Logo
Imprimir esta página

Digitalização inteligente de documentos: informação disponível, validada e com redução de custo garantido

*Por Carlos Kazuo Tomomitsu

Tanto a obrigatoriedade da adoção do trabalho à distância devido à pandemia do Coronavírus, assim como a tendência da permanência de um modelo híbrido, impulsionou a digitalização de processos nas empresas. Mas, para que não comprometa as organizações, é necessário que a transformação de documentos físicos para digitais esteja amparada por um processo seguro, que envolve inclusive a validade jurídica.

No âmbito das legislações, temos o Governo com seu decreto presidencial Nº 10.278 de março de 2020, responsável por definir que documentos digitais, sejam públicos ou privados, tenham os mesmos efeitos legais dos originais. Ou seja, aplicando tecnologia, o armário de documentos dos escritórios se transforma em pastas virtuais e as rotinas de trabalho podem ocorrer de qualquer localidade.

Mas, e quanto à organização desses documentos? Atualmente, através de Inteligência Artificial e de metadados, plataformas de gestão foram criadas para automatizar a digitalização de documentos sem a necessidade de passar por um processo manual. Os documentos são categorizados por tipo - contábeis e financeiros, e armazenados num único ambiente a "cliques de distância". E mais: é possível definir aqueles arquivos que exigem validade legal integrando a certificação digital.

A digitalização, que se tornou uma exigência na pandemia, ampliou as possibilidades das empresas. Com informações disponíveis eletronicamente e validadas juridicamente, as organizações têm tudo o que precisam para operar de qualquer localidade, além de obterem o benefício de reduzirem seus custos com armazenamentos e operacionalização de documentos físicos, permitindo o descarte de papéis e a liberação de espaços, que muitas vezes são ineficientes e onerosos.

Estamos no momento de otimizar a administração das empresas e essa migração para o digital garantirá agilidade e segurança às operações. Para 2021, um primeiro passo importante está num inteligente e estratégico plano de digitalização de documentos.

*Carlos Kazuo Tomomitsu é CEO e mentor da KeepTrue, empresa de Tecnologia da Informação responsável pela plataforma DocsIA, de gestão de documentos.

Sobre a KeepTrue

A KeepTrue é um hub de startups de Tecnologia da Informação com foco em automação e Inteligência Artificial. Através de soluções integradas na nuvem, a empresa promove a otimização de processos dos clientes, reduz seus custos e aumenta a produtividade. Com experiência no mercado de TI e projetos em clientes de grande e médio porte, seu objetivo é transformar as operações em modelos Data Driven.


Compartilhe:: Participe do GRUPO SEGS - PORTAL NACIONAL no FACEBOOK...:
 
https://www.facebook.com/groups/portalnacional/

<::::::::::::::::::::>
IMPORTANTE.: Voce pode replicar este artigo. desde que respeite a Autoria integralmente e a Fonte...  www.segs.com.br
<::::::::::::::::::::>
No Segs, sempre todos tem seu direito de resposta, basta nos contatar e sera atendido. -  Importante sobre Autoria ou Fonte..: - O Segs atua como intermediario na divulgacao de resumos de noticias (Clipping), atraves de materias, artigos, entrevistas e opinioes. - O conteudo aqui divulgado de forma gratuita, decorrem de informacoes advindas das fontes mencionadas, jamais cabera a responsabilidade pelo seu conteudo ao Segs, tudo que e divulgado e de exclusiva responsabilidade do autor e ou da fonte redatora. - "Acredito que a palavra existe para ser usada em favor do bem. E a inteligencia para nos permitir interpretar os fatos, sem paixao". (Autoria de Lucio Araujo da Cunha) - O Segs, jamais assumira responsabilidade pelo teor, exatidao ou veracidade do conteudo do material divulgado. pois trata-se de uma opiniao exclusiva do autor ou fonte mencionada. - Em caso de controversia, as partes elegem o Foro da Comarca de Santos-SP-Brasil, local oficial da empresa proprietaria do Segs e desde ja renunciam expressamente qualquer outro Foro, por mais privilegiado que seja. O Segs trata-se de uma Ferramenta automatizada e controlada por IP. - "Leia e use esta ferramenta, somente se concordar com todos os TERMOS E CONDICOES DE USO".
<::::::::::::::::::::>

Copyright ©2002-2021 Clipping - Segs - Portal Nacional de Seguros, Saúde, Veículos, Informática, Info, Ti, Educação, Eventos, Agronegócio, Economia, Turismo, Viagens, Vagas, Agro e Entretenimento. - Todos os direitos reservados.- www.SEGS.com.br - IMPORTANTE:: Antes de Usar o Segs, Leia Todos os Termos de Uso.
SEGS é compatível com Browsers Google Chrome, Firefox, Opera, Psafe, Safari, Edge, Internet Explorer 11 - (At: Não use Internet Explorer 10 ou anteriores, além de não ter segurança em seu PC, o SEGS é incompatível)
Por Maior Velocidade e Mais Segurança, ABRA - AQUI E ATUALIZE o seu NAVEGADOR(Browser) é Gratuíto