Gerenciamento de Impressão: o casamento ideal entre eficiência e sustentabilidade

Por Sergio Mazzoni, Diretor de Vendas para América Latina da Unidade de Negócios de Extended Access Technologies da HID Global.

O custo dos documentos impressos nas empresas está passando do controle. De acordo com o Gartner, os gastos com impressão representam cerca de 1 a 3% do orçamento da maioria das corporações. Alguns números podem nos ajudar a entender como chegamos até aqui: das 10.000 páginas que um funcionário de uma grande corporação imprime anualmente, 17% pode ser considerado desperdício. Além disso, foram gastos 9 KWH de eletricidade durante o processo de reprodução. E não para por aí. Os custos de tempo consumido em procedimentos específicos, toner, pedidos de compras de suprimento e manutenção de equipamentos criam um cenário difícil para quem não tem controle de suas despesas com impressão e ainda prejudicam a sua relação com o meio ambiente.

Para superar esse desafio, as organizações podem reduzir os custos e, mais do que isso, atender à crescente demanda por sustentabilidade, implementando um programa de serviços de gerenciamento de impressão, também conhecida como MPS (Print Management Solutions, em inglês), que tem a finalidade de controlar o volume de documentos impressos. É o casamento perfeito entre a eficiência do fluxo de trabalho e a responsabilidade com o nosso meio ambiente.

Com um smart card e um leitor integrado com sistema de controle de acesso físico, as empresas podem reduzir significativamente o consumo de papel e eletricidade. Quer saber como? Os funcionários apresentam seus cartões inteligentes nos leitores integrados em suas impressoras, para que possam ser autorizados antes de imprimir. As solicitações de trabalhos são enviadas para uma fila, onde serão verificadas as regras predefinidas sobre prioridades e privilégios de impressão. Se autorizado, o cartão de identificação da empresa é apresentado ao equipamento e o documento é impresso.

Além de economizar recursos imprimindo apenas trabalhos autorizados, os programas MPS também eliminam o desperdício de papel, excluindo os trabalhos que não são liberados em intervalos de tempo predefinidos. O uso de equipamento e toner também sofre redução, uma vez que menos arquivos reproduzidos e os dispositivos consomem menos eletricidade, pois permanecem em modo de baixa energia até que os cartões sejam apresentados. Ao eliminar esse desperdício, a impressão controlada de documentos e outras iniciativas podem economizar até U$$ 221 por ano, por funcionário.

Os serviços de gerenciamento de impressão também minimizam o risco de vazamento de dados. O sistema protege dados confidenciais dos usuários, o que também permite que as empresas atendam aos requisitos de conformidade em setores altamente regulamentados. As organizações podem estabelecer regras que regem o uso de dispositivos MPS para que funcionários não autorizados não tenham permissão para imprimir ou copiar documentos, nem ao menos digitalizar e enviar para e-mails pessoais.

Três etapas para a adoção de uma MPS

1. Auditoria Interna: vai fornecer a qualquer organização uma visão completa de cada dispositivo da organização e a localização de cada um;
Consolidação da Frota: Isso implicará a remoção de dispositivos pouco utilizados, impressoras de desktop individuais e colocação estratégica de MPS em áreas de alto tráfego para o acesso de vários indivíduos. A maioria dos provedores de gerenciamento de impressão aumenta o uso da frota existente de uma organização, adicionando o número de dispositivos para criar uma rede completa de MPS para imprimir, digitalizar e copiar;
Padronização Frente e Verso: Existem outras táticas para reduzir ainda mais o impacto ambiental, incluindo um procedimento único de impressão frente e verso.

As organizações que optarem pelo programa MPS conseguem reduzir significativamente o desperdício de impressões e minimizar sua pegada de carbono. Uma iniciativa como essa é o trampolim para um programa de sucesso de sustentabilidade ambiental de qualquer companhia.