Digitalização do acervo acadêmico: saiba como as instituições devem se preparar

Não importa o número de alunos, quantos cursos de graduação são oferecidos, se as aulas são presenciais ou a distância. Até abril de 2020 todas as Instituições de Ensino Superior (IES) deverão digitalizar todo os seus acervos acadêmicos (qualquer documento que tenha sido produzido ou recebido por instituições privadas ou públicas).

E o volume de arquivos (documentos financeiros, trabalhos acadêmicos, diplomas, entre outros) que devem ser armazenados e controlados não para de aumentar. De acordo com o Inep (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas), entre 2006 e 2016 houve um aumento de 62,8% no número de ingressantes em cursos de graduação no Brasil.

Rubens Oliveira Martins, chefe de gabinete da Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior do MEC, ressalta que, atualmente, somente na educação superior ainda são emitidos mais de um milhão de diplomas em papel.

Não cumprir as regras da Portaria do MEC no. 315, de abril de 2018, que estabelece as normas para a migração obrigatória de todo o acervo acadêmico para o meio digital, pode levar as instituições a serem acusadas de irregularidade administrativa, sendo passíveis dos efeitos da legislação civil e penal.

Como atender aos requisitos da nova legislação

Desenvolver um programa de digitalização do acervo acadêmico e implantar um sistema de gestão documental faz parte do core de uma instituição de ensino superior? Não. Então a melhor estratégia para atender aos requisitos da Portaria é buscar ferramentas disponíveis no mercado, firmando parceria com uma empresa com experiência global e profissionais com amplo conhecimento do setor, que entendam os processos internos e obrigatoriedades legais.

Como o volume de documentos a serem migrados para o digital é muito alto, o projeto de digitalização do acervo acadêmico e de gestão documental pode se transformar em um grande desafio. Ou em uma vantagem competitiva.

A meta deve ser integrar dados, informações e arquivos distribuídos em todos os sistemas acadêmicos e no portal de alunos, com regras de indexação que possibilitem a fácil recuperação e de acesso robustas que garantam a segurança da informação.

Além de atender aos requisitos da Portaria, a integração e indexação oferecem uma visibilidade capaz de transformar dados em insights e, assim, gerar inteligência de mercado.

O que esperar de um sistema de gestão documental

Segundo Carla Floriana Martins, MBA em Gestão Educacional, um eficiente sistema de gestão documental deve oferecer a capacidade de implantar um Repositório Institucional (RI) com as seguintes características:

- Oferecer em uma única interface o melhor da produção acadêmica da IES, proporcionando à comunidade científica material digital produzido localmente;
- Possuir alto desempenho, agilidade e produtividade para atender em tempo hábil às solicitações científicas e administrativas determinadas pelo MEC;
- Ser mais que uma ferramenta de armazenamento. É necessário estar adequada e adaptada para receber materiais digitais e promover estudos gráficos e bibliométricos que ajudem e auxiliem o gestor e o pesquisador em sua tomada de decisão;
- Possuir uma interface intuitiva e limpa, com fácil visualização e leitura das informações apresentadas durante a navegação;
- Navegar via lista de autores permitindo aos pesquisadores ter acesso rápido à produção institucional e científica em qualquer nível de controle de autoridade: autor, coautor, orientador, normalizador, entre outros;
- Permitir buscas específicas que facilitam e valorizam o entendimento do avaliador do MEC durante as visitas de verificação na IES;
- Utilizar algoritmos modernos, tais como “ferramentas de descoberta”, capazes de gerar interrelações robustas a partir do uso do repositório.

Além disso, o sistema deve permitir o uso de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Como se vê, a digitalização do acervo acadêmico é um caminho sem volta. Resta saber como estará essa estrada: bem pavimentada, por onde “trafega” um projeto eficiente, ou repleta de buracos. Só depende de você.