Brasil, 19 de Novembro de 2019

TOKIO MARINE SEGURADORA

Smart Office: Alpargatas cria aplicativo para check-in de colaboradores em novo escritório coworking

Além de mostrar onde cada colaborador está, a ferramenta também ajuda a criar grupos de trabalhos

A Alpargatas não tem medido esforços para se tornar cada vez mais global, digital, inovadora e sustentável. A nova sede da empresa, que começou a funcionar no início do mês passado, simboliza a mudança: são três andares de ambientes colaborativos, sem locais fixos, para que os funcionários possam aprofundar a conexão com marcas e produtos e otimizar as relações no ambiente de trabalho.

A iniciativa foi bem recebida e gerou resultados positivos no modo de trabalhar dos colaboradores, mas trouxe à tona uma questão que não havia sido considerada na implantação do novo escritório. Como não ficam mais divididos em departamentos nem se sentam todos os dias no mesmo lugar para trabalhar, os colaboradores tiveram dificuldade em encontrar seus colegas para discussões em grupo ou eventuais necessidades.

Surgiu, então, o desafio de criar uma ferramenta digital que resolvesse a situação. Após sessões de brainstorm, a equipe de Canais Digitais da Alpa chegou a uma solução: o desenvolvimento do aplicativo Smart Office, que traz um mapeamento de todas as posições fixas e ambientes colaborativos do escritório, mostrando onde cada funcionário está e indicando os espaços disponíveis.

Funciona da seguinte maneira: ao chegar, o usuário realiza o check-in na estação em que irá trabalhar. Esse check-in pode ser feito ao selecionar a posição no mapa ou fazendo a leitura de um QR Code. Centenas destes códigos estão distribuídos entre os andares. Com o check-in realizado, seus colegas sabem exatamente onde está a pessoa a ser encontrada. O app oferece também a possibilidade de organizar grupos, convidando outros colaboradores a dividirem collabs ou sentando-se em estações de trabalho próximas.

“O briefing foi claro: tínhamos que criar uma ferramenta que fizesse as pessoas encontrarem facilmente lugares livres e se encontrarem no escritório. O app é objetivo e intuitivo, e resolve muito bem estes problemas. Aproveitamos a oportunidade para incorporar funcionalidades de comunicação interna e estamos recebendo novas sugestões de melhorias”, conta Fernando Casmala, gerente de canais digitais da Alpargatas.

Atualmente, são realizados aproximadamente 300 check-ins diários. Para engajar ainda mais os colaboradores na utilização do Smart Office a solução criada pelos idealizadores do projeto foi a de “gameficar” o app, fazendo com que o usuário acumule pontos a cada interação. Os funcionários que atingirem mais Alpas (pontuação do Smart Office) ao longo do mês são premiados.

As funcionalidades do aplicativo ainda incluem uma barra de busca, para ver a localização de cada usuário, e a possibilidade de alterar entre dois status: ocupado e disponível. Quando o colaborador está ocupado, a regra é simples: incomodar o mínimo possível. Por fim, o funcionário tem a opção de fazer um check-in remoto e indicar se está em home-office, viajando a trabalho ou em reunião externa.



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