Trabalho remoto: conheça as tecnologias que encurtam as distâncias entre os colaboradores

O trabalho remoto pode economizar o dinheiro das empresas e funcionários, mas, a menos que se tenha as ferramentas certas, também pode deixar os trabalhadores desconectados e com dificuldades para se comunicar. Entretanto, com a expansão da modalidade e o avanço tecnológico, a distância deixou de ser um empecilho para o compartilhamento de informações. “Praticamente todas as empresas já utilizam ferramentas para reuniões a distância e tecnologias para comunicação interna, o que facilita a interação para os colaboradores que trabalham de forma remota”, afirma Tiago Alves, CEO do Grupo IWG (detentor das marcas Regus e Spaces) no Brasil.

É como estar no mesmo ambiente

Softwares de videoconferência permitem tirar proveito dos aspectos sutis da comunicação, mesmo quando os funcionários estão em locais distantes. É fácil começar com o uso de opções gratuitas, como o FaceTime da Apple ou o Google Hangouts. À medida que as reuniões online se tornam mais cruciais para o negócio, é possível testar soluções empresariais dedicadas com recursos como lousas virtuais, como a integração do Zoom.us ou do Microsoft Office com o Skype for Business.

“O e-mail e o telefone são ferramentas cruciais para a comunicação das empresas, porém, por vezes, aspectos visuais, como expressões corporais, são relevantes para a transmissão da mensagem. Para colaboradores remotos, essas soluções de videoconferência quebram a barreira da longitude e trazem a experiência de juntar todos os funcionários para uma mesma sala de reunião, mesmo que a quilômetros de distância”, conta Alves.

Realidade virtual e realidade aumentada também estão transformando ainda mais a comunicação corporativa. Produtos como o Meta e o Hololens, da Microsoft, permitem que trabalhadores em diferentes localidades compartilhem objetos 3D usando hologramas ou utilizem óculos especiais para visualização de produtos e para treinamento imersivo.

Gerenciamento de projetos

Mesmo quando todos estão juntos em um escritório, acompanhar o andamento do trabalho pode significar longas reuniões demoradas. Quando os funcionários estão localizados em diferentes lugares, isso pode ser um enorme desafio logístico.

Softwares de acompanhamento de progresso, como o I Done This, são projetados para substituir as reuniões. A ferramenta lembra a cada membro da equipe que atualize seu progresso no final do dia e as informações se tornam, juntas, um resumo na manhã seguinte para garantir que todos permaneçam sincronizados.

Para um gerenciamento de projetos mais detalhado, o Trello usa um sistema de placas, cartões e listas compartilhadas para ajudar no monitoramento. Os colaboradores podem criar um diário de atividades e discutir o que precisam fazer em tempo real.

A evolução das conversas de e-mails

Criado na década de 1970, o e-mail não foi projetado para lidar com o volume de comunicação no mundo dos negócios de hoje. “Em trocas de e-mails muito extensas, as informações podem perder-se facilmente ou passar despercebidas naquela troca gigantesca de 50 mensagem com 20 pessoas em cópia”, pondera Alves.

Pensando nisso, algumas empresas estão tentando ajudar as organizações a se libertar desse problema com sistemas de mensagens instantâneas. O Slack chegou rapidamente a mais de seis milhões de usuários com suas comunicações rápidas e simples. Os usuários apreciam a maneira como a plataforma cria um espaço de trabalho compartilhado onde as conversas são organizadas e acessíveis, reduzindo as conversas redundantes e mantendo todos incluídos.

Como alternativa, há o Stride, que pretende oferecer muitos dos mesmos recursos que o Slack, ao mesmo tempo em que se concentra em conversas de vídeo e voz integradas. Além disso, ele oferece um recurso que torna mais fácil converter conversas em itens de ação.

Tudo na nuvem

A última parte do quebra-cabeça para trabalhar remotamente é ter um sistema para compartilhar documentos. “Mesmo quando os colaboradores estão no escritório, existem documentos com três versões finais, ou aquela atualização que não foi salva. Por isso, o armazenamento em nuvem favorece não apenas aos funcionários que ficam remotos, mas otimiza toda a rede de documentos da empresa”, explica o CEO.

O G Suite (antigo Google Apps) popularizou a colaboração em tempo real de documentos online, o que agora se tornou uma característica central do Microsoft Office padrão.

Para as empresas que trabalham com aplicações específicas ou informações confidenciais, os serviços padrão da nuvem podem não ser uma opção. Em vez disso, eles podem usar uma Rede Privada Virtual (VPN, na sigla em inglês). Ela cria um gateway seguro para que os trabalhadores remotos façam login nos servidores da empresa e acessem os aplicativos e dados de que precisam, adicionando flexibilidade sem comprometer a segurança.

Sobre a Regus

Regus é a maior líder do mundo como provedora de espaços flexíveis de trabalho, com uma rede de 2.800 centros de negócios ao longo de 106 países e 977 cidades, servindo 2,3 milhões de membros. Nossa cartela de clientes inclui empreendedores de sucesso, indivíduos e corporações multibilionárias.

Por meio da nossa gama de diferentes formatos de escritório, bem como a nossa crescente rede de soluções móveis, escritório virtual e planos de contingência para empresas que estão em recuperação, nós permitimos que as pessoas e empresas trabalhem onde e quando elas querem e como querem, com uma variedade de opções de preços.

Fundada em Bruxelas, na Bélgica, em 1989, a Regus fica baseada em Luxemburgo e está listada na Bolsa de Valores de Londres. Para mais informações, visite: www.regus.com.br