A necessidade de usar uma ferramenta de contabilidade quando o assunto é inteligência artificial

A inteligência artificial pode ser definida como uma inteligência humana ao ser exibida em um dispositivo tecnológico ou softwares. Isso faz com que uma máquina possa executar processos e cálculos de forma rápida e precisa. Além disso, a inteligência artificial pode contar com o aprendizado automático, chamado de machine learning. Este processo faz com que a máquina tenha o reconhecimento de padrões para executar tarefas e ações, sem precisar da intervenção humana.

A IA pode ser considerada útil nas mais diversas áreas, seja no atendimento online, no processo de recrutamento de pessoas e na contabilidade, para agilizar processos mais simples. Um exemplo dessa utilização é demonstrado pela Receita Federal que, recentemente, começou testes para utilizar a inteligência artificial para acelerar o andamento de milhares de processos tributários à espera de julgamento na primeira instância administrativa.

Os testes feitos pela Receita Federal são o primeiro passo para que os computadores possam ler autos, alegações da defesa e, até mesmo, elaborar propostas de decisão. O objetivo da RF é reduzir o estoque de processos. Este cenário mostra que esse tipo de tecnologia traz uma eficiência maior para trabalhos pequenos, mas ressalta que é necessário entender que a tecnologia não substitui, pelo menos por enquanto, o trabalho que é desempenhado pelo auditor. A inteligência artificial é apenas mais uma opção para auxiliar os processos de julgamento.

As empresas precisam ficar atentas

Mesmo com avanços e processos automatizados, muitas empresas - as que possuem um departamento de contabilidade e que lidam com um grande fluxo de dados -, devem ficar atentas a processos básicos que são essenciais para o bom funcionamento da empresa e que exigem um alto grau de compromisso.

Entre os inúmeros arquivos de contabilidade que são importantes e que devem ser conferidos para não existir nenhum tipo de erro, está o XML. O documento contém todas as informações que precisam estar na NFe, pois ele será entregue em obrigações como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), entre outras, para o Governo.

A partir do momento que observamos a importância do XML, é necessário entender os principais dados que contemplam esse arquivo. Informações como a base de cálculo, valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins, além de datas de emissão, saída/entrada e valor total, devem ser conferidos para que não haja nenhum tipo de erro, evitando problemas com o fisco e a Receita Federal.

Em uma pesquisa realizada pela Arquivei, com mais de 600 empresas, foi apurado que 63,3% das empresas recebem notas fiscais de entrada com algum tipo de erro, o que pode causar problemas Contábeis e Fiscais que poderiam ser evitados. Por isso, ter um departamento contábil, fiscal e tributário organizado é essencial para conferir corretamente os códigos e cálculos tributários de notas fiscais.

As empresas devem ficar atentas com esse tipo de inconsistência nos dados de suas notas fiscais, uma vez que o problema pode ser considerado como "nota fria", gerando uma desorganização no setor fiscal e, consequentemente problemas junto ao fisco. Por isso, ter uma plataforma que ajude na organização, consulta e download de notas fiscais, é essencial para o bom funcionamento do departamento de contabilidade de uma empresa.

*Christian de Cico é engenheiro de produção com foco em otimização de processos e redução de custos, fundou o Arquivei inicialmente para resolver problemas contábeis e fiscais de sua construtora civil. Felizmente, extrapolou o projeto para revolucionar a gestão fiscal de empresas com inteligência e ir além, trazendo automação, redução de custos e recuperação de créditos com velocidade e custos surpreendentes.

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