Como potencializar o home office e manter a produtividade da equipe em alta?

Home office, ou seja, trabalhar em casa, é um assunto que sempre rende debate no ambiente corporativo. Vista como medida inovadora por algumas companhias, a prática tornou-se essencial com a pandemia do coronavírus (COVID-19) em todo o mundo. Afinal, o necessário isolamento exige que as pessoas fiquem em casa para evitar aglomerações, como acontece no ambiente de trabalho. Contudo, isso não precisa ser preocupação para os gestores. Com planejamento e as ferramentas certas, é possível manter - e até elevar - a produtividade da equipe no dia a dia.

1 - Escolher equipamentos/soluções comuns a todo colaborador

De um modo geral, para o home office basta ter um computador com acesso à internet para realizar as tarefas virtualmente. Contudo, é preciso mais para manter a produtividade em dia. Deixar o smartphone próximo e usar fones de ouvido para eventuais reuniões virtuais (a fim de reduzir barulhos externos) são recomendados. Além disso, peça ao colaborador para adaptar um espaço na casa, com mesa e cadeira confortável. Por fim, indique os aplicativos e soluções que ele precisa ter para desempenhar as atribuições.

2 - Estabelecer uma rotina de trabalho e planeje o dia

O trabalho pode ter mudado de ambiente, mas segue com o mesmo objetivo: realizar todas as tarefas da melhor forma possível. Dessa forma, auxilie o colaborador a estabelecer uma rotina de trabalho para que ele evite distrações e não misture os afazeres domésticos com as obrigações da empresa. Fazer listas no fim do expediente com os tópicos que precisam ser desenvolvidos no dia seguinte é uma boa dica. Além disso, estimule a criação de um horário adequado para isso. Não que seja preciso trabalhar oito horas por dia (no caso de a pessoa conseguir render mais no ambiente doméstico), mas para garantir que os horários não se desregulem, com pessoas trabalhando de manhã e outras no fim da noite, por exemplo.

3 - Realizar reuniões virtuais com a equipe

Com cada um trabalhando de casa, aquele contato diário que todos tinham no escritório está desfeito. Assim, para manter todos alinhados nos processos, o recomendável é ter uma rotina de conversas entre os profissionais e gestores para garantir o andamento de todos os projetos e tarefas. Situações rotineiras, por exemplo, podem ser discutidas via aplicativos de mensagens ou até por e-mail. Assuntos mais importantes, devem ser tratados por videoconferência para estimular a troca de ideias entre várias pessoas.

4 - Valorizar a confiança e transparência entre os colaboradores

O home office, para dar certo, precisa ter transparência e confiança entre os gestores e os colaboradores - afinal, cada um estará em um lugar e não há formas de verificar exatamente como eles estão trabalhando. Assim, aproveite a rotina de conversa para passar uma visão geral da empresa, o andamento de todos os processos, as tarefas executadas até o momento e o que ainda resta. Outra tática é não ficar incomodando o colaborador com frequência em diferentes canais de comunicação. Deixe-o trabalhar no próprio ritmo e acompanhe de longe ou por meio de aplicativos de gestão se a empresa tiver esse hábito. Caso contrário, ele se sentirá sufocado e com pouco ânimo para as tarefas.

5 - Compartilhar mais, delegar menos

Esta situação com a pandemia de coronavírus é ruim, sem dúvida, mas pode representar uma oportunidade para a organização adotar novos hábitos e proporcionar melhores condições de serviço aos funcionários. O home office naturalmente estimula a troca de conhecimento entre os profissionais e o ato de compartilhar, seja dicas, seja contatos ou ferramentas. Que tal levar esse clima para a rotina da empresa quando tudo voltar ao normal? Em vez de delegar e esperar que todos façam o trabalho, engaje os colaboradores em atividades que desenvolvem o espírito coletivo.

6 - Continuar com o programa de vantagens

Muitos gestores pensam que home office já é uma vantagem para o colaborador e, portanto, não é preciso valorizá-lo mais. Esse é um equívoco grande. Se o escritório tinha por hábito fazer coffee-break ou happy hour com os colaboradores, a prática pode continuar de forma virtual, com paradas no expediente para que todos possam descansar. Além disso, adotar benefícios flexíveis é uma excelente dica neste momento em que todos estão em casa. Afinal, um único cartão o colaborador pode utilizar em uma ampla rede, incluindo refeições, farmácias, supermercado, entre outros.

*Raphael Machioni é CEO da Vee, fintech de benefícios que proporciona flexibilidade e liberdade ao colaborador das empresas -