A boa administração pública começa com uma boa gestão documental

Poucos pensam sobre isso, mas a impressão e o gerenciamento de documentos são bases para o sucesso da administração pública no Brasil. Praticamente tudo passa por um papel impresso, desde o protocolo emitido no atendimento ao cidadão até os arquivos internos com memorandos, leis e processos. Órgãos e autarquias que conseguem trabalhar bem este setor oferecem um serviço melhor à população e têm mais eficiência em seus trâmites. A evolução das tecnologias, sobretudo quando se fala em computação em nuvem, já permitem aos gestores públicos recorrer a soluções que possuem baixo custo e alto retorno quando comparado ao nível de investimento.

Muito conhecido pela modalidade de outsourcing de impressão, o termo refere-se a uma espécie de terceirização do parque de impressões. Ou seja, uma organização faz parceria com uma fornecedora para que ela seja a responsável por gerir, otimizar e melhorar a eficiência desses equipamentos. É um setor que está em alta no Brasil. Dados da consultoria IDC indicam que o mercado de impressões cresceu 21% em 2017 e mais 8% em 2018 no país. A receita, por sua vez, teve um aumento de 14,7% no último ano, com um faturamento total de US$ 727 milhões.

Os números são importantes, sem dúvida, mas para a administração pública a principal vantagem deste modelo é outro: a desburocratização e eficiência da gestão no atendimento ao cidadão. Ao arcar sozinho com essa área, um órgão governamental necessita fazer licitação para a compra de equipamentos e suprimentos de impressões. O problema é que, na maioria dos casos, são tintas e toners de diferentes modelos e marcas, o que exige uma discriminação detalhada no edital para tomada de preços. Com as medidas exigentes do processo licitatório, essa compra pode levar meses e afetar a prestação de serviços ao cidadão, como falta de papel ou tinta para imprimir protocolos e documentos.

Além disso, há a vantagem econômica. A organização consegue reduzir substancialmente os gastos com processo de impressão, gerando economia ao erário público e permitindo que esse dinheiro seja reinvestido em outra área. Isso ocorre porque há um controle maior no gasto com impressões, identificando falhas no processo e eliminando custos não mensuráveis, como como instalação, suporte, entre outros. Além disso, a compra, manutenção e estocagem de suprimentos são de responsabilidade da fornecedora contratada, permitindo que os servidores possam desempenhar novas funções.

Para que estes benefícios se tornem realidade, o poder público precisa adotar uma série de medidas para contratar uma empresa que realmente seja capaz de entregar o melhor serviço a um preço justo - um dos princípios básicos da licitação. O edital precisa detalhar literalmente todos os pontos importantes para a prestação de serviço, como experiência no mercado, suporte técnico, manutenção preventiva, utilização de suprimentos originais, etc. Dessa forma, evita-se o risco de fechar contrato com uma companhia que até oferece o menor preço, mas que não tem capacidade e nem expertise para atender essas demandas.

A premissa de transparência e comunicação clara que norteia qualquer órgão público exige dos gestores uma preocupação constante com os documentos que circulam em seus trâmites. Impressões duplicadas, com falhas ou nem realizadas por falta de material prejudicam o trabalho dos servidores, elevam os gastos e dificultam o relacionamento com os cidadãos. A boa gestão pública, portanto, começa quando a entidade deixa essa tarefa para uma empresa especializada, capaz de elevar a qualidade com um custo até mais baixo.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.