Brasil, 22 de Setembro de 2017
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TOKIO MARINE SEGURADORA

Sistema para gestão documental reduz despesas de organizações em até 35% 

  • Escrito por  Douglas Galan
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A falta de organização de documentos, somada à inexistência de controle de acesso e de um fluxo de monitoramento desenvolvido de acordo com a necessidade de cada empresa, impactam diretamente na lucratividade dos negócios. Neste sentido, a SafetyDocs, especializada no desenvolvimento de sistemas em nuvem (Cloud), oferece uma ferramenta diferenciada para o controle de alvarás, licenças e gestão documental direcionada a diferentes perfis de companhias.

Com custos acessíveis - a partir de R$ 110,00 por unidade de negócio/CNPJ ao mês - a implantação do sistema proporciona a otimização de processos, rastreabilidade de arquivos, atendimento imediato para fiscalização e gestão completa das etapas de obtenção dos principais documentos, dentre outras funcionalidades.

De acordo com a diretora da SafetyDocs, Ingrid Polini, tais serviços resultam em um ganho de produtividade de até 30% e reduzem em até 35% as despesas da área na qual for implantado. “Sem contar que a ferramenta evita perdas de documentos e de know-how em caso de substituição e equipe/fornecedor, além de atender à fiscalização imediatamente”, ressalta a executiva.

Segundo ela, por se tratar de uma plataforma em nuvem (Cloud), o sistema é viável também para pequenos e médios negócios, tendo em vista que mitiga as despesas de infraestrutura, tais como instalação de servidores, aquisição de licença para sistemas operacionais e manutenção dos mesmos.

A Safetydocs comercializa as plataformas Permits (Regulatório, SSO, Imobiliário, Facilities), Engenharia e GED, que possibilitam o gerenciamento de documentos em qualquer formato e sem limite de tamanho, enviam notificações por e-mail, criam e executam processos, geram relatórios e gráficos, rastreiam e auditam o acesso à informação, controlam prazos de documentos ou de execução de tarefas e centralizam o armazenamento e o controle de qualquer documento ou processo da organização.

O SafetyDocs oferece como diferenciais a possibilidade de apresentar respostas imediatas aos clientes, com execução de tarefas dentro dos prazos estabelecidos e agilidade na tomada de decisões – condições que minimizam despesas com multas e possíveis prejuízos em casos de paralização de atividades por falta de licenças.

De acordo com Ingrid Polini, a segurança é outro fator de risco para qualquer tipo de empresa. Neste quesito, os sistemas da SafetyDocs proporcionam controle de acesso dos colaboradores aos documentos, a depender do cargo e da área de atuação e também conferem maior confiabilidade aos dados. “É possível trabalhar com múltiplos fornecedores com acessos diferenciados para gestão do escopo de cada um. A ferramenta registra a hora e o dia em que os arquivos foram acessados, além de consultas e alterações, reduzindo, assim, possíveis falhas humanas que são comuns quando os processos não contam com sistemas específicos para a necessidade da empresa”.

 

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