No Brasil desde 1912, o Instituto das Irmãs de Santa Marcelina, fundado em Milão, no ano de 1838, é composto por quatro verticais, sendo Saúde, Educação, Cultura e Assistência Social. Presente em sete estados do país e atendendo mais de 17 mil alunos, desde a educação infantil ao ensino superior, a vertente de ensino tem buscado investir em novas tecnologias para aprimorar seus processos administrativos e de gestão. Nesse sentido, a instituição passou a buscar uma solução de gestão, assinatura e compartilhamento de documentos, que pudesse atender suas necessidades quanto á eficiência e segurança, fosse nas transações contratuais, ou nos diversos tipos de comunicados à sua imensa comunidade.

Encontrou na Lumen IT, empresa que atua com soluções fiscais e de gestão administrativa, o que buscava. Implementou o Easy Sign, plataforma que tem conceitos de segurança e agilidade, tais como processamento em lotes, múltiplos tipos de assinaturas, inclusive de próprio punho, e diversas formas de validações. O artigo 10º $2 da MP 2.200-2/01 regulamenta o uso da assinatura eletrônica, mas somente uma forma que garanta a sua autenticidade torna o processo seguro. Para cada documento assinado, o Easy Sign gera um relatório comprobatório, podendo conter foto do signatário, geolocalização, IP da máquina, entre outras evidências.

“Temos uma gestão de tecnologia centralizada. No entanto, cada unidade de educação tem sua articulação em questões pontuais. Mesmo com essa flexibilidade, uma necessidade que identificamos em conjunto foi a questão da assinatura eletrônica”, aponta Luciano Dutra Nagli, Analista de Sistemas do Colégio Santa Marcelina de Belo Horizonte. “Passamos a buscar por um fornecedor e a Lumen IT nos apresentou a melhor proposta. Iniciamos o projeto na unidade de Belo Horizonte”.

As demandas por assinaturas eletrônicas acontecem, principalmente, durante os processos de matrícula e rematrícula dos alunos, que incluem termos de compromisso e aditivos sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Além disso, com a disponibilidade de cursos à distância, a necessidade pela solução se tornou ainda mais essencial. De acordo com Wilians Coan, Gerente de TI da vertical de educação da Santa Marcelina, “antes da parceria com a Lumen IT, produzíamos documentos personalizados em formato PDF. Precisávamos disparar esses contratos aluno por aluno, muitas vezes via correio. Era um processo moroso e caro, que demandava muito das nossas equipes”, explica o executivo.

Além de otimizar o tempo dos profissionais e reduzir o gasto com papeis e entregas, outra vantagem da Easy Sign é o armazenamento desses arquivos assinados. Wilians explica que a plataforma permite guardar os documentos separados por pastas. “Por ser totalmente digital, quando precisamos localizar algum contrato, por exemplo, conseguimos encontrá-lo por meio de palavras-chave. A busca é feita em segundos”, comenta.

De acordo com Régis Lima, COO da Lumen IT, a parceria com a Santa Marcelina acontece em um período de grandes desafios. “Todos os setores da economia global estão adaptando a forma de fazer negócio, e a tecnologia vem como grande aliada nesse processo. Além da usabilidade, a solução de assinaturas eletrônicas garante maior segurança e rapidez à Santa Marcelina na interação com seus alunos”, pontua. “Estamos muito contentes em poder, de alguma forma, ajudá-los nesse processo de transformação digital, que segue cada vez mais importante”, finaliza Régis.

Sobre a Lumen IT/BPO

Presente no mercado há mais de 22 anos, a Lumen IT é uma empresa de Tecnologia da Informação (TI) especializada em soluções fiscais e compliance, e gestão de negócios, que se consolidou no mercado em sua primeira década de atuação. No segmento, tem liderança de atuação na área fiscal e tributária. A Lumen IT é uma empresa com foco em soluções fiscais e consultoria consultiva, seja na implementação de softwares, outsourcing de serviços, “full” Compliance”, dentre outros.

Sua atuação abrange a apuração dos impostos diretos e indiretos em todo território nacional, bem como geração de obrigações acessórias, além de forte expertise em ICMS, IPI e ISS, bem como a geração da CAT/83, CAT/17.

Mais de 3 mil projetos foram realizados e entregues. Atualmente, sua carteira de clientes conta com nomes de diversos segmentos de mercado, como: Industria, Comercio, Varejo, Serviços, Manufatura, dentre outros.