Por Reinaldo Nagao*

A organização de processos tem papel decisivo na excelência operacional de uma empresa e, por consequência, no próprio crescimento de uma companhia no mercado. Em contrapartida, um negócio com uma gestão desorganizada tende a sucumbir diante de um ambiente econômico cada vez mais guiado por conceitos de eficiência, agilidade e inovação em prol de rotinas ainda mais produtivas.

Não por acaso, o estudo Causa Mortis do Sebrae – que avaliou as principais razões de falência das empresas em seus primeiros cinco anos – destacou que as falhas de gestão estão entre os três maiores motivos para o encerramento de um negócio, incluindo, neste leque, a falta de atualização sobre procedimentos e processos capazes de otimizar o dia a dia de uma organização.

E esta perspectiva, sem dúvidas, também vale para o meio jurídico. Afinal, como um advogado pode atuar de modo estratégico dentro de um contexto confuso em que responsabilidades não são bem distribuídas, prazos são perdidos e no qual, a estruturação de processos eficientes e alinhados entre todas as áreas do escritório inexiste ou é falha?

E os afetados nesta equação caótica são tanto os próprios advogados, quanto os clientes que, gradativamente, sentem o peso do não cumprimento de prazos processuais, do trabalho entregue de modo moroso e em intervalos muito longos e, em suma, de um atendimento que dificilmente condiz com os investimentos em assessoria jurídica realizados por uma empresa e com o compromisso que se espera de profissionais que, em tese, deviriam atuar com padrões de excelência e o rigor que o segmento jurídico exige.

Os impactos no cotidiano

Da parte dos advogados, outros impactos negativos envolvem desde o acúmulo de stress (e, eventualmente, de funções) em suas rotinas de trabalho até a dificuldade para localizar dados de clientes, processos, combinada com a falta de alinhamento organizacional quanto a objetivos do negócio.

Neste sentido, é fundamental que os escritórios invistam em uma gestão eficiente das rotinas de seu dia a dia, a partir de passos que incluem:

Organização do ambiente de trabalho (pastas, arquivos, agendas e do próprio espaço em si);
Estabelecimento de rotinas padronizadas entre todos os advogados;
Distribuição clara de responsabilidades e demandas;
Definição de urgências e cumprimento dos prazos acordados com clientes;
Suporte da tecnologia para automação de processos mais operacionais, direcionando advogados para questões estratégicas e para o estudo e dedicação sobre processos.

E os benefícios de uma atuação guiada por esses paradigmas envolvem, por sua vez:

Otimização da experiência de clientes e fidelização como consequência de uma consultoria bem prestada aos clientes;
Ganho de eficiência na condução operacional;
Comunicação mais fluida entre os advogados e todas as áreas do escritório;
Ganho de produtividade e qualidade nas análises dos casos de clientes;
Mais tempo para se investir no crescimento do escritório;
Atração de colaboradores de excelência, clientes e reputação positiva no mercado;
Melhoria do clima organizacional e redução de stress dos advogados;
Potencial crescimento de faturamento, mediante uma reputação sólida no mercado.

Qual a realidade de seu escritório? Se estiver em um ambiente que prejudica seus resultados, busque alinhar com todas as equipes possíveis caminhos para um novo patamar de negócio que leve em conta a produtividade, sucesso do cliente e o próprio clima organizacional. Por fim, traçando esta nova jornada, sem dúvidas, as chances de sucesso de um escritório ou empresa jurídica serão muito mais significativas!

*Reinaldo Nagao é Sócio no FNCA Advogados. Formado em Direito, o executivo possui mais de 12 anos de atuação no mercado, com especialização no departamento de Direito Tributário.

Sobre o FNCA Advogados

Consolidada no mercado desde 2007, o FNCA – Fernando, Nagao, Cardone, Alvarez Jr. & Advogados, exerce a advocacia empresarial e se destaca pelo atendimento personalizado, de acordo com as demandas de cada cliente. Atualmente, é referência no segmento, pela atuação diferenciada e objetiva, apoiando empresas de forma preventiva, além de fornecer o suporte ideal para tomadas de decisão. Presente no cotidiano operacional do cliente, leva o jurídico por meio de linguagem simples e transparente. A FNCA se destaca, principalmente, pela atuação pessoal dos sócios na definição das estratégias e planejamentos.