Entenda agora o que é e como funciona o SPED

“Os arquivos do SPED Fiscal apresentam certas peculiaridades que podem significar um grande desafio, até mesmo para os gestores empresariais mais experientes.

O que é SPED?
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se do sistema elaborado para que o governo federal receba e processe os dados contábeis e fiscais das empresas, dividindo-se em duas principais escriturações mensais diferentes: uma voltada à apuração do IPI e do ICMS e outra destinada à apuração da Contribuições Sociais, como COFINS, PIS e CPRB.

Embora ambas as declarações sejam feitas no ambiente SPED, há algumas distinções quanto ao seu preenchimento (pois se referem a tributos distintos) e os responsáveis por sua fiscalização, análise e recepção.

O SPED Fiscal (também conhecido como EFD ICMS/IPI) consiste em uma declaração elaborada por meio de um PVA (programa validador) específico, com o objetivo de apurar os débitos e os créditos do ICMS, além da apuração de IPI. O principal propósito é informar à SEFAZ (Secretaria da Receita Estadual) e à Receita Federal, os tributos de sua competência.

Quanto à COFINS e ao PIS (EFD Contribuições), o sistema também apresenta um programa validador próprio que transmite diretamente à Receita Federal, órgão competente para fiscalização, arrecadação e análise destes tributos.

Quais os principais problemas que podem acontecer na entrega?
Os arquivos do SPED Fiscal apresentam certas peculiaridades que podem significar um grande desafio, até mesmo para os gestores empresariais mais experientes.

Nesse sentido, não é incomum se deparar com erros em documentos que, em um primeiro momento, pareciam estar na mais perfeita ordem, mas que posteriormente encontram problemas relacionados a mudanças nas alíquotas ou em algumas regras específicas.

Escrituração de notas com erros na emissão
Um dos mais graves problemas do SPED Fiscal pode ocorrer devido à desatenção dos seus colaboradores ante as dificuldades presentes para o preenchimento dos diferentes campos da NF-e.

Assim sendo, é possível que eles se deparem com sistemas que contam com campos destinados à inserção de valores referentes a inúmeros aspectos de cada transação, o que complica a definição do valor total da nota, acarretando erros na emissão.

Falta de notas fiscais
Há muitos contadores que encontram problemas ao receber notas fiscais, referentes à compra de produtos e insumos, emitidas contra uma organização. A falta de escrituração de uma nota tende a provocar erros nos registros de arquivos e na apuração de tributos e impostos.

A solução consiste em receber (em formato digital) as notas que os fornecedores emitiram dentro do prazo. Lembre-se, também, de salvar os documentos, mantendo-os seguros durante o período no qual a Receita pode auditar o SPED, qual seja, 5 anos.

Negócios com empresas inaptas
Os dados do Cadastro de Terceiros (relacionados a clientes e fornecedores) geralmente estão desatualizados e, se não forem devidamente alterados, causarão erros e, consequentemente, aplicação de multas pela Receita. Para evitar isso, é altamente recomendável manter sempre atualizada a base de dados da sua empresa.

Em suma, saber o que é SPED é uma condição necessária para o funcionamento de qualquer organização.

Como você lida com o SPED em sua empresa? Acesse nosso site e saiba sobre outras informações importantes.