A digitalização de documentos é um processo que consiste em converter documentos físicos em formato digital, permitindo seu armazenamento, acesso, compartilhamento e análise de forma mais eficiente e segura. No entanto, a digitalização de documentos envolve não apenas a captura de imagens ou textos, mas também a extração, validação e integração de dados relevantes para os processos de negócios das organizações.

Nesse sentido, a inteligência artificial (IA) desempenha um papel fundamental na digitalização de documentos, pois oferece soluções que automatizam e otimizam as etapas do processo, reduzindo o tempo, o custo e os erros humanos.

Uma das aplicações da IA na digitalização de documentos é o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que consiste em identificar e extrair textos de imagens ou documentos escaneados. O OCR utiliza algoritmos de visão computacional e processamento de linguagem natural (PLN) para reconhecer os caracteres, corrigir possíveis distorções, eliminar ruídos e converter os textos em formatos editáveis.

OCR e técnicas avançadas de IA

O OCR tradicional nem sempre é capaz de lidar com a variedade e a complexidade dos documentos, especialmente aqueles que contêm dados estruturados ou semiestruturados, como formulários, faturas, contratos, etc. Nesses casos, é necessário utilizar técnicas mais avançadas de IA.

Uma delas é a classificação de documentos, que consiste em sua categorização de acordo com seu tipo, conteúdo ou finalidade, facilitando sua organização e recuperação. A classificação de documentos pode ser feita por meio de redes neurais artificiais, que são modelos computacionais inspirados no funcionamento do cérebro humano, capazes de aprender padrões e características dos documentos a partir de exemplos.

É possível também realizar a extração de informações, identificando e extraindo dados relevantes dos documentos, como nomes, datas, valores, assinaturas, etc. A extração de informações permite fazer a tipificação dos documentos para melhor localização do acervo. Além disso, pode ser feita por meio de técnicas de PLN, como análise sintática, semântica e pragmática, que permitem compreender o significado e o contexto dos textos, bem como de técnicas de visão computacional, como detecção de objetos, que permitem localizar e segmentar elementos gráficos dos documentos.

Esse ponto é especialmente relevante para as empresas que precisam implementar um framework de controle de informações aderente à LGPD. Com a possibilidade de reconhecer informações ampliada, é possível categorizar documentos com informações sensíveis à luz da Lei Geral de Proteção de Dados, desenvolvendo estratégias de manuseio, resguardo e descarte dessas informações.

Validação de dados e diminuição de erros

Outro ponto que os sistemas de IA podem contribuir nas estratégias de digitalização de documentação é para a validação de dados. Em operações de crédito, por exemplo, a validação de dados pode acelerar a esteira de aprovação de crédito, diminuindo o trabalho operacional, e liberando os profissionais para tarefas mais analíticas.

Ao utilizar essas técnicas de IA na digitalização de documentos, as empresas podem obter diversos benefícios e oportunidades, tais como: aumento da produtividade, com a automação de processos; redução de custos, com a eliminação de documentos físicos; melhoria da qualidade com a diminuição de erros humanos e garantia da precisão, consistência e conformidade dos dados; adequação ao compliance, com a possibilidade do mapeamento de dados sensíveis, e a criação de estratégia de proteção desses dados e, por fim, a inserção da IA amplia a capacidade de inovação, com a análise e geração de insights a partir de dados extraídos dos documentos.

Portanto, a IA é um elemento-chave na digitalização de documentos, pois proporciona soluções que transformam os documentos em ativos digitais, que podem ser gerenciados, acessados e analisados de forma inteligente. Assim, a IA contribui para a melhoria da eficiência, da competitividade e da sustentabilidade das organizações, além de promover a transformação digital e a sociedade do conhecimento.

Sobre a Access 

Fundada em 2004 na Califórnia, a Access é a segunda maior empresa do mundo em gestão de documentos e informações. No Brasil desde 2015, é especialista em BPO (Business Process Outsourcing) para gestão documental. Entender a necessidade do cliente e planejar um gerenciamento inteligente da informação, com avançadas tecnologias, para empresas de todos os segmentos e portes é a especialidade da empresa. A Access Possui um histórico de 130 aquisições realizadas desde 2004, está presente em 96 cidades dos Estados Unidos, Austrália, Canadá, Costa Rica, Panamá, Trinidad e Tobago e Brasil.