No começo de 2020, o isolamento social obrigou educadores, gestores e alunos a se reinventarem e se adaptarem, rapidamente, às plataformas virtuais para darem continuidade às atividades escolares e acadêmicas. Dois anos depois, ainda com o retorno gradativo de muitas instituições escolares e acadêmicas ao ensino presencial e/ou híbrido, é perceptível como a tecnologia trouxe benefícios não apenas para o preparo de aulas, mas também para a gestão escolar. A ideia desenvolvida pela Kátia Cristina Marcolino, professora e coordenadora dos cursos de Tecnologia da Informação da FAEP (Faculdade de Educação Paulistana), é um exemplo disso:

Por meio de ferramentas oferecidas pela empresa Google para aprimorar a aprendizagem, colaboração e comunicação nas comunidades escolares, que fazem parte do projeto Google Workspace for Education, a professora desenvolveu um processo de inovação na gestão de matrículas do Grupo Educacional INEQ (Instituto Nacional de Educação e Qualificação Profissional) – que abrange a FAEP e a FAETI (Faculdade de Educação e Tecnologia Iracema) –, que foi considerado case de sucesso pelo Google.

Com cursos presencial e online, para alunos de todo o Brasil, o INEQ implementou as ferramentas do Google a partir de uma parceria com a Matita Tecnologia Educacional, a fim de aperfeiçoar o trabalho educacional no espaço digital e, em março de 2021, deu início ao procedimento desenvolvido pela professora Kátia. “Antes desse período, o processo de matrículas do INEQ era muito lento e burocrático. Para se matricular, o aluno deveria enviar toda a documentação em formato PDF por e-mail. No entanto, muitos apresentavam dificuldade em converter o arquivo e fazer o envio, considerando que grande parte dos nossos educandos não possui computador e realiza o procedimento pelo celular”, afirma a professora.

Diante desse cenário, Kátia criou um formulário do Google que permite ao aluno preenchê-lo, de forma simples e rápida, com todos os dados necessários para o processo de matrículas. Em seguida, ele pode fotografar os documentos exigidos e anexar as imagens no formulário, sem a necessidade de convertê-las para outro formato. Para isso, o grupo educacional conta com consultores que orientam e auxiliam os interessados em se matricular nos cursos oferecidos. A partir dos formulários preenchidos, esses consultores atualizam o sistema acadêmico do INEQ, permitindo que a CRA (Central de Relacionamento com o Aluno) tenha acesso ao trabalho de cada um, e, por meio da criação de gráficos e dashboards (painel informativo), em tempo real, se informe sobre o número e perfil de alunos matriculados. “Hoje, por exemplo, sabemos que o perfil do educando FAEP é uma mulher, na faixa dos 30 anos, casada, e que realiza algum curso na área educacional”, diz a educadora.

“Com base em todas essas informações, nós criamos um arquivo que alimenta o nosso sistema de gestão acadêmica (Lyceum). Assim, não é necessário digitar tudo novamente dentro desse sistema para cadastro dos novos educandos”, completa Kátia. Todo esse trabalho gerou excelentes resultados como a redução de 90% do tempo gasto no processo de cadastro manual de dados e de erros ocasionados por esse cadastro, além da redução de 87% do tempo de importação de documentos através da integração com o Lyceum.

Com o sucesso da inovação, o Grupo INEQ, que realizou o processo em parceria com a Matita Educacional, encaminhou o histórico dos resultados para a análise do Google e a criação desta organização para as matrículas tornou-se um case de sucesso Google e ganhou o selo WORK TRANSFORMATION.

“Sem sombra de dúvidas, um fato inédito que resultou do trabalho incessante da professora Kátia e equipe do departamento de relacionamento, que refletiu de forma positiva e surpreendente, por meio do reconhecimento internacional pelo Google, como uma história de sucesso”, declarou a Prof. Dra. Vânia Aparecida da Costa, diretora acadêmica da FAEP.

A professora Kátia também desenvolveu novas ideias com as ferramentas Google, como o serviço de geração automática de diplomas e certificados e um jogo de planilhas que permite à secretaria o controle de como a instituição está dividida por semestre: número de salas instaladas, turmas, professores, aulas presenciais, online ou híbridas, além de verificações financeiras como investimentos realizados.