Brasil, 12 de Dezembro de 2017
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Como deve funcionar o reembolso de viagens corporativas

Os reembolsos de despesas são os valores que a empresa é responsável por assumir, como os gastos de seus colaboradores durante as viagens a negócios. Nesse tipo de pagamento, o viajante utiliza do próprio dinheiro para se manter durante a viagem corporativa e apresenta, ao final da viagem, recibos e notas fiscais para que a empresa possa ressarci-lo.

Viagens corporativas, se bem planejadas, são capazes de trazer diversos benefícios para sua empresa – como a expansão de seu negócio e o contato direto com novas tendências de mercado. No entanto, é algo que necessita de uma gestão eficiente e inteligente para que seja proveitoso.

Os fatores que vão influenciar diretamente no seu orçamento – e por isso precisam ser administrados cuidadosamente – podem ser divididos em dois pilares: o processo prático (como a compra de passagens e reservas de hotéis) e o burocrático (as política de gastos e reembolsos).

Implementando uma política de viagem

A política de viagens corporativas deve ser condizente com o perfil e as necessidades tanto da empresa quanto de seus colaboradores, estabelecendo parâmetros e regras aos deslocamentos dos funcionários.

Com a intenção de promover um maior controle de custos e organização, o documento deve conter uma descrição do procedimento que seus funcionários devem seguir antes e durante a viagem.

Para garantir que o funcionário viajante tenha o máximo possível de conforto, segurança e bem-estar em seus deslocamentos pelo menor gasto possível, é necessário que verbas para gastos diários – para cobrir as refeições, táxis, telefonemas, estacionamento, entre outros – sejam contempladas na política de viagem da empresa.

Reembolsos

Os reembolsos de despesas são os valores que a empresa é responsável por assumir, como os gastos de seus colaboradores durante as viagens a negócios. Nesse tipo de pagamento, o viajante utiliza do próprio dinheiro para se manter durante a viagem corporativa e apresenta, ao final da viagem, recibos e notas fiscais para que a empresa possa ressarci-lo.

Entre os itens que costumam ser reembolsados estão passagens, combustível, alimentação, quilometragem com o veículo próprio (ou aluguel de carro, se necessário), hospedagem, dentre outros. Para solicitar o reembolso, o funcionário deve apresentar as notas fiscais do que foi pago, para ser reintegrado do valor de acordo com a política de viagens da empresa.

Por que implantar uma política de reembolso?

Estabelecer uma política de reembolsos é essencial para a organização financeira, além de ser uma prática importante para manter o bom relacionamento entre gestor e funcionários. Estipular regras para os reembolsos deixa claro para o viajante o que poderá ser reembolsado ou não, de forma que ele fique ciente e controle, por si só, suas despesas de viagem.

Esse modelo também é necessário para manter o orçamento regrado. E, devido a sua relevância, é preciso manter as políticas de reembolso da empresa sempre atualizadas de acordo com as práticas de mercado e a legislação vigente para que não fiquem defasadas.

Aplicando o reembolso na prática

Toda boa prática corporativa tem como base administrar e estipular com clareza procedimentos. O que se deve estabelecer em uma política de reembolso?

O primeiro passo começa no planejamento: é importante que o funcionário esteja ciente do período estabelecido para os pedidos de reembolso após a viagem.

Na hora de efetuar o reembolso, é responsabilidade do funcionário apresentar os recibos e notas fiscais, que indiquem todos os serviços utilizados, para deixar as informações registradas: gastos médios diários (com alimentação, transporte, etc.) e quais serviços extras foram necessários.

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