Brasil, 29 de Setembro de 2016
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Escritórios Acessíveis são uma alternativa para superar momentos de crise

Rodrigo Pistori Pivetti, Communications Sales Developer da Alcatel-Lucent Enterprise

 

Nos momentos de crise e instabilidade econômica, as empresas necessitam lançar mão da criatividade para manter a competitividade e sobreviver ao período de turbulência. Nesta fase, a melhor saída é pensar simples. Se a receita diminui, é necessário ajustar as despesas e economizar. Porém, sem comprometer o nível de qualidade dos serviços e produtos ofertados.

Nesse contexto, as soluções tecnológicas podem ser ferramentas importantes para atingir o objetivo em curto prazo. Um tema já conhecido e prioritário para as áreas da Tecnologia da Informação é a “Mobilidade corporativa”. Analisando esse conceito mais a fundo, adaptar-se ao “mundo móvel” já é obrigação e, de fato, empresas à moda antiga gastam mais e entregam menos. O ambiente corporativo mudou, a demanda de comunicação exige interações em tempo real, em qualquer lugar e através de qualquer meio de comunicação – o dispositivo.

É importante atentar sobre as estatísticas das metrópoles. Por exemplo, em São Paulo perdem-se em média três a quatro horas por dia em trânsito. Doenças do cotidiano como stress e depressão registram aumentos anuais. No perfil padrão de uma empresa, aproximadamente 30% dos colaboradores têm uma função que demanda estar parte do tempo fora do escritório, expostos aos riscos e afetados pelos custos de deslocamentos.

Estatísticas de mercado mostram que o teletrabalho no Brasil ainda é adotado por pequena parte das empresas, estando longe de obter o real benefício da prática, pois o entrave é justamente a questão cultural das empresas brasileiras. A adoção do teletrabalho no Brasil tem sido majoritariamente por multinacionais que possuem culturas organizacionais estrangeiras. Pesquisa da SAP Consultoria mostra que 83% das empresas ainda não pensam em incorporar essa prática. Segundo a Sociedade Brasileira de Teletrabalhos e Teleatividades (SOBRATT), o Brasil já têm aproximadamente 12 milhões de teletrabalhadores. Mas ainda tem muito a crescer considerando que temos um universo de quase 100 milhões de trabalhadores.

Para mudar esta realidade, chamamos a atenção aqui para a redução de custos gerada e a experiência vivenciada pelas empresas que já adotam a prática, pois estes podem ser grandes motivadores para uma empresa brasileira rever sua avaliação e tomar a decisão.

Quando se considera a adoção da Mobilidade Corporativa, diversos elementos podem ser considerados numa análise de redução de custos. Por exemplo, aluguéis de escritórios e salas de reuniões, consumo de energia elétrica, espaço para ativos, custos de viagens, hospedagens, passagens aéreas etc. Outros fatores não tangíveis entram como satisfação, produtividade e qualidade de vida do colaborador.

Na prática, conforme a pesquisa da SAP Consultoria, as empresas que adotaram o teletrabalho já perceberam o real benefício, que são basicamente retenção de talentos, melhoria da qualidade de vida do funcionário e aumento de produtividade. Parece estranho? Na verdade, pesquisas mostram que as relações se tornam mais profissionais, o colaborador goza de melhor qualidade de vida, maior concentração, menor stress e se torna mais orientado aos resultados, pois é reconhecido exatamente pelo seu desempenho mensurável e não por fatores emocionais.

A relação interpessoal, porém, não pode ser extinta. Um ponto de equilíbrio deve ser encontrado. Para compensar as distâncias, a saída é adotar tecnologias para expandir o ambiente de trabalho para fora das fronteiras do escritório. Ou seja, criar “escritórios acessíveis”.

Um “escritório acessível” seria um ambiente de trabalho físico e virtual ao mesmo tempo, mesclando uma infraestrutura de rede para atender escritórios e também acesso remoto através da Internet, de forma segura, em qualquer lugar e através de qualquer dispositivo.

Tecnicamente, temos uma mescla das tecnologias de rede com e sem fio integradas (LAN e Wireless LAN), preparadas para autenticar usuários internos e externos pela internet – conceito que chamamos de Acesso Unificado. Os serviços de telefonia atendem tanto os telefones IP para mesas de escritório (usuários internos), quanto softphones e aplicativos em computadores, smartphones e tablets (usuários móveis). Nessas aplicações, a comunicação ocorre por meio de voz e vídeo e os grupos de trabalho interagem através de chat e status de presença. Os colaboradores podem colaborar e editar arquivos durante uma reunião virtual, além de utilizar um repositório comum. Esse conjunto de serviços é conhecido por Comunicações Unificadas e Colaboração.

No escritório acessível todos os serviços são corporativos, com políticas de utilização e regras de segurança bem definidos. A TI possui um monitoramento em tempo real, relatórios analíticos para tomada de decisão e ferramentas de setup automático para os serviços de rede que podem aplicar a qualidade de serviço (QoS) de acordo com o perfil de usuário, sem nenhuma intervenção humana.

Quando a empresa não adota uma ferramenta corporativa e não oferece aos colaboradores acesso à tecnologia correta, abre a possibilidade dos usuários adotarem suas próprias ferramentas como, por exemplo, mídias sociais, whatsapp ou outras. Ou seja, o conteúdo corporativo passa a trafegar por meios não seguros e sem controle algum, um risco eminente ao capital intelectual da empresa.

Concluindo, sendo a mobilidade um caminho sem volta, as empresas precisam se adaptar e oferecer mobilidade utilizando tecnologias de rede e comunicação. Assim, poderão reter seus talentos e reduzir custos. A adoção do teletrabalho pode ser gradativa e alinhada à necessidade da empresa. Por fim, já está comprovado que a prática traz benefícios podendo ser uma poderosa ferramenta para atender uma nova geração e colaboradores.

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