Sete erros comuns na gestão de documentos e como resolvê-los com tecnologia

Problemas na gestão documental são mais frequentes do que se imagina, principalmente nas áreas de Segurança do Trabalho (SST) e Recursos Humanos (RH), onde a quantidade de exigências legais e o volume de documentos crescem continuamente. Mesmo empresas organizadas acabam enfrentando dificuldades para manter tudo sob controle, o que pode resultar em documentos extraviados, prazos perdidos, retrabalho, riscos de multa e entraves em auditorias.

“Muitas vezes, os setores responsáveis deixam para organizar os documentos depois. Só que esse ‘depois’ costuma virar uma urgência no meio de uma fiscalização ou auditoria”, afirma Willian Valadão, CEO da Dynadok, startup especializada em automação de documentos com inteligência artificial (IA). Apesar dos desafios, há caminhos para tornar a gestão mais segura e eficiente. Segundo Valadão, “os problemas não significam necessariamente que a empresa é desorganizada, mas que precisa de processos mais inteligentes, padronizados e, sempre que possível, automatizados”.

Para o especialista, a solução definitiva para os gargalos na gestão documental passa pela tecnologia: “Não se trata de aumentar a equipe ou criar mais planilhas, mas sim de automatizar processos, padronizar fluxos e centralizar a gestão”. A seguir, veja os sete erros mais comuns cometidos na gestão de documentos e entenda como cada um deles pode ser resolvido com apoio de tecnologia e estrutura adequada.

Perda de documentos importantes

Extravio de arquivos físicos, falhas em planilhas ou ausência de backup em nuvem podem comprometer a defesa em processos trabalhistas e resultar em multas. A solução é centralizar todos os documentos em um ambiente digital seguro, com controle de acesso, rastreabilidade e histórico de versões. Tudo isso reduz o risco de perdas e garante mais segurança jurídica.

Falta de padronização nos modelos usados

Quando cada setor preenche documentos de forma diferente, os dados ficam inconsistentes e difíceis de auditar, gerando retrabalho e erros no envio ao eSocial. Utilizar um sistema com Inteligência Artificial capaz de extrair dados de PDFs e imagens, mesmo não padronizados, facilita a integração entre setores e garante uniformidade nas informações.

Prazos vencidos por falta de controle automatizado

Deixar de realizar treinamentos obrigatórios e revisões de documentos como Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) e Programas de Gerenciamento de Riscos (PGRs), o que pode gerar infrações às normas regulamentadoras. Implementar alertas automáticos para vencimentos e reciclagens garante conformidade com prazos legais e evita penalidades.

Dados divergentes entre documentos legais

Informações desencontradas entre documentos como Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT) prejudicam auditorias e podem comprometer direitos trabalhistas, como o acesso à aposentadoria especial. É necessário padronizar dados e registros com apoio de uma plataforma que automatize a validação e sincronização das informações entre documentos relacionados.

Retrabalho e desperdício de tempo

Buscar documentos em diferentes setores, pastas físicas e e-mails antigos consome horas da equipe e reduz a produtividade. Segundo o especialista Willian Valadão, a centralização digital dos arquivos, com ferramentas de busca e organização por perfil de usuário, elimina retrabalhos e agiliza a rotina operacional.

Acesso sem controle ou inseguro

Sem controle adequado, qualquer colaborador pode alterar, excluir ou visualizar documentos sensíveis, o que fere a LGPD e coloca a empresa em risco. O ideal é adotar um sistema com gestão de permissões e trilha de auditoria, que garanta que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a dados críticos.

Dificuldade em gerar relatórios e evidências

Muitas empresas ainda perdem tempo produzindo relatórios manuais para auditorias, certificações e exigências do eSocial. A dica é utilizar automação com geração de relatórios e evidências sob demanda, o que reduz o esforço manual e assegura precisão nas informações apresentadas.

Sobre a Dynadok — Fundada em 2024, a Dynadok é uma startup de automação documental por Inteligência Artificial. Com tecnologia própria que agiliza processos, reduz custos e elimina os erros manuais na análise de documentos, a empresa atende todos os setores da economia, como educação, construção civil, mineração, dentre outros. Foi criada pelo Willian Valadão, empreendedor em série que idealizou, escalou e vendeu outras startups para empresas de capital aberto.