Como uma plataforma que se adapta às múltiplas necessidades dos gestores, inclusive os de Recursos Humanos, a Pipefy acumula cases de sucesso digitalizando processos em mais de 150 países. Apontada como uma das 373 startups que atuam no setor de RH pelo hub Distrito em seu estudo de 2020, a empresa foi responsável por uma melhora significativa na Carglass, líder em reparo e substituição de vidros de veículos.

A Carglass opera em 36 países em toda a Europa, além de partes da Ásia, Oriente Médio e também no Brasil. Um de seus grandes problemas dentro das contratações era o fluxo muito analógico e ineficiente. "Cada etapa do processo de recrutamento era manual e demorada, tornando difícil o cumprimento dos Acordos de Nível de Serviço internos. Mesmo alterações simples poderiam levar 10 dias para serem concluídas. O preenchimento de uma vaga nova, mesmo urgente, chegava a levar de 10 a 15 dias", conta o Analista Estratégico de RH da empresa, Renan Souza Lima.

Renan relata que, depois da abertura de vagas pelos diferentes departamentos da empresa, as solicitações de recrutamento eram enviadas ao RH por meio de vários canais, como e-mail ou telefone. Depois de recebidas, não havia um processo padronizado para gerenciar essas solicitações.

Visto a necessidade um gerenciamento mais robusto e digital de todos estes processos, a Carglass examinou as soluções de fluxo de trabalho no mercado e decidiu pelo Pipefy. Lauren Hobolt, gerente de Customer Success da plataforma , começou com a implementação e o suporte. "A Carglass respondeu super bem desde o início. Começamos a perceber ótimos resultados em apenas um mês após nossa primeira ligação", diz Lauren.

A equipe do Pipefy rapidamente começou a trabalhar para padronizar o processo de recrutamento e identificar oportunidades para melhorar a eficiência. Foram mapeadas etapas do processo que eram manuais e repetitivas e então foi aplicada a automação, assim como modelos para agilizá-las.

Hoje, graças à padronização, todas as informações necessárias são assimiladas no momento da solicitação. Outro ponto positivo é que as informações dos candidatos são mantidas em um banco de dados central que a Carglass pode usar para preencher as vagas que surgem com frequência.

Antes, a empresa precisava de 10 a 15 dias para preencher uma vaga urgente. Com o Pipefy, muitas dessas posições conseguem em apenas três dias. No total a Carglass hoje leva 80% menos tempo para preencher vagas urgentes em relação ao cenário anterior.

Acelerar o processo de recrutamento feito pelo RH e se comunicar melhor com os gerentes que precisam contratar novos colaboradores foram pontos importantes melhorados após o uso da ferramenta."Os gerentes nos ligavam ou enviavam e-mails para saber em que parte do processo estávamos", relata Renan. ​

A empresa inclusive começou a usar o Pipefy em outros departamentos, incluindo Finanças e Facilities, o que aumentou ainda mais a eficiência organizacional. O resultado é que o Pipefy ajudou a Carglass a economizar mais de 1.430 horas em apenas sete meses - resultando em um Retorno sobre Investimento (ROI) de 377%.

A Carglass reduziu em 70% o tempo que o RH leva para efetuar mudanças simples. "Com o Pipefy, podemos buscar candidatos em um banco de talentos para preencher muitas dessas posições em apenas três dias", finaliza Renan.

SOBRE A PIPEFY:

Fundada em 2015, a Pipefy é uma empresa global de SaaS (Software as a Service) que permite que gestores altamente qualificados criem e gerenciem fluxos de trabalho eficientes sem que precisem de suporte técnico - tornando contato com o TI na gestão de processos inteiramente opcional. Seu software fornece uma plataforma de autosserviço em que esses profissionais podem projetar, implementar e mensurar o desempenho de novos fluxos de trabalho digitais.

Desde sua fundação, a startup, que possui sedes em Curitiba, no Sul do Brasil; São Francisco, no Vale do Silício (EUA); tem crescido mais de 300% ao ano e, atualmente, atende cerca de 15 mil clientes, distribuídos em mais de 150 países, incluindo a gigante de tecnologia da informação IBM, o banco Santander e a fabricante de automóveis Volvo.

A empresa já levantou US$60 milhões em investimentos de fundos como 500 Startups, Redpoint Ventures, Valor Capital, Founders Fund (do fundador do Paypal, Peter Thiel) e os fundadores da Zendesk, além de Insight Partners OpenView e Trinity Ventures.