Conheça os lugares adequados para uma reunião de negócios

As reuniões são os melhores recursos para manter a organização das empresas. Elas são responsáveis por fazer com que sejam compartilhadas informações a respeito de prospecção de clientes, apresentação de produtos, alinhamento de tarefas entre outros.

Tão importante quanto uma boa reunião é o local onde ela é realizada. É necessário que o ambiente esteja de acordo com as necessidades da ocasião e ofereça as condições adequadas em termos de infraestrutura.

Se você está em São Paulo e deseja convocar clientes, parceiros, fornecedores ou colaboradores para um encontro, confira a seguir quais são os espaços que combinam perfeitamente com cada temática.

Para cada reunião, um espaço específico

Cada tipo de evento requer uma forma distinta de comportamento que pode ser mais ou menos formal. A ideia é promover momentos de interação que sejam produtivos e absorvidos da melhor maneira.

Diante disso, São Paulo conta com distintos espaços que podem ser escolhidos para cada ocasião. Isso vai depender da quantidade de participantes, da duração da reunião dentre outros quesitos que apresentaremos a seguir.

Coffee Office

Não é incomum adentrarmos em padarias ou cafés e avistar pessoas conversando sobre negócios. Esses espaços são ideais para reuniões rápidas voltadas para pequenos grupos. O Coffee Office pode ser utilizado para a realização das seguintes reuniões:

Informativa: Neste modelo, geralmente, as decisões já foram tomadas pelo gestor. Nesse caso, o objetivo do encontro é apenas informar aos participantes quais foram essas decisões. Isso não requer grandes estruturas ou suporte tecnológico.

Acompanhamento: Tem como principal objetivo acompanhar a execução de determinada tarefa que já está em andamento. Ela serve para que o gestor esteja ciente da performance de determinado colaborador e orientar quando for necessário.

Coworking

Os espaços de coworking podem ser alugados por um curto período. Geralmente, eles são procurados por profissionais que trabalham de forma remota e precisam de encontros pontuais para definição de algumas estratégias. Nesse contexto, as reuniões que mais se adéquam a eles são:

Definição de diretrizes: Esse tipo de reunião tem como principal objetivo buscar soluções para determinados problemas que surgem ao longo das atividades. Nesses encontros, são debatidas novas diretrizes organizacionais dentre outros assuntos.

Tomada de decisões: A equipe expõe dados, opiniões ou problemas, de forma que gestores e colaboradores possam encontrar respostas assertivas para prevenir ou corrigir eventuais falhas. Para que a reunião seja aproveitada, é preciso realizar um planejamento prévio e estabelecer as principais pautas.

Reunião criativa: Ideal para quem trabalha com criação, ela pode contar com um aspecto de informalidade, levando sempre em consideração o bom aproveitamento do tempo.

Nesses encontros, os colaboradores desenvolvem um brainstorming, dando ideias que são discutidas até que se chegue à solução mais eficiente para a situação pré-estabelecida. O objetivo da reunião criativa é dar asas à imaginação.

Hotel

Em São Paulo, existem hotéis que oferecem infra estruturas completas para a realização de reuniões. Esses espaços são ideais para reunir um número considerável de participantes.

Eles também contam com ambientes que podem ser aproveitados para distintas situações e necessidades. Nesse sentido, é preciso aproveitá-los para os seguintes momentos:

Reunião de treinamento: Diz respeito aos encontros que objetivam treinar novos colaboradores para desempenhar determinados tipos de função. Além disso, ela pode ser aproveitada para instruir acerca de um novo produto ou serviço lançado pela empresa.

Apresentação de novos membros: Os hotéis são ideais para empresas que lançaram um novo departamento e desejam apresentá-lo a todos os colaboradores. Esse tipo de encontro favorece a comunicação interna e promove maior entrosamento entre todos os profissionais.

Desenvolvimento de projetos: Normalmente, esse tipo de reunião pode durar mais de um dia. Por isso, é preciso contar com um espaço que oferece condições necessárias de conforto e comodidade para sua realização.

As reuniões de desenvolvimento de projetos são realizadas para promover a discussão dos pontos essenciais que demandam a participação de um número considerável de colaboradores.

Workshops: Os hotéis são responsáveis por oferecer todas as condições para a realização de workshops. Os diferentes ambientes permitem a divisão de grupos temáticos que aproveitarão as orientações do intermediador com mais eficácia.

Palestras: São realizadas com a presença de um convidado que domina determinado assunto e fala para um número variado de pessoas. A vantagem de usar hotéis para a realização de palestras está nas opções de hospedagem, gastronomia, coquetéis, facilidade de acesso e conforto.

Festas corporativas: Nem só de formalidade é que são feitas as reuniões. Elas também podem ser usadas para a realização de happy hours, comemorações de alcance de metas, celebrações de fim de ano, aniversários, lançamentos de produtos entre outros motivos.

Nos hotéis, esses eventos mais festivos podem ser realizados em distintos espaços, como áreas de lazer, restaurantes e jardins. Os encontros mais descontraídos favorecem bastante na produtividade da equipe e promove a sensação de pertencimento.

Como escolher o melhor hotel para a realização de sua reunião

O melhor hotel para o desenvolvimento de uma reunião corporativa deve estar em uma localização estratégica na cidade. Nesse sentido, os convidados poderão se locomover sem maiores problemas a partir dos principais pontos da cidade.

Outro diferencial é a presença de estacionamento no local. Procurar por uma vaga na rua ou em estacionamentos externos pode atrasar o encontro, além de causar dores de cabeça.

Além disso, é necessário que o espaço ofereça opções de hospedagem, áreas de lazer, SPA, serviço de catering e restaurantes para diferentes tipos de paladar. Todas essas facilidades podem ser encontradas no Grand Hyatt São Paulo, o hotel na Berrini com os melhores serviços e que reúne o melhor do conforto, comodidade e sofisticação.