Brasil, 24 de Maio de 2018

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5 formas efetivas de aproveitar o tempo e ser mais produtivo no trabalho

5 formas efetivas de aproveitar o tempo e ser mais produtivo no trabalho

Mudanças na postura, técnicas para melhorar o foco e tecnologias especializadas são algumas das opções que ajudam a aumentar o rendimento das horas trabalhadas

Que tempo é dinheiro todo mundo sabe. Mas você já calculou quanto vale o seu tempo de trabalho? Atualmente há diversas tecnologias para ajudar nessa tarefa. Porém, mais importante que saber o valor real do seu produto ou serviço, é utilizar o tempo ao seu favor para ser mais produtivo durante a jornada de trabalho e obter melhores resultados. Em uma consulta aos mais variados artigos de especialistas no assunto, alguns pontos são comuns na maioria deles: ter um objetivo claro, estabelecer prioridades, usar a tecnologia, delegar funções e, por último e não menos importante, ser organizado.

“A possibilidade de fazer a gestão do tempo hoje é facilitada pelas tecnologias, que visam melhorar o dia a dia de trabalho e aumentar a produtividade. Mas, ainda é necessária uma mudança na forma de pensar e na cultura por parte de quem utiliza essas ferramentas, bem como treinamentos específicos voltados a isso”, explica Pietro Perini, Diretor de Marketing na Ahgora Sistemas, empresa que oferece ferramentas de gestão de presença, ponto e acesso para RH.

A seguir, algumas formas de aproveitar melhor o tempo e aumentar a produtividade no trabalho:

1. Tenha claro o seu objetivo

Os profissionais que não conhecem os objetivos e metas do seu trabalho podem se perder no caminho. Grandes empresas como Google e Twitter perceberam isso, e decidiram basear sua gestão em um método que esclarecesse para todos os funcionários os objetivos gerais e específicos do negócio. Assim, todos trabalham focados em um mesmo norte, entendendo a motivação de suas ações. “O método utilizado pelas gigantes de tecnologia e também pela Ahgora é o OKR — objectives and Key Results”, afirma Perini. Por se basear na delimitação de objetivos e resultados-chave para alcançá-los, a metodologia pode ser usada por empresas de qualquer porte e setor. O primeiro software de gestão de OKR brasileiro foi desenvolvido pela CoBlue e permite que todos acessem os OKRs particulares de cada colaborador e gerais da empresa, deixando claro como um trabalho impacta no outro. A metodologia auxilia no aumento da taxa de efetivação das tarefas, produtividade, colaborativismo e motivação.

2. Estabeleça prioridades

Estabelecer prioridades parece tarefa simples, mas na prática é comum as pessoas encontrarem dificuldades para isso. É muito importante que a empresa em que se atua tenha diretrizes bem claras (Dica 1) e, principalmente, que esse foco esteja claro também para os colaboradores. Com isso, fica mais fácil traçar os caminhos a seguir e estabelecer as prioridades. Analise os prazos, o tempo que cada tarefa leva e o grau de dificuldade para priorizar com mais clareza o que é mais importante.

3. Use a tecnologia

A inovação está facilitando processos. Há inúmeras ferramentas que ajudam na gestão e possibilitam o ganho de tempo, como os recursos mais específicos de gerenciamento das horas trabalhadas. Um exemplo é o timesheet, recurso que permite um melhor aproveitamento do tempo por meio da análise das informações registradas pelos colaboradores. A tecnologia facilita ao colocar na ponta do lápis qual o esforço dedicado para a execução de determinadas tarefas, com a possibilidade de calcular exatamente o custo real do projeto. Também é possível identificar quais tarefas demandam muito esforço e geram pouco lucro, para estabelecer estratégias mais eficientes.

4. Delegue funções

Há quem pense que eficiência é centralizar as atividades e conseguir dar conta de tudo. Em situações assim, a chance de alguma tarefa se perder é grande e, com certeza, a sua credibilidade não vale o risco. A sobrecarga, além de acarretar problemas de saúde, não traz garantia de bons resultados. Líderes de sucesso sabem que a grande sacada é delegar as funções, principalmente se forem executadas por pessoas com o perfil ideal para desenvolvê-las. A chance de dar 100% certo aumenta consideravelmente.

5. Organização é tudo

Sem organização é praticamente impossível colocar em prática todas as dicas acima. Tendo em mente a sua meta, sabendo quais são as prioridades e as ações a se realizar, basta ter disciplina para se organizar e ser fiel ao seu check-list. E, mais uma vez, a tecnologia se mostra uma grande facilitadora, principalmente no que tange à organização do enorme fluxo de informações com o qual precisamos lidar diariamente. Recursos como o Google Drive e softwares de gestão de processos internos são apenas alguns dos aliados na organização de informações. Anote todas as informações de reuniões, pedidos e dados importantes, pois hospedadas na nuvem fica mais rápido e fácil localizá-las.

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