Apontada como uma das principais tendências estratégicas de tecnologia para 2022, a automação está no radar de líderes que querem melhorar a eficiência de suas empresas. De acordo com um estudo realizado de abril a maio de 2022 pela consultoria Gartner, 85% dos líderes de Infraestrutura e Operações que trabalham em empresas não totalmente automatizadas esperam alcançar essa transformação em até três anos. Na prática, a automação visa automatizar as tarefas repetitivas, promover a transformação digital e tornar a rotina corporativa mais ágil. Porém, para o especialista em process mining, Cleiton Garcia, o valor trazido pela automatização é muito maior quando a empresa controla a eficiência da operação dos seus processos a fundo.

“Pode parecer óbvio afirmar que automatizar processos ineficientes irá prejudicar a operação da empresa, porém, é preciso ter em mente que muitas vezes essa ineficiência é um ponto cego aos gestores. Eles podem saber que existe um problema, mas não sabem quantificar o impacto no dia a dia da operação, ou mesmo identificar qual é a sua causa raiz, o que compromete a avaliação sobre onde investir em aumento de eficiência ou qualidade”, explica o profissional.

Diretor de Tecnologia e cofundador da primeira plataforma de process mining do Brasil, Garcia trabalha há 20 anos na área de tecnologia para grandes organizações e também é doutor e professor de Inteligência Artificial. Segundo ele, adotar uma gestão por processos e desempenho é uma necessidade para as empresas que buscam expandir sua atuação em um mercado competitivo e com muitas adversidades.

“A melhoria contínua de processos tem sido discutida há décadas, mas, na prática, sabe-se que a realidade é outra. A otimização dos serviços e operações de negócio não pode estar apenas dentro de um ou outro departamento que, por vezes, possui mais compromisso com as normas do que o desempenho. Com o advento de Process Mining, a melhoria contínua tem sido alcançada com menor custo, suprindo a carência de profissionais especialistas em processos e dando maior transparência aos gestores que ampliam a discussão de desempenho de seus processos com toda a operação do negócio”, afirma.

Além de melhorar a jornada para a automação, o especialista elencou outros três benefícios de adoção de Process Mining.

Transparência e segurança nos processos

“A gestão por processos garante aos líderes e gestores um compartilhamento claro e eficiente de informações com toda organização e colaboradores. Isso gera mais transparência e confiança dos times com uma visão clara de KPIs, SLAs contextualizado sobre um mapa dos processos sempre atualizado e refletindo a realidade compreendida pelos algoritmos”, explica Garcia. Essa é uma forma de fazer com que os colaboradores entendam suas atividades e propósito de forma objetiva, conheçam a continuidade de sua atividade e melhorem a passagem de subprodutos para o próximo departamento, tornando o trabalho mais seguro e resiliente.

Objetividade em resultados

Além da transparência, Garcia indica que Process Mining permite que resultados sejam alcançados com mais objetividade, pois a tomada de decisão se torna simples. “Contra fatos e dados, não há argumentos. Discutindo com base nas transações registradas nos sistemas e capturadas pela plataforma de Process Mining, logo temos um fato e dados de todas as etapas do processo, gerando um mapa que é a realidade do processo”, contextualiza. “Dessa forma, a equipe mensura e entende os pontos de gargalo, falhas e retrabalhos com muito mais clareza e precisão, melhorando as atividades até alcançar o resultado final com mais eficiência”.

Maior produtividade e redução de custos

“Ações claras e objetividade nos resultados tem impacto direto na produtividade da equipe”, pontua o especialista. “Um time que consegue visualizar seus processos, ganhos, perdas e objetivos, tende a se motivar mais e criar soluções para derrubar barreiras e objeções que impedem sua produtividade”. Ele também reforça que a redução das etapas de execução, a empresa também ganha na redução de custos operacionais. Além disso, a tecnologia Process Mining promove otimizações e reconfiguração dos processos, permitindo aumentar ou reduzir a capacidade, conforme o volume de trabalho e eventos do mercado.

Automação de processos

“Finalmente, a automação de processos. Com o entendimento dos processos e compreensão do fluxo de trabalho na operação, é possível entender quais deles são os melhores candidatos para automatização”, diz Garcia. Ele explica que, após selecionar o processo e o fluxo de atividades, é preciso ter uma visão clara de onde automatizar - considerando o volume da tarefa - e também balancear com a expectativa de redução de custos. Ele também ressalta que, com os objetivos traçados, é possível concentrar esforços em atividades relevantes e estratégicas, e permitir que ferramentas e plataformas realizem trabalhos repetitivos, com baixa variabilidade, que não necessitam constantemente da interferência ou inteligência humana.

Outro fator a ser considerado, segundo o especialista, são as taxas de falhas nos projetos iniciais de automatização. Segundo um estudo da Ernst & Young, 30% a 50% dos projetos iniciais de RPA falham, mas, se combinar com Process Mining, este risco é mitigado. “Os robôs também precisam de um olhar sobre sua qualidade e eficiência, e com a combinação de Process Mining esse controle passa a ser mais inteligente. Logo, a mineração de processos continua monitorando o trabalho dos robôs de forma contínua, apoiando na evolução”, finaliza.