A importância de processos bem definidos em agências de comunicação

De acordo com dados do iZoom 2018, mais de 60% das agências no Brasil possuem processos bem definidos. Esse número prova que os gestores estão cada vez mais engajados em um modelo de gestão pautado em resultados de performance da própria agência, se distanciando gradativamente daquela máxima de que é preciso responder apenas pelos resultados dos clientes.

Embora essa preocupação se mostre mais latente, boa parte das agências de comunicação ainda encontra obstáculos na hora de implementar processos alinhados com suas demandas. Em outras palavras, fazer com que líderes e demais departamentos falem a mesma língua tem sido um grande desafio.

No mercado há uma série de ferramentas que prometem gerenciar e organizar processos. Todavia, é preciso concordar que utilizar tais recursos de forma isolada não garante que os resultados esperados ocorram na prática. É preciso, antes de tudo, identificar os objetivos e prioridades, mapear os pontos de gargalo, distribuir tarefas e acompanhar resultados.

Todos os departamentos falam a mesma língua

Uma definição de processos reflete benefícios em todas as empresas que apresentam fluxos de trabalho intenso. À medida que os colaboradores passam a trabalhar de forma integrada, fica fácil entender a que departamento cada tarefa pertence, como funciona a passagem de jobs entre os setores e que tipo de informação deve ser entregue para cada um. Nesse sentido, lançar mão de recursos e ferramentas para otimizar os processos é fundamental.

O Playbook é uma metodologia quem vem sendo amplamente utilizada no mapeamento de processos de equipes comerciais, delineando os processos e as regras da empresa.

Na prática, o documento ajuda a analisar e mapear todas as etapas pelas quais um prospect passa ao se tornar uma oportunidade e entrar no funil de vendas. Embora a o recurso seja comumente empregado em departamentos de vendas, ele pode e deve ser aproveitado para documentar boas práticas e mapear metodologias de trabalho.

Outra metodologia utilizada é o SLA - Service Level Agreement (Acordo de Nível de Serviço). Trata-se de um acordo que objetiva o alinhamento entre diferentes departamentos de uma empresa, bem como as metas que devem ser cumpridas por cada um.

Por mais que essa metodologia possa parecer um tanto quanto distante da rotina de uma agência, sua utilização em empresas de comunicação tem grande potencial na estruturação de processos. Além de garantir que os setores foquem no mesmo objetivo, deixando claro as responsabilidades das partes envolvidas em um projeto.

Os procedimentos são unificados

É fato que a rotatividade ainda é uma questão recorrente em agências de comunicação. Entre outros fatores, isso influencia amplamente na forma com a qual os processos são executados. Isso porque, é comum que os procedimentos partam do próprio colaborador, não da empresa. Nesse sentido, caso ele saia da agência e outro funcionário assuma a função, os processos são diretamente afetados.

Esse cenário também acontece quando há colaboradores executando atividades similares de formas distintas. Consequentemente, alguns clientes podem ter excelentes resultados enquanto outros não. Quando os procedimentos são unificados, a incidência de erros e disparidades nos jobs diminuem, e a qualidade dos serviços é assegurada.

A produtividade é medida com eficácia

Medir os níveis de produtividade de uma agência nem sempre é uma tarefa fácil. Mas, ao passo que os processos vão sendo definidos, torna-se mais simples entender quem está sendo mais ou menos produtivo. E alguns casos, um determinado funcionário aparenta ser menos produtivo por executar um processo diferente, mas na prática não é bem assim.

Acontece que, quando uma equipe define e acompanha a implementação de uma metodologia do trabalho em conjunto, é possível descobrir, de forma mais eficaz, a melhor forma de executar as tarefas. Com o aumento da produtividade, é possível atender a novos clientes com o mesmo time, sem que seja necessário a contratação de novos funcionários.

Por fim, é importante fazer a mensuração de tudo o que foi definido, acompanhando e revalidando cada um dos procedimentos. Por se tratar de uma mudança cultural, é necessário que gestores e CEOs de agências deem tempo para que os colaboradores se adaptem a essas mudanças.