Gestão de viagens corporativas: os maiores erros e como evitá-los

Segundo pesquisa realizada pela Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), as vendas de viagens corporativas cresceram 14,7% no primeiro semestre de 2019. Só nesse ano, a categoria somou R$ 5,57 bilhões em vendas de passagens aéreas e rodoviárias, diárias de hotéis, locação de veículos e eventos de turismo corporativo. O estudo foi processado pelo BI (Business Inteligence) da entidade e envolve o total das transações feitas pelas agências associadas, na comparação do mesmo período de 2018.

É comum que, com as viagens, as empresas acabem gastando muito com hospedagem, transporte, alimentação, passagens aéreas, entre outros custos. Para evitar que erros aconteçam durante a gestão desses gastos, Bruno Pain, cofundador e diretor comercial do VExpenses - plataforma de gestão de despesas corporativas - listou três situações prejudiciais que podem ser evitadas, ajudando a agilizar processos, prevenir possíveis fraudes e, também, perdas de dinheiro.

Falta de organização

O planejamento é essencial para qualquer atividade da empresa. Portanto, a falta dele é um dos erros mais comuns na gestão das viagens corporativas.

Com uma boa organização é possível agendar todas as viagens com antecedência, encontrar hospedagem e passagens com melhor custo-benefício, entre outros fatores que ajudam a evitar gastos desnecessários.

Para se livrar destes inconvenientes, é imprescindível dedicar-se à elaboração de um bom orçamento de viagem, que faça sentido para a empresa. Assim, evitam-se algumas surpresas com o valor das despesas da viagem e não compromete a saúde financeira do negócio.

Não contratar um seguro de viagem

Muitos pensam que o seguro viagem é uma bobagem, mas não é. Pelo contrário, o seguro viagem protege tanto o colaborador, quanto a empresa em caso de imprevistos na viagem.

Algumas das situações imprevistas que podem ocorrer são: o colaborador passar mal, sofrer algum acidente durante a viagem ou outra emergência. O seguro viagem garantirá que o funcionário será atendido e não ficará desamparado em casos como esses.

Além disso, com o pagamento antecipado, a empresa se previne e economiza com altas despesas que podem ocorrer caso alguém tenha que acionar algum atendimento em cima da hora.

Controle e conciliação do cartão corporativo da empresa

Algumas empresas oferecem cartão corporativo para os colaboradores usarem durante a viagem, ao invés de reembolsá-los pelas despesas posteriormente. O problema com essa prática é que muitos colaboradores não utilizam o cartão da forma correta e podem acabar abusando das compras.

Para evitar que o colaborador misture despesas corporativas com os gastos pessoais, a empresa precisa estabelecer uma política para os gastos em viagens a trabalho, assim como realizar uma conciliação da fatura do cartão corporativo com os comprovantes de gastos apresentados.

Assim, é possível identificar cada um dos gastos da fatura e ver sua natureza corporativa. No entanto, tradicionalmente, esse processo costuma acontecer de forma manual e nada prática, sendo muitas vezes negligenciado pelos departamentos financeiros e administrativos.

Nesse sentido, uma dica importante é não hesitar em utilizar a tecnologia a favor da boa gestão financeira da empresa.

Atualmente existem diversos apps e plataformas gerenciais que são ótimas soluções para a organização das despesas corporativas nas empresas, além de simplificarem diversos processos administrativos.

O VExpenses é uma dessas plataformas, e já ajuda diversas empresas na América Latina na gestão das despesas corporativas para reembolso.

“Está ficando cada vez mais rápido e prático automatizar e otimizar processos internos. É esse tipo de organização que tem ajudado as empresas a crescer, evitando também prejuízos e gerando economia de tempo e de dinheiro" finaliza Pain.

Sobre o VExpenses

O VExpenses é uma plataforma brasileira que facilita a gestão dos reembolsos de despesas a trabalho, normalmente realizadas em viagens corporativas. A plataforma possui empresas clientes por todo o Brasil e América Latina, resolvendo o problema da prestação de contas entre as empresas e colaboradores – economizando tempo e dinheiro com a otimização do processo de ponta a ponta. A tecnologia da plataforma ajuda a evitar fraudes, reduzir trabalhos manuais e gerar inteligência de negócio para as empresas. O VExpenses trabalha para que pessoas utilizem seu tempo com algo que realmente importe para elas! O App tem disponibilidade para Android e IOS e pode ser baixado gratuitamente.