Processos burocráticos de atendimento realizados de forma tradicional nos diversos setores das prefeituras no Brasil podem ser bastante desgastantes para os cidadãos por conta do tempo de espera. Além disso, podem afetar os próprios servidores, que precisam lidar com um sistema muitas vezes não unificado e documentos ainda impressos no papel. Nos últimos anos, prefeituras têm contornado esses problemas com o uso de plataformas digitais para otimizar seus serviços e oferecer um atendimento mais ágil, eficaz e confortável.

Municípios que usam aplicativos de Prefeitura Digital permitem que o cidadão não precise ir até o local onde funciona o órgão público para solicitar serviços, independente do setor - saúde, trabalho, tributos, entre outros. Outro benefício é a possibilidade de envio de documentos e consultas de maneira totalmente remota e online, por computador ou dispositivo mobile. Gestões que adotam esse recurso também podem contar com um sistema 100% em nuvem, eliminando o armazenamento local de dados e pilhas de arquivos físicos.

Por conta disso, a IPM, empresa responsável por soluções em GRP (Softwares de Gestão Pública), listou cinco bons motivos pelos quais as administrações das cidades brasileiras devem se adequar à digitalização e modernização:

• Sistema único de gestão

Um sistema de gerenciamento integrado e único significa que os funcionários públicos não precisam mais alimentar várias plataformas e deixar as informações espalhadas. Em um só lugar, é possível gerar, guardar e consultar dados de processos licitatórios, atos de RH, compras, contabilidade tributação, arrecadação e atendimento ao cidadão.

Os servidores também conseguem descrever memorandos, solicitar ordens de compras e efetuar pagamentos sem ter que abrir diferentes softwares. O gestor pode ainda acompanhar a fila de processos e seus prazos, por setor ou funcionário. E através dos indicadores, é possível colher informações para acompanhar de perto itens como receitas e despesas do município.

• Processos digitais

A digitalização de processos pode garantir a redução no uso de papel, o que gera economia e ajuda a proteger o meio ambiente, e aumentar a eficiência e agilidade em determinadas áreas. Principalmente porque os documentos digitais podem ser armazenados em nuvem e gerenciados de forma eletrônica, o que permite consultas com poucos cliques e evita a perda ou extravio de papéis. No sistema, o servidor pode classificar cada arquivo digitalizado e separar por categorias, facilitando o controle e acesso das pastas.

Outro ponto forte do processo digital é a assinatura digital, que evita que documentos precisem "viajar" para coleta de assinaturas. Com certificações de segurança, as assinaturas digitais permitem que o gestor municipal consiga assinar empenhos, liquidações e pagamentos de qualquer lugar, acelerando o encaminhamento de soluções de demandas dos cidadãos.

Confira neste vídeo alguns depoimentos de servidores públicos de prefeituras que já se adequaram ao processo digital.

• Autoatendimento para cidadãos

Através de um Portal do Cidadão, o contribuinte pode consultar todos os serviços oferecidos e informações sobre como acioná-los. Além de solicitar as ações de maneira remota e digital pela plataforma de autoatendimento, o cidadão também consegue acompanhar o andamento de seus processos e anexar documentos, caso necessário.

O autoatendimento online elimina a necessidade de deslocamento até a prefeitura. Empresas como agências bancárias, por exemplo, disponibilizam aplicativos para o autoatendimento de seus clientes. Para as prefeituras, uma das plataformas que reúne todos esses recursos é o Atende.Net, disponível para computadores e também para aplicativos mobile com armazenamento em nuvem.

Pela tela do celular é possível agendar consultas médicas e odontológicas, verificar a disponibilidade de remédios nos postos de saúde, emitir carnês de IPTU, acompanhar processos, consultar débitos com o município e efetuar o pagamento de impostos municipais por meio da leitura automática do código de barras das guias pelos aplicativos de bancos, sem a necessidade de impressão do documento.

Entre os outros serviços oferecidos também estão o cancelamento de débitos, baixa de atividade, análise de viabilidade e até a solicitação de alvará.

• Tarefas automatizadas

Como todo trabalho que usa da tecnologia, é possível padronizar as tarefas diárias para gerar maior eficiência. Essa padronização permite a automatização de processos, deixando a execução de ações a apenas um clique de distância dos usuários digitais. Tramitar processos, enviar notificações, solicitar assinaturas, validar pareceres, entre outras atividades podem ser realizadas automaticamente.

A otimização de fluxos de trabalho, também conhecida como Workflow, direciona a realização de cada atividade para o setor e servidor responsável, com transparência e agilidade nos procedimentos. Assim, é possível identificar inconsistências e etapas que podem ser descartadas.

• Inovação administrativa

A transformação da Prefeitura tradicional para Prefeitura Digital traz redução de custos e aumento da produtividade, facilidade e otimização no trabalho de servidores, beneficiando diretamente os cidadãos.

Para isso, é necessário escolher ferramentas tecnológicas que agreguem todas essas vantagens. Através do software de gerenciamento em nuvem da IPM Sistemas, gerenciar com eficiência as atividades administrativas de órgãos públicos municipais é possível: o Atende.Net engloba todas as áreas da gestão pública em uma única plataforma. O sistema oferece mais de 300 serviços públicos municipais, referentes ao diário oficial, nota fiscal, meio ambiente, arrecadação, cemitério, contabilidade, compras, contratos, saúde, recursos humanos, legislação e processos diversos.