programado para o recebimento. Sem papel e intermediários no processo, o risco de extravio e fraudes é muito menor. Além do mais, toda ação que promova a redução do uso de papel é colaborativa com a sustentabilidade do planeta.

Existe também a opção de enviar ao cliente diretamente da empresa, ou ainda repassar as informações dos boletos ao banco e ele faz o disparo dos e-mails. Com a certeza que o cliente recebeu o boleto, a chance da inadimplência diminui consideravelmente. A equipe terá mais previsibilidade do fluxo de caixa e um controle automático dos status dos recebimentos via boleto, podendo inclusive iniciar sua régua de cobrança utilizando o portal da solução de boletos eletrônicos.

Outro ponto, é que o cliente pode ele mesmo gerar a 2ª via do boleto com o recálculo automático da cobrança de juros.

Voltando ao exemplo da empresa de serviços de TV a cabo, com inúmeros assinantes em sua carteira e relacionamento com muitos bancos, o ganho de produtividade na entrega dos documentos é significante! Além disso, a área financeira visualiza com antecedência os recebimentos. Mais certeza de disponibilidade para fazer o pagamento dos funcionários.

Independentemente da quantidade de bancos que a empresa se relacione, automatizar a emissão e entrega dos boletos por meio da tecnologia e ter a visão multibancos das suas carteiras de cobrança em um único portal são essenciais para se obter o total controle do processo com excelência. A equipe ganha agilidade e terá a certeza que o boleto chegou no lugar certo, no prazo esperado, sem dar chance para a inadimplência.