Memória curta para crises: como se antecipar às medidas de gestão e continuidade de negócios

Quando falamos que há quem aprenda lições com amor e outros com a dor, normalmente as pessoas tomam decisões e medidas somente quando são impactadas negativamente e, no mundo dos negócios, essa máxima também é presente. A chegada do Covid-19 no Brasil nos colocou numa crise jamais vista por se tratar de uma pandemia, sendo a última nesses moldes ocorrida há 100 anos.

E aí fica a pergunta: as empresas estavam preparadas para lidar com essa situação, que forçou a maioria delas a adotar procedimentos que, talvez, nunca tinham sido testados? A grande questão é que muitas delas não se preparam para incertezas como deveriam.

Numa pesquisa realizada durante um encontro virtual para discutir planos de gestão de crise, a qual participaram 170 respondentes, 40% apontou que a empresa não possuía um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) formalizado, ou seja, aquilo que precisava estar na agenda dos executivos não se faz presente e, pior, se espera a crise acontecer para definir um plano. Porém, 80% disse possuir um comitê de crise, uma resposta incompatível com o dado anterior. Possivelmente, esses grupos devem ter sido criados por conta do Coronavírus.

Outro dado curioso foi o questionamento feito sobre a empresa ter passado por um cenário de ruptura nos últimos dois anos. Curiosamente, a maioria - 62% - respondeu que não. Ora, tivemos uma crise causada pela greve dos caminhoneiros, que impactou no fornecimento de vários itens, entre eles, combustível, alimentos e insumos médicos. Além disso, tivemos o WannaCry, maior ataque de ransomware da história, que afetou hospitais, fábricas, companhias aéreas e órgãos públicos, somando 230 mil computadores afetados em 150 países.

Isso significa que as ações acabam sendo definidas com a iminência de uma crise ou de acordo com sua evolução. Por exemplo, ao perguntar se a empresa estava preparada para reagir à crise do Coronavírus e com qual ação, 89% apontou o home office, ou seja, foi a medida com mais aderência, mas possivelmente não havia sido testada e, sim, adotada conforme as decisões do mercado. Assim, havia o risco de não funcionar, de não haver equipamentos suficientes ou até mesmo os funcionários não terem internet com as especificações necessárias para acessar os sistemas das empresas.

Fato é que tomar ações apenas durante uma crise em curso pode levar à morosidade e a perdas significativas. Ter uma lista de ações somente neste momento não significa ter um plano de continuidade dos negócios. A tomada de decisão acaba sendo baseada em medidas reativas e de respostas ao cenário dado, e não a um planejamento prévio.

Não estamos dizendo que a empresa não deva redirecionar o curso durante a crise. Mas, ao ter um plano prévio, ela pode ter um guia inicial de como se organizar em situações de crise e ruptura. Portanto, cabe aqui uma análise sobre o que vivemos neste momento, que é uma situação extrema, e quais medidas devem ser tomadas. Não se deve esperar o próximo problema chegar para se tomar uma decisão. Os planos de continuidade e gestão de crise precisam ser colocados na agenda executiva e, mais importante, precisam ser realizados.

*Daniela Coelho é diretora associada de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.

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