Segundo um relatório produzido pela Grand View Research, o mercado de assinaturas digitais deve crescer mais de 36% até 2030, movimentando cerca de US$ 40 bilhões. E, se posso elencar os setores que mais estão ajudando a alavancar esse tipo de solução globalmente, não há dúvidas de que a educação está nas primeiras posições.

Feita via plataforma ou API, essa tecnologia se tornou uma funcionalidade essencial para automatizar processos nas escolas. Dessa forma, tanto as instituições de ensino quanto pais/responsáveis e alunos vêm colhendo uma série de facilidades nas mais diversas demandas presentes no dia a dia escolar. Dados internos mostram que a automação reduz o tempo de matrícula em até 95%. Em alguns casos, reduzindo de 20 dias para a colheita da assinatura, resultando em apenas um dia.

A começar pela assinatura de contratos, acordos comerciais, atestados, autorizações e até o “aceite” de avisos, que se torna muito mais ágil e prática. Os responsáveis financeiros pelo estudante podem, por exemplo, assinar os documentos de maneira totalmente online e através de um simples clique, sem a necessidade de se deslocar ou enfrentar filas.

Inclusive, o Whatsapp é um dos canais mais usados para isso. Hoje, já há empresas do setor no Brasil que relatam um crescimento significativo na utilização dessa ferramenta para formalizações contratuais, com taxas de conversão aumentando de 50% para quase 100%.

O acompanhamento real por todos os envolvidos na jornada - pais, equipes pedagógicas e estudantes - é outro fato que transforma e promove muita facilidade nesses processos. Além de identificar quem já concluiu a matrícula e quem ainda precisa finalizar alguma etapa, por exemplo, a escola pode enviar notificações automáticas sobre o status dos documentos, reduzindo falhas humanas e extravios e tornando todo o processo mais rápido e eficiente para todas as partes.

Um grupo que vejo se beneficiar muito por essa dinâmica é o de famílias que precisam gerenciar a rotina escolar de forma remota, colaborativa e ativa, sem necessidade de encontros presenciais. Com contratos editáveis, onde os dados são inseridos facilmente e depois criptografados e fechados, todos os responsáveis podem ter o mesmo nível de controle e visibilidade sobre o ambiente educacional, facilitando a gestão familiar e permitindo um acompanhamento igualitário.

Pensando em passeios, as notificações evitam que haja um ruído na comunicação com o aluno e que os responsáveis percam os prazos de assinatura. Cito ainda a clareza sobre como a retirada dos estudantes das instituições de ensino deve ocorrer, uma vez que as autorizações são informativas e claras, garantindo que todos fiquem sempre na mesma página.

Reputação escolar

Em plena realidade tecnológica, ressalto que a aposta em ferramentas que ajudam a padronizar processos vai além da mera adequação a uma tendência. Tecnologias como a assinatura eletrônica não apenas transformam completamente a experiência do usuário, mas também impulsionam a marca de uma instituição.

A sustentabilidade é um grande exemplo disso. Ao evitar procedimentos manuais na realização de matrículas, a escola reduz o uso de impressões de papéis e dá passos largos para uma política ESG, condizente com as agendas de organizações de todo o mundo.

Não há dúvida que essa solução também melhora a reputação da instituição, mostrando entender o que é um ambiente educacional inovador e guiado pela inteligência. A inovação faz parte desse setor e, assim como em qualquer outra área, eliminar a burocracia é o primeiro - e maior - passo para alcançá-la. A simplicidade é sempre o caminho mais disruptivo e assertivo.

*Raquel Trindade é Chief Business Officer da Clicksign e possui mais de 25 anos de experiência em sua trajetória profissional. Responsável por apoiar o desenvolvimento da marca como um todo, a executiva anteriormente liderou projetos de vendas e marketing para diferentes players do mercado.