4 medidas que empresas precisam adotar já para evitar autuações diante da reforma tributária

A reforma fiscal, que criará os tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), terá sua primeira etapa prática em 2026. Empresas de todos os setores serão obrigadas a emitir documentos já com os novos campos e alíquotas, ainda sem impacto financeiro. A negligência nesse período significa perder a única janela segura para correção de cadastros, sistemas e apuração antes dos efeitos concretos da nova tributação. É o momento para ajustar fluxos e evitar que inconsistências se transformem, em 2027, em autuações, perdas de créditos e retrabalho estrutural.

Para a advogada tributarista Milena Maranho, do Ciscato Advogados Associados, 2026 precisa ser tratado como um ano de preparação crítica, com metodologias claras, equipes envolvidas e decisões acompanhadas de revisão formal.

“O que for definido em 2026 impactará diretamente na capacidade da empresa em operar com estabilidade e segurança nos anos seguintes”, afirma. Ela aponta quatro orientações principais que devem ser priorizadas pelas companhias na revisão de seus processos fiscais e operacionais.

Medidas práticas

A primeira delas é a realização de um diagnóstico técnico consistente, capaz de dimensionar, com precisão, o impacto da reforma tributária na realidade específica de cada empresa. Esse movimento envolve não apenas a leitura das normas, mas a interpretação prática dos cenários projetados para o IBS e a CBS, considerando setores, regimes aplicáveis, créditos, operações interestaduais e particularidades de produtos e serviços. “Trata-se de compreender tecnicamente o novo modelo, mas também de transformar essa compreensão em decisão prática.”

Para a advogada, o apoio de profissionais especializados pode ser determinante para evitar interpretações equivocadas e antecipar ajustes que, se deixados para a fase final, tendem a gerar retrabalho. Ela recomenda ainda o uso de ferramentas como a calculadora de simulação disponibilizada pelo governo, que permite quantificar os efeitos potenciais da reforma e transformar o diagnóstico em base estratégica.

A segunda orientação diz respeito à fase de organização estrutural da transição, que exige revisão minuciosa de cadastros e parametrizações, antes mesmo dos testes iniciarem. Isso significa reavaliar NCM, CNAE, natureza das operações, exceções e benefícios fiscais, regimes diferenciados e particularidades que influenciarão diretamente a composição do IBS e da CBS. “Esse trabalho não é apenas cadastral, pois ele redefine a lógica de enquadramento tributário da empresa e serve de base para que a futura apuração seja coerente com a tributação efetiva da operação.”

Paralelamente, essa etapa envolve a adequação tecnológica dos sistemas que sustentam a rotina fiscal, como os ERPs, emissores de NF-e e NFS-e, plataformas de faturamento, PDVs, integrações com contabilidade, controle de créditos e logística. Quanto mais precisa for essa configuração inicial, segundo Milena, menor será o risco de divergências entre documento, escrituração e apuração nos anos seguintes.

A terceira orientação consiste na implementação de um ciclo estruturado de testes. “Em 2026, as empresas serão obrigadas a emitir documentos fiscais já contendo IBS e CBS, o que torna esse período uma oportunidade para corrigir parametrizações e ajustar cadastros antes que o novo sistema passe a gerar créditos, débitos e reflexos contábeis.”

No início de dezembro de 2025, a Receita Federal divulgou a Nota Técnica 1.33, que reforça a obrigatoriedade de preenchimento dos campos de CBS e IBS, nas Notas Fiscais a partir de 1º de janeiro de 2026, no entanto, informa que não haverá rejeição automática. Este ponto permanece suspenso por prazo indeterminado.

Essa normativa, para Milena, “amplia o prazo de adaptação para as empresas, mas deve-se ter muito cuidado. Quanto antes à regularização ocorrer menor o risco envolvido e maior é o tempo de testes”.

A simulação em ambiente real, mas sem ônus financeiro, exigirá registro sistemático das inconsistências, auditoria dos XMLs, testes comparativos com a apuração atual e análise de exceções. “Ela permitirá que a empresa identifique falhas de cálculo, divergências entre sistemas, parametrizações duplicadas, discrepâncias de CFOP e conflitos entre ERP, plataformas de emissão e escrituração.” Os resultados desses testes, segundo ela, devem retroalimentar a revisão técnica, servindo como base para nova rodada de ajustes cadastrais e tecnológicos.

Conscientizar e capacitar

A quarta diretriz é promover conscientização e capacitação contínua das equipes envolvidas na transição tributária, diretas ou indiretamente, acompanhadas da criação de comitês internos com representação de todas as áreas impactadas. Isso inclui fiscal, contábil, TI, faturamento, compras, logística, controladoria, financeiro e jurídico. Milena ainda observa que a reforma exige uma atuação transversal e organizada, com alinhamento entre as frentes e envolvimento da alta gestão. “Não se trata apenas de preparar pessoas, mas de reestruturar processos de modo sistemático, assegurando que a absorção do novo sistema fiscal seja uniforme, permanente e sustentada por práticas de compliance.”

Milena explica que os impactos da reforma não estão apenas na tributação em si, mas na forma como as empresas registram, conferem, integram e auditam seus documentos. “A apuração tornar-se-á única, mas a governança fiscal ficará mais exposta.” A auditoria interna, segundo Milena, precisará ser antecipada para o início do fluxo, atuando de forma preventiva desde os cadastros e simulações. “Sem isso, a empresa corre o risco de repetir erros em escala e incorporar distorções à sua conformidade fiscal.”

Milena também alerta que o maior perigo é a naturalização dessas falhas. “O problema não está em errar em 2026, mas em deixar de corrigir.”

Sobre o Ciscato Advogados Associados – Fundado em 1997, o Ciscato Advogados atua na prestação de serviços jurídicos com foco em Direito Empresarial, com ênfase na consultoria preventiva e estratégica. Ao longo de sua trajetória, consolidou expertise em áreas como Direito Administrativo, Licitações, Trabalhista Consultivo, Imobiliário, Criminal Econômico, LGPD, Compliance, Governança e Consultoria Societária. Com sede em Curitiba e atuação nacional, o escritório atende empresas de médio e grande porte de diversos setores, incluindo indústria, serviços, mercado financeiro e setor público.