A Gestão de Documentos não é um conceito novo. Pesquisadores estimam que essa prática já começou a se consolidar logo após a Segunda Guerra Mundial, nos EUA e Canadá, em função dos problemas então detectados nas administrações públicas destes dois países, no que se referia ao uso e guarda de informações críticas e altamente sensíveis.

No entanto, foi somente em 2012 que o conceito de digitalização de documentos ganhou mais notoriedade, com a autorização do governo para o armazenamento dos arquivos em formato digital, mas ainda sem o descarte das edições físicas, o que ocorreu somente em 2016, quando passou a ser permitida a digitalização e posterior destruição das versões em papel.

Desde então, setores públicos e privados passaram a adotar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em diversos serviços na tentativa de tornar os processos menos burocráticos e custosos. Um case relevante de sucesso na gestão pública foi a regulamentação do processo judicial eletrônico, em 2013, que agilizou o envio de petições por parte dos advogados e também o acesso pelo cliente ao andamento dos trâmites.

Gestão de Documentos na Educação Privada

Já em 2019, mais um programa do governo deu início a uma transformação digital em áreas até então não beneficiadas por esse tipo de iniciativa. O Programa SP sem Papel, implementado em 2019 pelo Governo do Estado de São Paulo, conseguiu alcançar um outro setor considerado crítico pelo grande volume de documentos e a dificuldade de integração, a educação.

Com a implementação de um sistema único para toda a produção e tramitação dos processos, foi possível gerenciar números de vagas, alocar recursos e facilitar as avaliações por parte dos órgãos responsáveis, benefícios estendidos, inclusive, para outros estados.

Com a chegada do Homeschooling, em decorrência da pandemia, esse processo sofreu uma aceleração e a iniciativa privada, até então desobrigada de processar esses atendimentos em documentos nato-digitais, precisou correr para atender uma realidade para a qual ainda não estava preparada.

Apesar da educação privada atender um público já familiarizado com a tecnologia, muitos atendimentos ainda são feitos da mesma maneira há gerações. A começar pela matrícula, que, até há poucos meses, exigia a entrega de cópias de documentos pessoais, fotos em papel, bem como o preenchimento de fichas e assinaturas à mão.

O homeschooling, que é uma tendência e deve permanecer mesmo após a pandemia, exigiu uma rápida mudança, já que o distanciamento continua sendo uma imposição para todos. Assim, passaram a ser permitidos o envio de documentos digitalizados e requerimentos de matrícula online. Aplicativos de fotos em diversos tamanhos substituíram as tradicionais imagens 3x4 e a presença física pode, enfim, ser dispensada.

Segurança no Armazenamento

Contudo, muitas dessas instituições, e aí abarcamos públicas e privadas, não sabem como ou o que precisam armazenar, nem por quanto tempo. Assim, é comum pastas criadas em dispositivos diferentes ou em plataformas em nuvem sem que haja uma política de segurança ou mesmo um gerenciamento desses documentos e uma organização arquivística.

Com a LGPD e os riscos à proteção, esses dados ganharam ainda mais criticidade. A segurança precisa estar presente desde o processamento até a destruição das informações, sejam elas em formato físico ou digital, de acordo com legislações vigentes para cada tipo de documento.

Em especial, os acessos a esses arquivos precisam estar protegidos por criptografia, principalmente, em tempos de trabalho à distância. Não se pode pensar em uma educação virtual com documentos sendo armazenados em espaços físicos sem qualquer segurança e sem um critério que se permita resgatar em caso de necessidade.

Enquanto que o serviço de digitalização pode ser executado fora ou nas dependências da escola, sem prejuízos à produtividade desde que realizados de maneira especializada, a guarda e a gestão só serão, de fato eficientes e seguras, quando feitas em locais preparados e destinados a esse tipo de operação, seja ela para armazenar documentos físicos ou mídias.