Plano de Gerenciamento de Mudanças - Você realmente precisa de um?

Por *Sabine Riedel

Gerenciamento de mudanças parece ser a palavra mágica do gerenciamento empresarial moderno, e não apenas no que diz respeito à transformação digital. As organizações geralmente são capazes de lidar com mudanças, porque o "sistema" de organização em si é um sistema em constante mudança. Porém, a capacidade de controlar a organização é limitada e, especialmente quando se trata de mudanças radicais, há algumas coisas a considerar.

Em teoria, a estratégia e os processos de gerenciamento de mudanças geralmente parecem fáceis de gerenciar; seus conceitos parecem coerentes. No entanto, à medida que a mudança progride, um momento próprio às vezes se desenvolve. Quanto mais profunda a mudança, mais perturbador o processo de mudança pode ser para o ambiente. O efeito positivo de pequenas alterações, por outro lado, pode passar despercebido, assim como o aumento de eficiência desejado.

Dizem que planos abrangentes de gerenciamento de mudanças em uma empresa têm um impacto negativo nos negócios, funcionários e clientes antes que o objetivo desejado seja alcançado. Portanto, é útil considerar se algum deve ser implementado e, em caso afirmativo, com qual modelo deve ser trabalhado. Existem muitos modelos: alguns se provaram, outros nem tanto. O que todos eles têm em comum é o seguinte: é uma tarefa a ser atribuída aos gerentes. Da mesma forma, não há dúvida na literatura especializada de que certos fatores são indispensáveis ​​para que as mudanças sejam implementadas com sucesso:

• Comunicação orientada a objetivos com todos os envolvidos.

• O desenvolvimento de objetivos compreensíveis e uma visão.

• A integração precoce e abrangente de todos os funcionários afetados pela mudança.

• Motivação, vontade, habilidade e qualificação para a mudança. (E isso não apenas para os funcionários, mas principalmente para os gerentes.)

Para realizar mudanças de uma maneira promissora, um plano de gerenciamento de mudanças é útil. Ele mantém as irritações que podem resultar de alterações no mínimo. Permite adaptar-se aos desafios de forma rápida e dinâmica. Ao mesmo tempo, é um importante instrumento de monitoramento para acompanhar os principais índices e marcos.

Um plano de gerenciamento de mudanças também garante que o processo de mudança seja registrado e mantido sob vários aspectos. Afinal, não temos apenas fatos numéricos cuja mudança pode ser observada, mas, acima de tudo, haverá mudanças nas pessoas que estão implementando essa mudança. Um plano de gerenciamento de mudanças significa ter certeza sobre o orçamento a ser usado, o processo, o grau de alcance das metas e os recursos utilizados, mantendo-se ao mesmo tempo ágil.

"O plano pelo menos nos ajuda a registrar desvios desde o início e reconhecer se devemos corrigir nossa direção original."

O que contém um plano de gerenciamento de mudanças?

Muito já foi escrito sobre isso. Existem inúmeros consultores que se empenham em criar planos com as empresas e trabalhar com eles com cuidado. Isso sempre me lembra um pouco a balada de Bertold Brecht à incapacidade dos planos humanos:

(...) Sim, apenas faça um plano.

Basta torná-lo um grande problema!

E então faça um segundo plano

Nenhum deles está funcionando.

No entanto, o plano pelo menos nos ajuda a registrar desvios desde o início e reconhecer se devemos corrigir nossa direção original. E devemos e levamos muito tempo para planejar! Um plano de gerenciamento de mudanças deve abordar:

1. Por que algo deve mudar?

As razões para uma mudança desejada são geralmente múltiplas: adaptação a novas tecnologias, marca do empregador, déficits de desempenho ou talvez porque a orientação e / ou estratégia da empresa mudou.

Uma maneira de configurar o plano de gerenciamento de mudanças é, portanto, descrever a situação atual com todos os seus déficits em forma granular e, em seguida, apresentar como deve ser a situação futura que será alcançada pela mudança.

2. O que exatamente deve mudar?

O objetivo é descrever os aspectos afetados da organização. Quem e o que faz parte da mudança? Trata-se de posições, processos ou política da empresa? Quais departamentos, sistemas ou outros aspectos da empresa estarão sujeitos às alterações?

3. Quem apoiará as mudanças?

Na minha opinião, este é um dos pontos mais importantes do plano de gerenciamento de mudanças! Trata-se de identificar as partes interessadas certas e, acima de tudo, garantir que essas pessoas possam tomar decisões e colocá-las em prática. Em primeiro lugar, esses são os gerentes ou funcionários que são diretamente afetados pelas mudanças.

Gostei de uma proposta que recomendou listar e avaliar todos os principais representantes em termos de consciência da necessidade de mudança, nível de apoio e influência, simplesmente com base em uma escala de baixa, média e alta; depois, comunicando esse diagrama abertamente.

4. Reunir uma equipe de gerenciamento de mudanças

Essa equipe deve ter um membro da gerência sênior que atue como promotor e, quando apropriado, iniciador de mudanças na organização, porque essa equipe é responsável por garantir que a comunicação sobre os processos de mudança seja correta. Não são apenas boas habilidades de comunicação essenciais para isso, mas é importante desenvolver um bom senso de preocupações e resistência, além de poder ouvir. Portanto, a equipe deve consistir em uma equipe de membros credíveis e confiáveis.

Uma atitude proativa é particularmente benéfica aqui, porque também trata de prevenção, não apenas de intervenção. Trata-se de cooperação ativa, especialmente da administração. Não se trata apenas de assinar um plano.

Alguns podem complementar isso com um plano para cada representante do processo de mudança e também podem envolver a gerência sênior para receber feedback regular. Na minha experiência, isso é realmente benéfico, mas também pode se tornar um projeto por si só, porque esse comportamento não está estabelecido na cultura corporativa.

5. Desenvolvimento de um plano de comunicação

Esse é um dos passos mais importantes e sua criação é independente da cultura corporativa vivida até agora. O tipo, frequência, canais de comunicação e escopo, por outro lado, dependem do tipo de organização. Como um dos componentes mais importantes de uma mudança bem-sucedida, ele deve sempre se concentrar nos motivos da mudança e quais são os benefícios. Públicos-alvo diferentes devem receber comunicações diferentes, mas as mensagens não devem ser contraditórias. Especialmente com as partes interessadas, a comunicação bidirecional pessoal também pode ser melhor dentro da estrutura de reuniões presenciais.

6. Analisar e neutralizar a resistência

Toda mudança cria resistência. Isso requer uma investigação completa das causas. Às vezes, são mal-entendidos ou uma oportunidade limitada de participação que leva à rejeição da mudança.

É importante, uma vez identificada, observar cuidadosamente a resistência e / ou sua eliminação. A resistência é o maior inimigo dos projetos de gerenciamento de mudanças e a principal causa de seu fracasso.

7. Dissolver bloqueios e resistência

Na maioria dos casos, a adaptação da estratégia de comunicação ajuda a quebrar a resistência e alcançar a participação ativa ou até uma atitude positiva. Às vezes, porém, é necessário um pouco mais de esforço. Estes podem ser úteis:

• Forneça treinamento apropriado para mudanças de papéis ou processos.

• Considere um sistema de bônus para participação extraordinária ou até mesmo um evento da empresa.

• Suspenda uma reunião de feedback para remover as exclusões das partes interessadas.

Existem muitas outras maneiras de criar um plano de gerenciamento de mudanças. E, no entanto, para mim sempre parece que o aspecto mais importante é manter um foco especial nos funcionários afetados e em todas as outras partes interessadas, para que você possa mantê-los motivados da mesma maneira. Transparência e comunicação apropriada são os catalisadores que tornam um processo de mudança bem-sucedido.

*Sabine Riedel é membro do Conselho de Gerenciamento da OTRS AG

Tags: gerenciamento de mudanças | empresa | transformação digital | processo | estratégia

Sobre a OTRS AG

O OTRS Group é o fabricante e o maior fornecedor mundial do conjunto de gerenciamento de serviços OTRS, premiado com o selo de aprovação SERVIEW CERTIFIED TOOL.

Oferece soluções flexíveis para gerenciamento de processos e comunicação para empresas de todos os tamanhos, economizando tempo e dinheiro. Entre seus clientes estão Lufthansa, Airbus, IBM, Porsche, Siemens, BSI (Escritório Federal de Segurança em Tecnologia da Informação), Instituto Max Planck, Toyota, Hapag Lloyd e Banco do Brasil (Banco do Brasil). OTRS está disponível em 40 idiomas. A empresa é composta pela OTRS AG e suas seis subsidiárias OTRS Inc. (EUA), OTRS S.A. de C.V. (México), OTRS Asia Pte. Ltd. (Cingapura), OTRS Asia Ltd. (Hong Kong), OTRS do Brasil Soluções Ltda. (Brasil) e OTRS Magyarország Kft. (Hungria). A OTRS AG está listada no conselho básico da Bolsa de Frankfurt. Para mais informações, consulte www.otrs.com.