O trabalho além do e-mail: como evitar interrupções e estresse no ambiente corporativo?

Nem todo mundo se preocupa em mapear e calcular quantas vezes as tarefas do dia a dia são interrompidas para verificar os e-mails. O quanto esse hábito pode impactar no trabalho? Um estudo realizado por pesquisadores da Universidade de Houston, da Texas A&M University e da Universidade da Califórnia Irvine (UCI), publicado em novembro de 2019, revelou que essas pausas pontuais e corriqueiras para olhar a caixa de entrada podem atrapalhar consideravelmente a produtividade dos times em suas atividades de trabalho, já que constantes interrupções aumentam o nível de estresse das pessoas nos ambientes corporativos.

O estudo, realizado em dois grupos diferentes de participantes, utilizou recursos de monitoramento para analisar: os níveis de transpiração ao redor do nariz e da boca, frequências cardíacas e respiratórias, expressões faciais e atividades das mãos no teclado de cada participante. Como parte da metodologia, os grupos foram divididos em: 1) os que trabalharam sem interrupções e deixaram para conferir a sua caixa de entrada, em lotes de e-mails, em um determinado momento, e 2) os que interrompiam suas atividades frequentemente para verificar os novos e-mails - assim que eles chegavam. Como parte dos resultados, foi possível concluir que além do aumento de nível de estresse, também foi registrado que, aqueles que se distraíam com os e-mails, demoravam cerca de 25 minutos para conseguir retomar a concentração e voltar ao trabalho em que estavam desenvolvendo no momento da interrupção.

O costume do processo de verificar e responder e-mails varia de profissional para profissional, porém a cultura de enviar e receber mensagens pode ser otimizada. Desenvolver novas formas de trabalhar - de maneira que o e-mail não seja o único meio de comunicação das organizações -, e melhorar os processos de conexão com os times a partir de novas aplicações, pode evitar a maior parte de distração dos colaboradores e auxiliar no crescimento da produtividade das equipes.

Processos ineficientes nas organizações são a principal causa de tempo desperdiçado durante o dia de trabalho. Enquanto computadores automatizaram grande parte das atividades mais operacionais, muitos funcionários ainda perdem tempo com tarefas repetitivas e individuais. Entre os colaboradores de alta escala - como gerentes, supervisores e diretores -, é gasto por semana, em média, 28% do tempo resolvendo questões via e-mail, 19% fazendo follow-ups e 14% com comunicações internas com os seus liderados. Todo esse tempo investido em tarefas tradicionais como essas poderiam ser repensados de forma mais produtiva e inteligente, a partir de soluções de colaboração que fossem além da comunicação habituada nos dias de hoje.

Um exemplo que pode contribuir efetivamente para esta melhora é a implementação da plataforma G Suite, pacote de ferramentas corporativas do Google. Empresas que já utilizam esse pacote de soluções - como Netflix, Spotify, entre tantas outras -, já se beneficiam com a redução de até 80% do uso de e-mails nas suas organizações, além de auxiliar os seus colaboradores a economizar, em média, 144 minutos por semana ao fazer uso de ferramentas para trabalhar em equipe em tempo real, como os apps Google Docs, Sheets e Slides. Com recursos como esses, é possível trabalhar, dialogar, comentar e produzir os conteúdos na mesma tela do arquivo com outros colaboradores ao mesmo tempo, sem a necessidade de múltiplos arquivos e versões diferentes, tornando o trabalho mais rápido e comunicativo entre si.

Além disso, muito da queda do uso de e-mail se deve aos outros apps do G Suite, como o Agenda - calendário do Google que engloba a agenda de todos os colaboradores e auxilia a achar um horário comum entre todos os participantes da reunião -, o Hangouts - chat nativo do Gmail, que possui histórico de chat e tira a necessidade da formalização por e-mail -, e o formulário - aplicação para desenvolvimento de requisições, sistemas e pesquisas inteligentes -, entre tantas outras ferramentas que caminham em paralelo no dia a dia dos colaboradores, dispensando o uso restrito e exclusivo do e-mail.

No Brasil, já existem parceiros oficiais que cuidam dessa implementação e novas estratégias de negócio com soluções Google. A Gentrop é um deles. Parceira oficial do Google, a Gentrop é um parceiro de negócio estratégico que auxilia o mercado corporativo a encarar e investir nesse processo de transformação digital. Mais do que uma plataforma inovadora, a Gentrop segmenta o uso das ferramentas e desenha um plano de inovação junto às empresas, trazendo o foco para a capacitação das pessoas durante todo o processo de mudança, permitindo que os seus usuários sejam capazes de se organizar e se comunicar de forma mais inteligente, integrada e colaborativa. Como resultado, do colaborador ao processo mais estratégico, tudo é pensado e estruturado para que a adaptação da tecnologia seja um grande sucesso, garantindo maior produtividade entre os times e a otimização dos seus recursos.

Confira os cases de sucesso mais recentes: Alpargatas, Braspress, Liq & Bexs Banco, para entender melhor sobre as aplicações Google G Suite e como elas transformam as organizações. Saiba mais: www.gentrop.com