A importância de um orçamento bem feito para escritórios de advocacia e os efeitos durante a quarentena

Podemos definir orçamento, em linhas gerais, como o planejamento financeiro e a estimativa das receitas, das despesas, dos custos e dos investimentos de uma empresa.

Como de costume, economistas gostam de detalhes e acredito ser importante dizer que existem vários tipos de orçamento, mas nem todos se aplicam a todos os ramos de atividade: Orçamento Estático, Orçamento Flexível, Rolling Budget Eforecast, Beyond Budgeting, Orçamento Ajustado Forecast, Orçamento Base Zero e Controle Matricial.

Não vou detalhar cada um deles, afinal não é este meu objetivo, mas cabe a mim dar minha opinião: para escritórios de advocacia prefiro:

Orçamento Flexível: podemos rever e mudar dependendo das variáveis internas e externas; somente torna-se eficaz quando se consegue definir quanto cada advogado pode produzir;
Orçamento Base Zero: como o nome já diz partimos do zero analisando o custo-benefício de todos os processos levando em consideração o que, quanto, como, onde e por que gastar?;
Um mix destes dois, construindo e revendo quando necessário.

Os quatro pontos de um orçamento são: despesas, custos, receitas e investimentos. Vale aqui, mais uma vez, breve definição destes pontos, a fim de tornar mais claras as variáveis:

Despesas: valores gastos com bens e serviços para a manutenção do negócio, por exemplo aluguel, material de escritório, limpeza, copa, insumos de informática, programas, salários, encargos e benefícios da equipe administrativa, entre outros.
Custos: valores gastos para gerar o produto/serviço que será ofertado/vendido. Por exemplo, salários, encargos e benefícios dos advogados, cursos e treinamentos, registros na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), enfim tudo que esteja diretamente relacionado ao corpo jurídico, que é quem produz o que será ofertado/vendido.
Receitas: valor proveniente da venda de produtos ou serviços, por exemplo contratos mensais, por hora, fixos, sucumbências, êxitos etc.
Investimentos: aplicação de recursos que trarão um benefício futuro, por exemplo compra de computadores e equipamentos novos, programas de gerenciamento, reforma para melhor atender clientes e colaboradores etc.

O principal obstáculo ao se fazer um orçamento para escritório de advocacia é a estimativa das receitas, excluindo-se os contratos mensais, consultivos e os projetos com data estipulada para terminar, que estão 100% vinculadas à decisão judicial que são imprevisíveis. Despesas e custos são mais simples de identificar, enquanto o investimento está fortemente ligado ao planejamento estratégico (ponto que abordarei oportunamente).

Algumas perguntas frequentes relacionadas à duração/tempo.

O orçamento deve ter quantos anos? Eu particularmente gosto de trabalhar com 2 ou 3 anos de orçamento, tendo mais dois anos com valores menos detalhados vinculados ao planejamento estratégico.
De quanto em quanto tempo deve-se rever o orçamento? É importante acompanhar o orçamento mensalmente, mas para modificar acredito que após 3 meses, caso os valores sejam muito diferentes do esperado ou 6 meses se as diferenças forem pequenas.

Porém não basta modificar, o mais importante é entender o que e por que o realizado é diferente do orçado e agir para mudar esta tendência. Por exemplo, se as receitas cessaram muito é necessário agir para reverter a tendência. O mesmo deve ocorrer para custos e despesa: é necessário fazer uma análise profunda e rever processos, fornecedores e estudar com muita atenção o desempenho de cada membro do corpo jurídico.

Diante de tudo isto, quem tem um orçamento bem feito tem condições hoje, durante esta crise criada pelo coronavírus, identificar onde deve focar seus esforços:

Com os pedidos de cancelamento de contratos ou renegociação do valor, quanto vão impactar? As cobranças por hora vão continuar na mesma proporção? O que podemos fazer pelos clientes?
Quais serviços podemos cancelar e quais devemos renegociar?
Quais colaboradores podem ser dispensados (infelizmente) ou quais podem entrar em férias?
Será necessária a diminuição de salários? Qual o impacto positivo quando deixarmos de pagar os benefícios?
Os sócios têm condições de deixar de receber em prol do andamento do escritório?

Enfim, quem tem controle do orçamento tem nas mãos todas as informações para a tomada de decisões, enquanto aqueles que estão despreparados certamente irão errar nas escolhas.

*Fernando Magalhães é fundador e CEO da OM Assessoria, empresa especializada em gerar soluções claras para resoluções de problemas e para o desenvolvimento dos escritórios de advocacia, tanto financeiramente quanto qualitativamente. É graduado pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA - USP), pós-graduado em Planejamento Estratégico para Escritórios de

Advocacia na GVLAW, da Fundação Getúlio Vargas, e em Gestão Jurídica Estratégica na FIA – Fundação Instituto de Administração. Tem curso sobre Melhores Práticas de Escritórios de Advocacia, ministrado na TOTVS.