Especialista dá dicas para projeto de digitalização de documentos

Por Marcelo Carreira, diretor de marketing da Access

Com a pandemia do Covid-19 empresas de todos os portes foram obrigadas a mudar o seu modelo de trabalho, e se viram em meio a grandes mudanças nos seus processos para dar conta das novas necessidades. Muitas já estão seguindo o caminho correto para otimizar o trabalho em home-office - que veio para ficar - e começando a implantar projetos de digitalização de documentos que vão integrar todas as informações e permitir que elas sejam compartilhadas por todos os funcionários, seguindo políticas de segurança e conformidade.

Mas o problema está na forma como as empresas estão implantando esses projetos, muitas vezes de forma assoberbada e sem um parceiro que seja capaz de entender as reais necessidades e apresentar soluções para atender as demandas de cada negócio. Desse jeito, a chance de algo dar errado é muito grande.

Para ser um sucesso, um projeto de digitalização de documentos deve, em primeiro lugar, reunir recursos humanos e tecnológicos. Sem o engajamento de toda a organização, incluindo liderança, gerência e colaboradores, muitas demandas deixarão de ser atendidas. A primeira dica para garantir a aderência do projeto aos objetivos da empresa é formar um comitê, com representantes dos departamentos, onde as pessoas vão apresentar seus processos e mostrar como eles podem ser otimizados.

Do ponto de vista tecnológico, a dica é oferecer um sistema simples de usar, mesmo com vários recursos disponíveis. Se for muito complicado, colaboradores perderão muito tempo e o engajamento no projeto certamente será bem baixo.

Segurança é fundamental

Outra dica para garantir a eficiência do projeto é elaborar, desde o início, uma política de conformidade, com regras claras sobre o ciclo de vida de cada documento e políticas de permissão de acesso. Nesse ponto, a empresa parceira na gestão de documentos já pode começar a traçar uma estratégia de digitalização, gerenciamento e destruição segura, seguindo os requisitos de cada setor e, também, normas governamentais, como a LGPD.

Os funcionários devem contar com processos seguros para compartilhar as informações, e o sistema deve permitir o rastreio de quem acessou um documento, quando, e se foram feitas alterações, de acordo com o nível de autorização determinado pela senha.

O papel ainda tem o seu espaço

O escritório sem papel ainda é uma utopia, essa é a verdade. Então mais uma dica é verificar se o projeto de digitalização de documentos não deixa de lado o papel. Muitos departamentos, como o RH, precisam manter o fluxo de trabalho em papel para atender a normas trabalhistas. Isso significa que as empresas ainda vão continuar a trabalhar em ambientes híbridos onde documentos em papel e nato digitais vão conviver por mais um tempo.

Como em todos os projetos, o principal é planejar, planejar e planejar. E só mais uma dica, mas que vai resolver todos os problemas: procure um parceiro com expertise para acompanhar a sua empresa na jornada da digitalização de documentos.

Sobre a Access

Fundada em 2004 na Califórnia, a Access é a segunda maior empresa do mundo em gestão de documentos e informações. No Brasil desde 2015, é especialista em BPO (Business Process Outsourcing) para gestão documental. Entender a necessidade do cliente e planejar um gerenciamento inteligente da informação, com avançadas tecnologias, para empresas de todos os segmentos e portes é a especialidade da empresa. A Access Possui um histórico de 130 aquisições realizadas desde 2004, está presente em 96 cidades dos Estados Unidos, Austrália, Canadá, Costa Rica, Panamá, Trinidad e Tobago e Brasil.