Tecnologia na gestão pública: como a capacitação de servidores abre caminho para formar governos digitais

A sensibilização dos profissionais que trabalham para a administração pública é um dos maiores desafios para que um projeto de governo digital dê certo. Essa mobilização é necessária para que o uso da tecnologia seja encarado e resulte, de fato, em algo positivo para instituições, servidores e sociedade.

Para Ana Christina da Silva, Coordenadora de Capacitação e Documentação na Softplan - empresa referência no desenvolvimento de software para a Indústria da Construção, Justiça e Gestão Pública, isso acontece porque há uma quebra de paradigmas relacionados ao cotidiano de trabalho até então “tradicional” e como o cidadão se conecta com essas organizações. Além disso, a qualificação é uma forma de preparar e engajar os servidores para uma mudança fluida e efetiva, capaz de melhorar processos, aumentar a eficiência nos serviços prestados e gerar mais transparência.

“A adoção de novas tecnologias no ambiente governamental, mesmo trazendo benefícios no médio e longo prazos, é desafiadora porque envolve mudança de cultura e adaptação ao novo processo de trabalho. É vital comunicar, sensibilizar e capacitar o servidor desde o início da transformação digital para que ele se sinta parte essencial nesse processo de evolução. Ao estar preparado e confiante ele fará pleno uso do sistema, obtendo resultados estratégicos alinhados aos objetivos dele e do órgão no qual trabalha", destaca Ana Christina.

Referências nacionais

Um dos exemplos mais marcantes da relação entre a capacitação, o sucesso de um projeto e fomento ao investimento do dinheiro público em ferramentas digitais vem de Santa Catarina. O “Governo sem Papel” se tornou referência no País e ganhou o prêmio CERTI de Inovação depois que o Estado passou a cadastrar e tramitar todos os processos administrativos e documentos produzidos na Administração Pública exclusivamente em formato eletrônico, por meio da solução Solar BPM. Para que o projeto mantenha os resultados esperados, incluindo uma economia estimada de R$ 29 milhões ao ano aos cofres públicos, só em 2019 mais de cinco mil servidores concluíram cursos presenciais ou a distância para colocar o plano em prática em mais de 30 órgãos públicos estaduais e de lá pra cá as capacitações a distância acontecem periodicamente.

Outro referencial é o Ministério Público de Santa Catarina, que já tinha as ferramentas disponíveis para avançar na transformação digital, mas até o início do ano passado ainda registrava e tramitava quase a totalidade dos processos em meio físico. Com o começo da pandemia, o Órgão conseguiu capacitar, de maneira online, centenas de servidores em apenas três semanas e a adesão aos processos digitais inverteu a realidade de trabalho e hoje impacta a celeridade dos procedimentos. Em seis meses, o total de processos incluídos no sistema de forma digital passou de 2% para 96% no volume de inserções.

Já o Departamento Estadual de Infraestrutura Rodoviária de Sergipe (DER/SE), um dos pioneiros no Brasil na implantação de diferentes sistemas que compõem as Soluções Integradas para Gestão da Infraestrutura de Transportes e Obras (SIDER), recentemente contou com uma evolução tecnológica de seu sistema de gestão de contratos e medições de obras, que passou a ser web. Diante das melhorias e inovações desta versão houve a necessidade de uma nova capacitação e, depois desse processo, foi percebido aumento de 500% na produtividade dos servidores. Para o cidadão, o ganho está na comodidade, agilidade e transparência dos serviços.

Aprendizagem virtual

Responsável por levar a transformação digital para diferentes instituições de todo o País, a Softplan desenvolveu ampla expertise em capacitar o setor público e, considerando somente o segmento de Gestão Pública da Softplan, a coordenadoria de capacitação da empresa já ensinou quase 22 mil pessoas na implantação de novos projetos na última década. Dessas, 10,5 mil capacitações foram realizadas a distância - por meio de aulas online síncronas (ao vivo) e assíncronas (gravadas), workshops, oficinas práticas baseadas nas estratégias de gamificação e utilizando outras metodologias de aprendizagem. sempre customizadas à realidade de cada público.

De acordo com a companhia, desde março de 2020 praticamente todos os cursos são ministrados de forma online e geridos por meio de um Ambiente Virtual de Aprendizagem exclusivo, o Portal Capacita. A mudança, que reduziu as capacitações presenciais para evitar os riscos de transmissão do novo coronavírus, se mostrou efetiva. Segundo a Softplan, a mensuração de resultados foi equivalente a dos cursos presenciais ou híbridos e permaneceu com avaliação média superior a 9,0 numa escala que vai de 0 a 10. Outros mecanismos sobre o impacto das capacitações no ROI dos clientes, como avaliação de reação e usabilidade do sistema, também foram positivos.

“Mesmo antes da pandemia nós já adotávamos o ensino a distância para atender ao mercado e, especialmente dentro da gestão pública, essa é uma modalidade que traz benefícios porque, além de tornar a aprendizagem mais acessível em termos de custos, democratiza e agiliza a capacitação da solução permitindo alcançar milhares de servidores de uma só vez. No último ano, devido à necessidade de isolamento e distanciamento social, propusemos aos clientes o ensino online integral e não tivemos nenhuma perda de qualidade. Pelo contrário, além de automatizar toda a logística necessária (agendamentos, presença, pesquisa de satisfação, certificados etc.), os materiais didáticos e as videoaulas são disponibilizados aos usuários dentro da própria solução”, conclui Ana Christina da Silva.