Fique atento às reclamações; algo pode estar errado

Sua empresa, serviço ou produto recebe muitas reclamações? Então esse é um indício de que há alguma coisa errada, alerta o especialista em Serviços e Atendimento ao Cliente, Paulo César Silva, da ESPM. “Geralmente, o cliente reclama por três enfoques: pelo produto, por alguma condição que a empresa impõe ou pelo atendimento em si. É preciso investigar rapidamente a origem das reclamações, corrigir o problema e pedir desculpas para os que reclamaram”, orienta o especialista.

Não ignorar o fato de existirem reclamações constantes é primordial para a saúde do seu negócio, pois elas podem resultar em uma imagem negativa futuramente, principalmente nos tempos atuais, onde tudo é compartilhado quase que instantaneamente na internet e nas redes sociais. Por outro lado, se agir da forma correta, Paulo afirma que as reclamações podem servir como uma espécie de consultoria espontânea e gratuita para corrigir seus produtos, procedimentos e o atendimento.

“Reclamações precisam ser encaradas como uma parte integrante da estratégia de serviços para qualquer empresa, inspirada numa filosofia com o propósito de servir o cliente. A filosofia é muito importante, pois ela deve estabelecer claramente para todos os funcionários a importância do cliente e como ele deve ser tratado, principalmente quando reclama”, diz Paulo.

O ideal seria que as empresas se preocupassem com as reclamações antes que elas pudessem surgir. No entanto, nem sempre é o que acontece. Se esse é o seu caso, e está passando por este problema, ainda dá tempo de melhorar o seu atendimento e reconquistar o cliente.

Quando se fala em atendimento com excelência, é necessário contar com profissionais dotados de características especiais, ressalta o professor. “Há de se ter muita paciência e delicadeza para que não se amplie o sentimento de insatisfação”.

Para ajudá-lo a lidar com essas críticas constantes de clientes insatisfeitos, o Paulo César dá algumas dicas:

Leve a sério as reclamações

Toda a reclamação deve se converter numa fonte de informações para a empresa. Faça uma classificação pelo tipo de reclamação e analise a sua incidência. Encaminhe para a correção.

Encare como parte do atendimento que você presta ao cliente e como uma oportunidade de recuperação do cliente.

Trate o reclamante com respeito e cortesia

É comum o cliente tentar fazer uma reclamação e ser novamente mal atendido. Ele, assim, ficará duplamente insatisfeito.

É preciso ter muita atenção para explicar o que o cliente não está entendendo, se o cliente não tiver razão, e humildade para reconhecer, se a empresa de fato errou. São expressões e sentimentos que demonstrarão o real interesse que a empresa dedica a esse aspecto.

Mostre ao cliente que haverá alguma consequência por causa de sua reclamação

O cliente precisa ter a sensação de que valeu a pena ter tomado a iniciativa de reclamar. Ele foi levado a sério, tratado com respeito e deram a devida importância ao que ele relatou. O caso dele foi reportado para a direção da empresa, que ficou agradecida pela sua atitude e promete corrigir a situação. Tudo por causa de sua reclamação.

Faça um gesto de compensação ou restituição

Demonstre ao cliente que ele é importante para a sua empresa e que ela reconhece quando erra. Reconhece tanto que, de alguma forma, quer restituir aquilo pelo qual está reclamando. Se não for possível, busque uma compensação. O cliente se sentirá bem com isso. E com uma grande chance de voltar a fazer negócios com sua empresa.

Sobre Paulo César Silva

Paulo é especialista em atendimento ao cliente e consultor de empresas na área de gestão de serviços e excelência na satisfação do cliente, além de professor da ESPM (Escola Superior de Propaganda e Marketing). Atuou por mais de 20 anos nas áreas de vendas e marketing e funções gerenciais em empresas como Xerox do Brasil, Kodak, Pantanal Linhas Aéreas, entre outras.

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