7 riscos reais do uso irregular de certificados digitais

São muitas as situações no dia a dia corporativo que podem apresentar ameaças. Certificados digitais como e-CPF e e-CNPJ são ferramentas essenciais para garantir autenticidade, integridade e validade jurídica em diversas transações. No entanto, seu uso inadequado pode expor empresas e profissionais a sérios riscos financeiros, fiscais e até criminais.

De acordo com José Luiz Vendramini, sales account manager da Redtrust na América Latina, o certificado digital é o DNA de qualquer empresa ou entidade, sendo fundamental para sua identidade e segurança no mundo digital. “O impacto que a manipulação ou roubo desses certificados representa para as empresas pode ser enorme”, explica.

"Trata-se de uma ameaça grave à reputação das empresas, pois pode comprometer a confiança de seus clientes. Além disso, uma violação de segurança pode ter um impacto devastador na percepção da marca, resultando em perda de credibilidade e danos duradouros à reputação corporativa”, completa Vendramini.

Com base em situações reais, a Redtrust destaca os principais perigos associados ao uso irregular dessas credenciais e reforça a importância da governança sobre sua utilização.

Uso indevido por funcionários ou terceiros

Colaboradores com acesso ao e-CNPJ podem assinar contratos ou executar operações sem autorização da diretoria. Isso pode comprometer juridicamente a organização com obrigações não reconhecidas, podendo ocasionar responsabilidades legais por contratos fraudulentos.

Fraudes fiscais e simulação de transações

Fraudadores podem acessar um e-CNPJ e emitir notas fiscais falsas com o objetivo de criar créditos tributários legais. Com isso, a empresa pode sofrer autuações da Receita Federal, multas e processos criminais.

Roubo de identidade digital e assinatura fraudulenta

O armazenamento local e desprotegido de certificados facilita a ação de hackers, que podem usar essas credenciais para invadirem o sistema de um contador, por exemplo, e roubarem um e-CPF para assinar documentos ou realizar ações em nome do titular, gerando prejuízos financeiros e processos judiciais.

Uso de certificados expirados ou revogados

Assinaturas feitas com certificados vencidos podem ser invalidadas legalmente. Isso atrasa processos importantes, gera retrabalho e compromete a validade de documentos legais, como contratos ou declarações fiscais. Diante desse cenário, contratos podem ser anulados e processos burocráticos atrasados.

Fraudes em processos licitatórios

O uso de diferentes e-CNPJs por empresas controladas pelo mesmo grupo em licitações públicas é uma prática ilegal que pode levar à exclusão de processos licitatórios e penalidades legais.

Compartilhamento informal de certificados

Empresários e profissionais liberais que compartilham seus e-CPFs ou e-CNPJs com contadores, consultores ou terceiros estão expostos a fraudes como abertura de empresas laranjas, movimentações financeiras indevidas e falsidade ideológica. Diante disso, o titular pode ser responsabilizado por crimes cometidos em seu nome.

Assinaturas de declarações de imposto falsas

Contadores podem submeter declarações com erros ou inconsistências utilizando o e-CPF de um cliente, o que acarretará multa e processo ao titular por sonegação fiscal.

Os certificados digitais são ferramentas poderosas, mas sem uma solução de gestão adequada, podem representar grandes riscos. Para as situações citadas, a Redtrust possui gestão adequada que vai além do armazenamento. Ela inclui:

- Controle granular de acessos e logs detalhados, garantindo que apenas usuários autorizados possam utilizar os certificados digitais.
- Restrição do uso do certificado a usuários específicos e monitoramento em tempo real para evitar ações fraudulentas.
- Monitoramento automático da validade dos certificados e alertas para renovação antecipada.
- Gestão centralizada que impede o uso indevido dos certificados, garantindo transparência e conformidade com a legislação.
- Armazenamento seguro dos certificados digitais sem necessidade de exportação para dispositivos locais, evitando acessos indevidos.
- Autenticação segura e impossibilidade de cópia ou exportação do certificado, evitando uso indevido.
- Controle de uso e rastreamento de todas as assinaturas realizadas, garantindo conformidade e auditoria.

Sobre a Redtrust

A Redtrust, empresa do grupo Keyfactor, é a solução escolhida pelas empresas para gerenciar e controlar sua identidade digital. O armazenamento dos certificados digitais em um gestor especializado garante segurança, tanto ao autenticar-se para realizar trâmites online com outras entidades e organismos públicos, quanto para assinar digitalmente documentos e comunicações.

Mais de 1.000 empresas, nos mais diversos setores como financeiro, energético, agronegócio e construção, confiam na Redtrust para uma gestão centralizada de seus certificados digitais, com os mecanismos necessários de controle sobre seus usos e ciclo de vida. A proteção dos certificados é assegurada ao serem armazenados em um servidor cifrado, único e independente.