A digitalização na rota da gestão de processos e contratos

*Por Régis Lima

Com o advento de métodos de otimização de diversos procedimentos via meios digitais nas mais diferentes indústrias, qualquer profissional que tenha o desejo de se manter ativo no mercado deve manter uma postura flexível e adaptável às novas formas de se pensar produtividade, monitoramento e resultados de sua performance. E no plano da gestão contratual, ou seja, gerenciamento do ciclo de vida de um contrato desde sua emissão até a conclusão do período de contratação de um serviço ou sua renovação, não poderia ser diferente.

Para termos uma ideia da força deste movimento de disrupção, cerca de 20% do orçamento das empresas já é destinado para investimentos no âmbito digital, segundo estudos da Gartner. Logo, é natural deduzir que, não importa a área do negócio, os ventos da transformação digital serão capazes de promover mudanças com foco na eficiência.

E como funciona essa digitalização para a gestão contratual?

A formalização digital de contratos é uma estratégia que prioriza, antes de mais nada, o viés pragmático de sua função. Para entendermos isso, basta que busquemos em nossa memória todo o acervo referencial que temos a respeito de contratos e processos em geral: a imagem mais comum é a de pilhas de arquivos, páginas e páginas intermináveis preenchidas com detalhes burocráticos que, até para a menor das análises, gastaríamos tempo, recursos e principalmente, uma mão de obra especializada cujo foco deveria estar na resolução de problemas, no poder crítico e argumentativo, além de, sobretudo, atuar nas questões que fazem parte do core business de uma organização.

Sendo assim, a transformação digital de todas as rotinas envolvidas na gestão contratual contribui para que custos sejam poupados e seu tempo seja destinado para aquilo que realmente importa dentro dos objetivos de sua empresa.

Monitoramento otimizado

Até então, para que qualquer profissional, seja do âmbito administrativo, jurídico ou mesmo contábil pudesse acompanhar de modo eficaz o andamento contratual de seus clientes, era preciso ter em mãos de maneira minuciosa todo o acervo físico necessário. Com a digitalização destes processos, toda a revisão de termos necessária pode ser feita de maneira muito mais rápida e sem burocracia. Hoje em dia, soluções sofisticadas que permitem acesso online trabalham para que todos os trâmites e modificações decorrentes de um contrato estejam ao alcance de todos os envolvidos, sem a necessidade de reuniões excessivas, cópias físicas ou arquivos extensos para a guarda de documentos.

Redução de custos

Partindo do conceito econômico de Paper Less, pense no quanto uma companhia pode reter de custos com a digitalização contratual. Desde fatores como os próprios cartuchos de uma impressora, as folhas de papel, as intermináveis vias necessárias para todos os sócios e clientes de uma determinada negociação até a folha salarial de profissionais envolvidos com a cadeia de entregas e guarda de documentos; se somado todos estes fatores, o custo anual torna-se consideravelmente maior. Custo esse que pode ser empregado em questões muito mais pertinentes para o bom funcionamento e para os investimentos na busca pelos objetivos centrais da empresa.

Essa automação, além de extremamente prática e benéfica, pode ser até mesmo um investimento no desenvolvimento de sua empresa e capacitação de seus profissionais, uma vez que, com mais recursos disponíveis, é possível ampliar o potencial de seus colaboradores para lidar com os desafios e as mudanças propiciadas pelos movimentos da transformação digital.

Gestão de riscos e aprovações em tempo real

Com o gerenciamento eletrônico, todas as tarefas que se referem à análise contratual tornam-se mais acessíveis e simplificadas. O sistema, além do armazenamento seguro e protegido, também providenciará toda uma verificação dos dados presentes em seu contrato para identificar indícios de riscos e assim, gerar soluções caso um conflito seja encontrado. É possível ainda contar com a aprovação de versões finais e solicitação de ajustes via mobile, permitindo a gestão, em tempo real, de qualquer lugar com acesso a internet. Em soluções robustas de gestão contratual, o cliente contará também com um sistema de alerta caso qualquer ameaça seja identificada e ainda receberá relatórios periódicos sobre o andamento de todo o seu processo.

Por fim, com medidas simples como as apresentadas, todo um novo patamar de segurança será atribuído à sua gestão contratual. A automação dos processos permitirá ainda que seus colaboradores voltem os olhares para os seus verdadeiros papéis, contribuindo para o avanço de sua organização no mercado. A transformação digital veio para isso, e não o contrário. Para agilizar o que nos atrasa e oferecer melhorias no cenário geral que agora, envolve também, uma gestão de contratos mais eficiente e otimizada.

*Régis Lima tem mais de 16 anos de experiência em Gestão de Equipes e atuação em cargos executivos de empresas nacionais e multinacionais do mercado de TI. Atualmente é diretor executivo na Lumen IT, sendo responsável pelas áreas comercial, financeira e de marketing da empresa.

Sobre a Lumen IT/BPO

Presente no mercado há 16 anos, a Lumen IT é uma empresa de Tecnologia da Informação (TI) especializada em soluções fiscais, que se consolidou no mercado em sua primeira década de atuação. No segmento, é considerada a empresa que mais cresceu no setor nos últimos dois anos, cerca de 200%. A Lumen IT, é uma empresa com foco em soluções fiscais, seja implementação de softwares, outsourcing de serviços, “full” Compliance”, entre outros. Sua atuação abrange a apuração dos impostos diretos e indiretos em todo território nacional, tais como: ICMS, IPI e ISS, até a geração de arquivos magnéticos para todas as instâncias de fiscalização (IN86, IN100/ MANAD, CAT, Sintegra, Estados do Nordeste, ECF, etc), bem como a geração e validação dos arquivos referente ao Sped Fiscal, Sped Contábil e Sped Contribuições (Pis&Cofins). Em sua carteira de clientes constam nomes como: Dafiti, Total Lubrificantes, Serilon, Martin Sprocketer, Buscapé, Margirius, Epharma, CNova, Grupo Multi e Cinemark.

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